*Por Martha Marques
Manter os registros dos colaboradores em dia é uma tarefa básica, mas essencial para qualquer área de Recursos Humanos. A ficha de registro de empregado faz parte desse cuidado e segue sendo uma exigência legal importante, mesmo com os avanços da digitalização. Ela concentra dados que vão desde a admissão até atualizações contratuais, contribuindo para a organização da empresa e a garantia dos direitos trabalhistas.
🔺 O que é e para que serve a ficha de registro de empregado
🔺 Quando ela deve ser usada e quais dados são obrigatórios
🔺 Como preencher e armazenar corretamente o documento
🔺 Um modelo prático para facilitar o preenchimento
🔺 O que diz a legislação e quais os prazos exigidos
🔺 Como o eSocial está transformando esse processo
🔺 As vantagens de manter um registro atualizado e digital
🔺 As principais dúvidas respondidas no FAQ
Acompanhe até o fim do nosso artigo e tire todas as suas dúvidas sobre o tema!
Documento obrigatório que reúne informações essenciais sobre a relação de trabalho.
A ficha de registro de empregado é um documento que toda empresa com colaboradores contratados precisa manter. Prevista na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), ela serve para documentar os principais dados do empregado, como informações pessoais, função, salário, data de admissão e alterações no contrato ao longo do tempo.
Na prática, ela funciona como uma espécie de prontuário do colaborador dentro da empresa. Tudo o que diz respeito ao vínculo empregatício — promoções, mudanças de jornada, afastamentos ou desligamentos — deve estar registrado nesse documento. Essa organização é importante para atender às exigências legais e dar mais segurança à gestão de pessoas.
Mesmo com o avanço das soluções digitais, a ficha de registro continua sendo um instrumento necessário, seja em formato físico ou eletrônico. E vale lembrar: deixar esse controle em dia ajuda a evitar problemas com fiscalizações e garante mais transparência na relação com o colaborador.
Ela organiza e documenta a trajetória do colaborador dentro da empresa.
A ficha de registro de empregado tem uma função bem prática: centralizar todas as informações que formalizam e acompanham a relação entre o trabalhador e a empresa. Desde o momento da admissão, ela ajuda a garantir que os dados estejam organizados, atualizados e prontos para consultas ou comprovações.
Entre suas principais finalidades está o cumprimento da legislação trabalhista. Ao manter os registros exigidos pela CLT, a empresa se protege em eventuais fiscalizações do Ministério do Trabalho ou em processos trabalhistas, pois terá como comprovar dados como jornada, salário e alterações contratuais.
Outro ponto importante é o apoio à gestão de pessoas. Com a ficha bem preenchida, o RH tem uma visão clara da trajetória de cada colaborador, o que facilita decisões sobre promoções, transferências ou concessão de benefícios.
Além disso, ela serve como base para envio de informações ao eSocial, que passou a unificar os dados trabalhistas, previdenciários e fiscais em um só ambiente digital. Ou seja, manter esse registro atualizado é também uma forma de garantir que tudo corra bem no cruzamento de dados com os órgãos públicos.
Ela deve ser usada desde a admissão e acompanhada durante todo o vínculo.
A ficha de registro de empregado entra em cena logo no início da jornada do colaborador na empresa. É no momento da admissão que ela deve ser preenchida com os dados iniciais: nome, cargo, salário, jornada e demais informações exigidas pela legislação trabalhista.
Mas o uso do documento não para por aí. Sempre que houver alguma mudança relevante no contrato de trabalho — como promoção, alteração de salário, mudança de função ou até uma transferência de setor — é preciso atualizar a ficha. Dessa forma, ela reflete com precisão a trajetória do colaborador e mantém a empresa em conformidade com as obrigações legais.
Ela também é usada para registrar ocorrências como férias, afastamentos, acidentes de trabalho ou desligamentos. Esses registros ajudam a compor um histórico completo, que pode ser útil tanto para o RH quanto para o próprio empregado, caso ele precise comprovar seu tempo de serviço ou acessar benefícios trabalhistas.
Eles garantem a formalização do vínculo e o cumprimento da legislação.
Para cumprir seu papel legal, a ficha de registro precisa conter uma série de informações básicas sobre o trabalhador. Esses dados são definidos pela CLT e por normas complementares, como o Manual de Orientação do eSocial, e ajudam a garantir que os direitos do colaborador sejam respeitados desde o primeiro dia.
Os principais dados exigidos são:
⭕ Informações pessoais: nome completo, data de nascimento, nacionalidade, estado civil, endereço, número do RG, CPF, título de eleitor e, se aplicável, certificado de reservista.
⭕ Documentação trabalhista: número e série da Carteira de Trabalho (CTPS), inscrição no PIS/PASEP e informações sobre dependentes, quando houver.
⭕ Detalhes contratuais: data de admissão, cargo ou função, setor, salário, jornada de trabalho, tipo de contrato (prazo determinado ou indeterminado) e dados bancários para o pagamento.
