*Por Martha Marques
Quando falamos em benefícios trabalhistas, o vale-transporte é um dos pilares fundamentais da mobilidade dos colaboradores. No dia a dia das empresas, sua gestão vai muito além da simples concessão de passagens: envolve cálculos detalhados, conformidade legal e um impacto direto no bem-estar dos profissionais.
Para o RH, administrar o vale-transporte com eficiência significa garantir que a lei seja cumprida, mas também promover o equilíbrio financeiro tanto para a empresa quanto para os colaboradores. Neste artigo, vamos explorar cada detalhe desse benefício essencial, desde seu funcionamento até dicas práticas para otimizá-lo.
O vale-transporte é aquele benefício que faz parte da rotina de praticamente todo trabalhador que depende do transporte público para se deslocar até a empresa. Instituído pela Lei nº 7.418/85, ele garante que o colaborador não precisa arcar sozinho com os custos do trajeto entre sua casa e o local de trabalho.
A ideia central é simples: promover mais equidade no ambiente profissional, garantindo que todos tenham condições de chegar ao trabalho sem que isso pese no bolso. O empregador subsidia uma parte dos custos de transporte, e o colaborador contribui com até 6% do seu salário, de acordo com o uso. É um direito garantido por lei, mas, além da obrigatoriedade, representa um apoio importante para o bem-estar e a organização da vida financeira do trabalhador.
O funcionamento do vale-transporte é bem simples. O colaborador tem direito a receber o benefício para custear o deslocamento de casa para o trabalho e vice-versa, utilizando transporte público – seja ônibus, metrô, trem ou outros meios de transporte coletivo.
A empresa adianta o valor referente às passagens e, em contrapartida, pode descontar até 6% do salário base do funcionário, dependendo de quanto ele utiliza o benefício. O interessante é que o vale-transporte não faz parte do salário, ou seja, ele não influencia nos cálculos de férias, 13º salário ou FGTS.
E tem mais: a responsabilidade da empresa não é só fornecer o vale, mas garantir que ele seja oferecido da maneira correta, respeitando a legislação e o tipo de transporte que cada colaborador utiliza. Isso significa, por exemplo, que o RH precisa estar atento à quantidade de passagens necessárias para cada trajeto e ao cadastro nos sistemas de bilhetagem, evitando transtornos que podem impactar a rotina dos colaboradores.
A legislação sobre o vale-transporte é clara e direta: esse é um direito garantido a todos os colaboradores que dependem de transporte público para ir ao trabalho. A base legal está na Lei nº 7.418/85, que regulamenta a concessão desse benefício e define as responsabilidades tanto da empresa quanto do trabalhador.
De acordo com a lei, o empregador é obrigado a antecipar o valor necessário para cobrir as passagens, mas, como adiantamos, pode descontar até 6% do salário básico do colaborador. E aqui vale um ponto importante: se o custo das passagens for superior a esse percentual, a empresa cobre a diferença.
Além disso, o benefício é destinado exclusivamente para o uso em transporte coletivo, e é dever do colaborador utilizar o vale-transporte de forma adequada – ou seja, nada de usar para fins que não sejam o deslocamento até o trabalho. O descumprimento pode gerar penalidades tanto para o trabalhador quanto para a empresa, caso a gestão do benefício não esteja de acordo com as regras. No mais, o vale-transporte não é considerado parte do salário, o que o isenta de encargos como INSS e FGTS, mantendo sua natureza de benefício assistencial.
Embora o vale-transporte seja um direito garantido por lei para a maioria dos trabalhadores, existem algumas situações em que a empresa não é obrigada a fornecer esse benefício. Uma dessas exceções ocorre quando o colaborador opta por utilizar outro meio de transporte, como carro próprio, bicicleta ou até mesmo nos casos de caronas regulares. Nessas situações, se o funcionário declara por escrito que não precisa do vale-transporte, a empresa fica desobrigada de conceder o benefício.
Outra exceção se aplica aos casos em que a própria empresa oferece o transporte gratuito para seus colaboradores, como ônibus fretado ou vans. Se esse transporte cobre o trajeto entre a residência do colaborador e o local de trabalho, a obrigatoriedade do vale-transporte também deixa de existir.
