*Por Martha Marques
Nos últimos anos, o trabalho freelancer tornou-se uma realidade cada vez mais presente nas organizações, trazendo novas dinâmicas para o mercado de trabalho. Profissionais autônomos buscam flexibilidade, enquanto empresas encontram nessa modalidade uma forma de atender a demandas pontuais com agilidade e expertise. No entanto, essa relação de trabalho exige cuidados especiais, principalmente no que diz respeito à formalização dos acordos.
🔺 O que é freelancer: Profissional autônomo sem vínculo fixo.
🔺 Popularidade: Flexibilidade que atrai empresas e profissionais.
🔺 Aspectos legais: Regras e direitos do contrato freelancer.
🔺 Vantagens: Benefícios do modelo para o RH.
🔺 Tributação: Impostos e emissão de notas fiscais.
🔺 Contratação: Dicas práticas para contratar freelancers.
🔺 Dúvidas comuns: Questões sobre prazos, qualidade e pagamentos.
Vamos juntos? Boa leitura!
O freelancer é um profissional que atua de maneira autônoma, ou seja, sem vínculo empregatício fixo com uma empresa. Ao contrário de um colaborador CLT, o freelancer tem liberdade para definir seus próprios horários, escolher os projetos em que deseja trabalhar e negociar diretamente os termos de sua remuneração.
Esse modelo de trabalho, que é caracterizado pela flexibilidade e pela independência, tem se popularizado especialmente em setores como marketing, design, tecnologia e consultoria, onde é possível encontrar demandas específicas e pontuais.
Nos últimos anos, o trabalho freelancer tem ganhado cada vez mais destaque, refletindo uma transformação no mercado de trabalho global. A flexibilidade proporcionada por esse modelo é um dos principais fatores que atraem tanto profissionais quanto empresas.
Para os freelancers, essa liberdade de gestão do tempo e a possibilidade de trabalhar com múltiplos clientes oferecem um nível de autonomia difícil de alcançar no emprego tradicional. Por outro lado, as empresas também se beneficiam, pois conseguem contratar expertise em áreas específicas sem os custos e compromissos associados a um funcionário permanente.
Essa flexibilidade é um dos grandes atrativos da modalidade, tanto para quem oferece quanto para quem contrata. Essa mudança na dinâmica de trabalho também reflete uma busca crescente por inovação e agilidade nas operações empresariais, algo que o modelo freelancer oferece de maneira natural.
No entanto, com essas vantagens vêm desafios que exigem um bom planejamento e uma boa gestão, especialmente no que diz respeito à formalização de contratos e à definição de expectativas.
No Brasil, a legislação trabalhista não reconhece o freelancer como um empregado formal, ou seja, a relação não é regida pelas mesmas normas aplicáveis aos contratos regidos pela CLT.
A principal regulamentação que aborda o trabalho freelancer é o Código Civil, que prevê contratos de prestação de serviços. Para que essa relação seja formalizada de maneira segura para ambas as partes, é preciso que exista um contrato claro, que defina prazos, valores, condições de pagamento e entregas esperadas.
Embora o freelancer não tenha vínculo empregatício, ele deve ser remunerado pelo trabalho prestado conforme o que foi acordado, e o pagamento de impostos como o ISS (Imposto Sobre Serviços) também deve ser considerado.
Nesse contexto, empresa contratante deve garantir o cumprimento das condições acordadas no contrato. Por exemplo, caso a empresa não pague pelo serviço prestado ou não cumpra o prazo, o freelancer pode buscar reparação legal, já que se trata de uma relação comercial e não de um vínculo empregatício.
Embora o freelancer não tenha os mesmos direitos trabalhistas dos funcionários formais, é importante que a legislação seja seguida para garantir que a colaboração ocorra de maneira justa para ambas as partes. Por isso, um contrato bem estruturado é necessário para evitar problemas futuros e garantir que todos os aspectos legais sejam atendidos corretamente.
Para o RH, o modelo freelancer oferece vantagens que podem ser aproveitadas para otimizar os recursos da empresa e atender de maneira eficiente às demandas temporárias ou especializadas.
Uma das maiores vantagens é a flexibilidade no gerenciamento da força de trabalho. O RH pode adaptar rapidamente o quadro de colaboradores conforme a necessidade do momento, sem se preocupar com processos burocráticos complexos ou com a criação de novos postos de trabalho permanentes. Isso é especialmente útil quando surgem picos de demanda ou projetos de curta duração.
Outro benefício importante é a redução de custos operacionais. Ao contratar freelancers, o RH pode diminuir custos com encargos trabalhistas e benefícios obrigatórios, como férias, 13º salário, FGTS e plano de saúde, já que esses profissionais não têm vínculo empregatício formal. Essa redução pode ser significativa, principalmente para empresas que precisam de suporte em áreas específicas e por tempo limitado.
A contratação de freelancers também permite ao RH acessar habilidades especializadas sem a necessidade de contratar novos funcionários. Profissionais com competências técnicas e criativas de alto nível podem ser contratados para projetos específicos, como desenvolvimento de software, consultoria ou design, sem a necessidade de passar por longos processos seletivos. Isso também permite à empresa contar com um nível de expertise que talvez não estivesse disponível internamente.