Essas informações são essenciais para manter a conformidade com a legislação e também para alimentar sistemas como o eSocial, que dependem da exatidão desses dados para o envio correto das obrigações acessórias. Quanto mais preciso for o preenchimento, menor o risco de inconsistências ou multas em fiscalizações.
O cuidado com o preenchimento evita problemas legais e garante organização.
Preencher a ficha de registro de empregado exige atenção aos detalhes. Para facilitar, aqui vai um passo a passo com os principais cuidados.
RG, CPF, comprovante de endereço, CTPS, título de eleitor, certificado de reservista (quando aplicável), além de dados bancários e comprovantes de dependentes, se houver.
Nomes completos, endereços completos, datas corretas e documentos legíveis fazem toda a diferença. Evite usar siglas ou códigos que não sejam padronizados.
Isso inclui cargo, departamento, horário de entrada e saída, intervalos e se há regime de compensação ou banco de horas.
Ela deve coincidir com a data real de início das atividades e estar de acordo com o que foi anotado na CTPS e informado ao eSocial.
Seja no formato físico ou digital, o importante é que os dados estejam seguros, acessíveis e prontos para consulta quando necessário.
Vale destacar: o não cumprimento desse registro pode gerar penalidades à empresa, como multa administrativa prevista no artigo 47 da CLT, aplicada por empregado não registrado. Assim, é fundamental dar atenção aos detalhes e cumprir a legislação!
Um exemplo prático ajuda a visualizar o que não pode faltar no documento.
Mesmo com a obrigatoriedade desse registro, muitas empresas ainda têm dúvidas sobre como estruturar a ficha de forma objetiva. Um modelo bem montado serve como guia para o preenchimento correto — e também para treinar a equipe do RH. A seguir, veja um exemplo simplificado de como a ficha pode ser organizada.
Razão social: [Nome da empresa]
CNPJ: [00.000.000/0001-00]
Endereço: [Rua, número, bairro, cidade, estado, CEP]
Nome completo: [Nome do colaborador]
Data de nascimento: [DD/MM/AAAA]
Nacionalidade: [Brasileira / outra]
Estado civil: [Solteiro(a), Casado(a), etc.]
Endereço: [Rua, número, bairro, cidade, estado, CEP]
RG: [Número e órgão emissor]
CPF: [Número do CPF]
CTPS: [Número e série]
PIS/PASEP: [Número de inscrição]
Título de eleitor: [Número]
Certificado de reservista: [Número, se aplicável]
Data de admissão: [DD/MM/AAAA]
Cargo ou função: [Nome do cargo]
Setor: [Departamento]
Salário inicial: [Valor bruto]
Jornada de trabalho: [Ex.: 44 horas semanais – 08h às 17h]
Tipo de contrato: [Prazo determinado / indeterminado]
Dados bancários: [Banco, agência e conta]
Dependentes: [Nome e grau de parentesco, se houver]
Esse modelo pode ser ajustado conforme o formato da empresa ou o sistema utilizado. Ter uma estrutura padronizada facilita bastante o dia a dia, principalmente em processos com maior volume de admissões.
O armazenamento adequado garante organização e acesso fácil quando necessário.
Depois de preenchida, a ficha de registro de empregado precisa ser guardada com segurança. Afinal, ela reúne informações sensíveis sobre o colaborador e pode ser consultada em diferentes momentos da jornada de trabalho — desde a solicitação de um benefício até uma auditoria interna.
Se a empresa ainda utiliza o modelo físico, o ideal é manter os documentos arquivados em local protegido, com acesso restrito e devidamente organizado por ordem alfabética ou data de admissão. Já nos modelos digitais, que vêm se tornando cada vez mais comuns, o recomendado é usar sistemas com backup automático, criptografia e controle de acesso por usuário.
O prazo mínimo para armazenamento é de cinco anos após o desligamento do colaborador, conforme previsto no artigo 7º, inciso XXIX da Constituição Federal e também adotado como referência pela Portaria nº 671/2021 do Ministério do Trabalho, que organiza as normas sobre registros eletrônicos.
A atualização deve acompanhar cada mudança relevante na jornada do colaborador.
A ficha de registro precisa estar sempre alinhada à realidade do colaborador. Isso significa que qualquer alteração relevante, mesmo que pareça pontual, deve ser registrada. Algumas dessas situações são bem conhecidas e já tratamos neste artigo — como promoções ou mudanças salariais —, mas há outras menos lembradas que também exigem atenção.
Veja alguns exemplos que muitas vezes passam batido, mas que pedem atualização imediata:
⭕ Mudança no nome do colaborador — seja por casamento, separação ou correção de documentos
⭕ Atualização do número de dependentes — especialmente em casos de guarda judicial ou adoção
⭕ Mudança no tipo de contrato — como a transição de contrato por prazo determinado para indeterminado
⭕ Alterações em dados bancários — troca de banco, conta ou agência para depósito de salário
⭕ Atualização de documentos vencidos ou reemitidos — como nova via do RG ou CPF corrigido
⭕ Inclusão em programas internos — como bolsas de estudo, planos de participação nos lucros ou novos benefícios
Essas atualizações garantem que a ficha continue sendo uma fonte confiável de informação — tanto para a empresa quanto para o próprio trabalhador. E o melhor: evitar esse tipo de descuido reduz o risco de inconsistências em sistemas integrados, como o eSocial.