E, claro, temos a questão do home office. Com o aumento das modalidades de trabalho remoto e híbrido, o vale-transporte não é obrigatório para os dias em que o colaborador não precise se deslocar até a empresa. Mas, é sempre bom ficar atento: essas exceções precisam ser bem administradas pelo RH, garantindo que tudo esteja em conformidade com a legislação e que o colaborador esteja ciente de seus direitos e deveres.
Essa é uma dúvida comum no RH: a empresa pode substituir o vale-transporte pelo auxílio-combustível? A resposta curta é: não pode. O vale-transporte é um direito assegurado por lei para garantir que o colaborador possa se deslocar até o trabalho utilizando transporte público, e sua concessão tem regras bastante claras.
O auxílio-combustível, embora seja um benefício interessante para quem utiliza veículo próprio, não substitui o vale-transporte. Ele pode ser oferecido como um benefício adicional, mas nunca em substituição. Isso, por uma razão simples:
o vale-transporte tem um caráter social, visando garantir acesso ao trabalho com transporte coletivo, enquanto o auxílio-combustível é uma escolha da empresa e não está regulamentado da mesma forma.
Então, mesmo que o colaborador prefira ir de carro, a empresa deve continuar oferecendo o vale-transporte e, se quiser, pode somar o auxílio-combustível como um benefício extra. No entanto, para trabalhadores que declararem por escrito que não precisam do vale-transporte, a empresa pode, sim, oferecer o auxílio-combustível, desde que fique claro que isso não é uma substituição legal do benefício.
A resposta oficial é que, de acordo com a lei, o pagamento do vale-transporte deve ser feito em passagens ou créditos eletrônicos, ou seja, o benefício não deve ser concedido em dinheiro. A ideia por trás dessa regra é justamente garantir que o recurso seja utilizado para o fim correto – o deslocamento do colaborador até o local de trabalho por meio de transporte público.
No entanto, há casos em que a empresa pode pagar o valor do vale-transporte em dinheiro, mas isso geralmente acontece quando não há um sistema de bilhetagem eletrônica ou o transporte público disponível não permite essa forma de pagamento. Mesmo nesses casos, a empresa precisa tomar cuidado para que o montante seja utilizado de forma adequada, garantindo que o colaborador realmente consiga cobrir seu trajeto diário.
É importante destacar que, ainda que o pagamento seja feito em dinheiro, o desconto de até 6% no salário do colaborador se mantém. Portanto, o ideal é que as empresas sigam o que a lei estipula e ofereçam o benefício da maneira tradicional – via créditos de transporte –, evitando potenciais problemas de conformidade e desvio de uso.
Normalmente, a solicitação é feita logo no momento da admissão, quando o funcionário preenche um formulário específico ou faz uma declaração indicando que precisa do benefício. Nesse documento, ele informa o endereço de sua residência, os meios de transporte que utiliza e o valor estimado para cobrir o trajeto diário entre casa e trabalho.
O RH, por sua vez, tem o papel de validar essas informações e garantir que o benefício seja concedido de forma correta, conforme as necessidades do colaborador.
Se houver mudanças no percurso ou no meio de transporte, é importante que o funcionário comunique a empresa o quanto antes, para que o auxílio seja ajustado de acordo.
Em algumas empresas, essa solicitação pode ser feita diretamente pelo sistema de gestão de benefícios, o que agiliza bastante o processo. O ponto-chave aqui é a transparência: tanto o colaborador quanto o RH precisam estar alinhados para que o benefício seja concedido corretamente e, claro, dentro das normas previstas em lei.
A lei permite que a empresa desconte até 6% do salário básico do colaborador como contrapartida pelo benefício. Ou seja, independentemente de quanto ele gaste com o transporte público, o desconto nunca ultrapassa esse limite.
O cálculo funciona assim: primeiro, você pega o salário base do colaborador e calcula 6% desse valor. Esse será o valor máximo que pode ser descontado. Agora, se o gasto real com o transporte for menor que esse percentual, a empresa deve descontar o valor correspondente ao que foi gasto de fato. Ou seja, o colaborador só paga o que realmente consome em passagens, até o limite de 6%.
Por exemplo, se um funcionário ganha R$ 3.000 por mês, o desconto máximo seria de R$ 180. No entanto, se o gasto mensal dele com transporte público for de R$ 150, esse será o valor descontado.
O importante é garantir que o desconto seja sempre proporcional ao uso do transporte e respeite o limite legal. Isso traz mais segurança para o colaborador e transparência na gestão do benefício por parte da empresa.
A lógica segue a mesma regra geral: o desconto não pode ultrapassar 6% do salário. No entanto, a grande questão aqui é: qual salário usar como base para esse cálculo?
No caso de trabalhadores comissionados, o cálculo do desconto do vale-transporte deve ser feito com base no valor fixo do salário, se houver, ou na média dos ganhos com as comissões. Se o colaborador recebe apenas comissões, a empresa deve calcular o valor médio dos últimos 12 meses de remuneração para determinar a base de cálculo. Essa média mensal é o que será usado para definir o valor a ser descontado.
Por exemplo, se um profissional comissionado teve uma média de ganhos de R$ 4.000 nos últimos meses, o desconto máximo seria de R$ 240. Assim como nos casos de salário fixo, se o gasto real com transporte for inferior a esse valor, o desconto será correspondente ao que o colaborador efetivamente utilizou para o deslocamento.
Aqui, a principal dica é que o RH esteja atento à variação de remuneração de cada colaborador, ajustando o cálculo conforme a média de comissões, para garantir que o benefício seja oferecido de forma justa e dentro das regras.
Com a ascensão do home office, muitas empresas e profissionais ficaram em dúvida sobre o pagamento do vale-transporte nesse novo cenário. A resposta é simples:
durante os dias em que o colaborador trabalha remotamente, ele não tem direito ao vale-transporte, já que não há necessidade de deslocamento.
A lógica por trás do benefício é justamente cobrir os custos com transporte público para que o funcionário possa ir e voltar do local de trabalho.
No entanto, em casos de trabalho híbrido – quando o colaborador alterna entre home office e presença física na empresa – a empresa deve fornecer o vale-transporte apenas nos dias em que ele realmente precisa se deslocar. Ou seja, o benefício deve ser ajustado conforme a necessidade real de transporte, evitando o pagamento indevido nos dias em que o funcionário está trabalhando de casa.
Para o RH, a gestão dessa mudança é fundamental. É importante manter um controle claro de quais dias o colaborador está em home office e quais dias ele vai à empresa, garantindo que o benefício seja concedido de forma adequada e dentro das normas legais. Adaptar o vale-transporte à nova realidade de trabalho é mais uma maneira de otimizar recursos e manter a transparência na relação entre empresa e colaborador.
O uso indevido do vale-transporte é uma questão que pode gerar problemas tanto para o colaborador quanto para a empresa. Como o benefício é destinado exclusivamente ao deslocamento entre a casa e o local de trabalho, qualquer utilização fora desse propósito pode ser considerada uma infração.
Quando o colaborador utiliza o vale-transporte para fins pessoais, como passeios ou viagens que não têm relação com o trabalho, ele está infringindo as regras estabelecidas pela legislação. Se a empresa identificar esse uso indevido, ela tem o direito de aplicar sanções, que podem variar de advertências a até demissões por justa causa, dependendo da gravidade e da recorrência da infração.
Além disso, a empresa também pode ser responsabilizada se não houver um controle adequado sobre a concessão e o uso do benefício. O RH precisa estar atento para garantir que o vale-transporte esteja sendo utilizado de maneira correta e para o fim que foi criado. Isso envolve conscientizar os colaboradores sobre o uso adequado e manter um acompanhamento frequente para evitar problemas futuros.
Embora todos tenham o objetivo de facilitar o deslocamento dos colaboradores, vale-transporte, auxílio mobilidade e vale-combustível são benefícios bem diferentes, tanto em suas finalidades quanto nas regras que os regem.
O auxílio mobilidade é um benefício mais flexível e recente, oferecido por algumas empresas como uma alternativa ao vale-transporte. Ele pode ser utilizado em diferentes meios de transporte, como aplicativos de carona, bicicletas ou até patinetes. O grande diferencial aqui é a liberdade do colaborador em escolher a melhor forma de se deslocar, o que pode ser mais prático em grandes centros urbanos, mas ainda não é uma obrigação prevista em lei, sendo uma escolha da empresa.
Já o vale-combustível é destinado a quem utiliza veículo próprio para ir ao trabalho. Esse benefício é fornecido pelas empresas como um auxílio para cobrir os gastos com combustível, mas, diferentemente do vale-transporte, não tem regulamentação específica. Ou seja, a empresa pode oferecer o vale-combustível como um benefício adicional, mas ele não substitui o vale-transporte, que é obrigatório para quem usa transporte público.