Os registros devem ser feitos em tempo hábil para garantir conformidade e evitar penalidades.
As anotações na ficha de registro precisam acompanhar o ritmo da realidade contratual do colaborador. Isso significa que cada informação nova deve ser registrada dentro de prazos específicos, definidos por normas legais.
Segundo a referida Portaria nº 671/2021 do Ministério do Trabalho, o empregador deve realizar as anotações no prazo de até um dia útil após a ocorrência do fato. Isso vale para a admissão, alterações salariais, mudanças de função, afastamentos, retorno ao trabalho e desligamento, por exemplo.
Além disso, o registro da admissão em si deve ocorrer antes do início das atividades do colaborador, conforme previsto no artigo 41 da CLT. Ou seja, o contrato não pode começar sem que esse dado esteja devidamente lançado.
Atrasos ou omissões nessas atualizações podem gerar autuações em fiscalizações trabalhistas — e, dependendo do caso, levar a questionamentos jurídicos. Por isso, o ideal é que o RH tenha processos bem definidos para registrar cada evento com rapidez, garantindo que a ficha reflita sempre a situação atual do vínculo.
A digitalização modernizou o registro, mas exige atenção redobrada do RH.
Com a implantação do eSocial, o antigo livro de registro de empregados — que antes era feito em papel ou planilhas internas — deixou de ser exigido fisicamente. Agora, as empresas que utilizam o sistema passam a cumprir essa obrigação de forma digital, ao informar os dados dos trabalhadores diretamente na plataforma.
Essa mudança foi oficializada pela Portaria nº 671/2021, que reconhece o eSocial como meio válido de registro eletrônico, desde que todas as informações exigidas pela CLT estejam devidamente preenchidas. Ou seja, quem usa o eSocial corretamente não precisa manter um livro ou ficha paralela em papel — a própria plataforma já cumpre esse papel legal.
Mas atenção: isso não significa que o RH possa relaxar. O envio de eventos no eSocial deve seguir os prazos exigidos e conter dados precisos sobre admissões, alterações contratuais, afastamentos e desligamentos. Qualquer erro ou omissão pode gerar inconsistência nos sistemas do governo e comprometer o cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.
Na prática, o eSocial trouxe mais agilidade e organização para o processo de registro, mas também exige processos internos mais bem definidos e integrados. Afinal, a responsabilidade pelas informações continua sendo da empresa.
Principais dúvidas sobre o uso, obrigatoriedade e funcionamento da ficha de registro de empregado.
Sim. Toda empresa que contrata colaboradores pelo regime da CLT deve manter um registro individual do empregado, seja por meio de ficha, livro ou sistema eletrônico, como o eSocial.
Sim. Desde que todas as informações exigidas pela legislação estejam preenchidas corretamente no sistema, o eSocial substitui o livro ou a ficha física, conforme a Portaria nº 671/2021.
A assinatura não é obrigatória por lei, mas pode ser adotada como prática interna para validar as informações prestadas, especialmente no modelo físico.
A ficha de registro é um controle interno da empresa. Já a carteira de trabalho (física ou digital) é um documento do trabalhador, onde também constam informações formais sobre o vínculo empregatício.
Sim, desde que o MEI tenha um funcionário contratado, ele deve manter os registros exigidos pela CLT e pode utilizar o eSocial para isso.
Pode sim. A legislação permite o registro eletrônico, desde que o sistema utilizado seja seguro, acessível e contenha todas as informações obrigatórias.
A empresa pode ser multada conforme o artigo 47 da CLT, além de correr riscos em casos de fiscalizações ou ações trabalhistas, pela ausência de comprovação formal do vínculo.
Organização, clareza e cuidado com os registros fazem toda a diferença na gestão de pessoas.
A ficha de registro de empregado pode parecer um detalhe burocrático, mas tem uma função essencial: garantir que todas as informações do colaborador estejam organizadas, atualizadas e em conformidade com a lei. É como um histórico da jornada profissional dentro da empresa — e cuidar bem dele é também cuidar da relação entre empregador e empregado.
Com a digitalização dos processos e a entrada do eSocial, essa responsabilidade continua existindo, só que em novos formatos. Por isso, vale revisar os processos internos, garantir que os dados estejam corretos e não deixar para depois o que pode ser resolvido com agilidade e atenção agora.
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*Martha Marques é jornalista e criadora de conteúdo há 20 anos. Para a Ticket, escreve sobre benefícios corporativos e o complexo e apaixonante mundo das relações de trabalho.
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