Gerenciar o vale-transporte em casos de faltas e ausências é uma tarefa que exige atenção do RH para garantir que o benefício seja concedido de forma justa e dentro das normas. A regra básica é simples: o vale-transporte é fornecido para cobrir o deslocamento do colaborador até o trabalho. Logo, em dias de ausência – seja por faltas justificadas ou não – a empresa não é obrigada a conceder o benefício.
Quando o colaborador se ausenta por motivos como férias, licenças médicas ou outros afastamentos legais, o vale-transporte deve ser suspenso durante o período em que ele não estará se deslocando para a empresa.
Isso evita o pagamento indevido do benefício. Além disso, se houver faltas injustificadas, o vale também não deve ser fornecido para os dias não trabalhados.
O ponto-chave aqui é o controle. O RH precisa manter um sistema eficaz para acompanhar as ausências e, assim, ajustar a concessão do vale-transporte conforme a frequência do colaborador. Esse gerenciamento cuidadoso não apenas evita desperdícios, mas também mantém a transparência com os funcionários, garantindo que o benefício seja utilizado da maneira correta.
Gerenciar o vale-transporte pode parecer uma tarefa rotineira é uma oportunidade de otimizar processos e garantir que o benefício seja utilizado de forma eficiente e conforme a legislação. Aqui vão algumas dicas práticas para manter essa gestão organizada e sem complicações.
Ter o cadastro correto de cada colaborador – com endereço, trajetos e meios de transporte utilizados – é fundamental para conceder o benefício de forma justa. Mudanças de endereço ou de rota devem ser comunicadas e atualizadas imediatamente.
Hoje, muitos softwares de gestão de benefícios oferecem funcionalidades específicas para o vale-transporte. Esses sistemas permitem calcular automaticamente os valores a serem descontados e monitorar o uso do benefício, diminuindo a margem de erro e otimizando o tempo da equipe de RH.
Um ponto importante é educar os colaboradores sobre o uso do vale-transporte, deixando claro que ele deve ser utilizado exclusivamente para os deslocamentos de casa para o trabalho. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e até o uso indevido, que pode gerar problemas legais.
Em casos de faltas e afastamentos, o vale-transporte deve ser suspenso, como já mencionamos. Por isso, é importante que o RH tenha um controle rigoroso das ausências e faça os ajustes necessários no fornecimento do benefício.
O RH também pode facilitar a vida dos colaboradores mantendo um canal de comunicação direto para esclarecer dúvidas sobre o vale-transporte. Isso ajuda a evitar confusões e mantém a transparência na relação entre a empresa e os funcionários.
A legislação sobre o vale-transporte é bastante estável, mas ainda assim, é importante que o RH fique de olho em possíveis alterações nas regras ou orientações que possam impactar a concessão do benefício.
Com essas medidas, o RH consegue gerenciar o vale-transporte de maneira eficiente, evitando erros e garantindo que o benefício seja entregue com transparência e responsabilidade.
Para o RH, a gestão do vale-transporte é uma oportunidade de otimizar processos, garantir conformidade legal e, acima de tudo, oferecer um benefício que impacta diretamente o bem-estar e a produtividade dos colaboradores. Ao entender como calcular o desconto correto, gerenciar ausências, evitar o uso indevido e estar atento às particularidades de cada modalidade de trabalho – como o home office –, o departamento de recursos humanos pode administrar o vale-transporte de forma eficiente e estratégica.
Além disso, explorar alternativas como o auxílio-mobilidade e o vale-combustível pode ser uma forma de ampliar as opções de transporte oferecidas pela empresa, sem perder de vista o foco principal: garantir que cada colaborador tenha acesso a um meio de transporte adequado e, ao mesmo tempo, manter a transparência e o equilíbrio financeiro.
Com uma gestão bem estruturada, o RH não apenas cumpre a legislação, mas também fortalece a relação de confiança com os colaboradores, garantindo que esse benefício continue sendo um pilar essencial para a mobilidade e a qualidade de vida no ambiente de trabalho.
*Martha Marques é jornalista e criadora de conteúdo há 20 anos. Para a Ticket, escreve sobre benefícios corporativos e o complexo e apaixonante mundo das relações de trabalho.
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