Além disso, o modelo freelancer oferece agilidade para o RH. A contratação pode ser feita rapidamente, sem as etapas burocráticas de contratação CLT. Como resultado, a empresa consegue manter o foco na entrega de resultados, enquanto o RH gerencia uma equipe mais enxuta e eficaz. A flexibilidade no gerenciamento de prazos e recursos também permite que a empresa se adapte rapidamente às mudanças de mercado, o que é um grande diferencial competitivo.
A relação com freelancers pode proporcionar ao RH a inovação que muitos profissionais autônomos trazem. Por estarem sempre em contato com diversas empresas e projetos, esses profissionais tendem a ter uma visão mais ampla e podem trazer novas ideias e práticas que, ao serem aplicadas, podem beneficiar a empresa com soluções criativas e diferenciadas.
Para a empresa, a responsabilidade tributária ao contratar freelancers pode ser um pouco mais simples do que com funcionários CLT, porém ela deve garantir que o freelancer emita uma nota fiscal para formalizar o pagamento pelos serviços prestados. Isso é importante para garantir que a operação seja registrada corretamente, tanto para a empresa quanto para o freelancer, e que não haja problemas com a Receita Federal.
No que diz respeito ao ISS (Imposto Sobre Serviços), a empresa contratante deve estar atenta ao fato de que, dependendo do serviço prestado, pode ser necessário reter esse imposto. O ISS é um tributo municipal, e sua porcentagem varia de acordo com o município onde o serviço é prestado.
Para serviços específicos, como consultoria, design, publicidade e outros, a empresa pode ter que reter o ISS e repassá-lo ao município competente. Nesse caso, a empresa deve verificar se o freelancer já está registrado como prestador de serviços com a respectiva inscrição municipal e se ele emite a nota fiscal corretamente, com o ISS já inclusivo.
Em relação ao INSS, a empresa não tem a obrigação de recolher a contribuição previdenciária sobre os pagamentos realizados ao freelancer, salvo em situações específicas, como no caso de retenção de INSS sobre o valor da nota fiscal, dependendo do valor e do tipo de serviço prestado.
Caso o freelancer opte por ser registrado como Microempreendedor Individual (MEI), ele já faz a contribuição mensal ao INSS como parte do seu regime tributário. Para freelancers que não se enquadram no MEI, eles são responsáveis por suas próprias contribuições previdenciárias, o que pode incluir o pagamento de uma contribuição como autônomo (código 1007) caso desejem manter os direitos à aposentadoria e outros benefícios.
Saiba mais! Certificado MEI: O que é e como emitir
Além disso, a empresa deve garantir que o CNPJ do freelancer ou a categoria jurídica do profissional esteja regularizada. Isso evita problemas com a fiscalização e garante que a contratação seja feita de forma correta. Caso o freelancer esteja registrado como MEI, por exemplo, ele pode emitir notas fiscais e pagar impostos simplificados, o que é vantajoso tanto para ele quanto para a empresa contratante, devido à redução dos custos tributários.
Para o freelancer, as obrigações fiscais e tributárias incluem o pagamento de impostos como o ISS (se não for MEI), IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica, se ele for registrado como empresa) e o INSS, dependendo do regime tributário escolhido. Caso o freelancer não seja MEI, ele deve fazer a declaração de seus rendimentos como autônomo, incluindo todos os recebimentos que vier a ter de clientes diferentes.
Defina claramente o escopo do projeto: Antes de iniciar a busca por um freelancer, é necessário que a empresa tenha uma ideia clara do que precisa. Defina o escopo do projeto, incluindo objetivos, prazos, entregáveis e requisitos específicos. Quanto mais detalhado for o briefing, mais fácil será para o freelancer entender as expectativas e entregar um trabalho alinhado com as necessidades da empresa.
Pesquise e escolha o freelancer adequado: Ao selecionar um freelancer, é importante pesquisar e escolher um profissional com experiência na área específica que você necessita. Plataformas como Upwork, Freelancer, 99 Freela e LinkedIn são ótimos lugares para encontrar candidatos qualificados. Verifique portfólios, leia avaliações de outros clientes e, se possível, entre em contato com referências para garantir que o freelancer tenha as habilidades necessárias e um bom histórico de entrega.
Realize uma entrevista ou conversa preliminar: Embora o freelancer não seja um funcionário fixo, é importante ter uma conversa preliminar para entender melhor o perfil do profissional e a forma como ele trabalha. Isso pode ser feito por e-mail, videoconferência ou telefone. Use esse momento para discutir o projeto em detalhes, tirar dúvidas e alinhar expectativas. Pergunte sobre prazos, metodologias e experiências anteriores.
Estabeleça um contrato formal: Mesmo sendo uma relação de trabalho autônomo, é fundamental formalizar a contratação por meio de um contrato de prestação de serviços.
Estabeleça uma comunicação clara e eficiente: Para o sucesso do projeto, uma boa comunicação é precisa. Defina canais de comunicação e uma frequência de atualizações. Isso pode ser feito por e-mail, Slack, ou qualquer ferramenta que seja mais conveniente para ambos. Certifique-se de que o freelancer saiba a quem recorrer para dúvidas e forneça feedback construtivo durante o processo, garantindo que o trabalho esteja no caminho certo.
Ajuste a forma de pagamento conforme o projeto: Defina uma forma de pagamento que seja justa tanto para a empresa quanto para o freelancer. Para projetos de curto prazo, pode ser interessante pagar por hora ou por tarefa concluída. Para projetos maiores, é comum estabelecer pagamentos parciais conforme o andamento do trabalho. Certifique-se de discutir essas questões com antecedência e alinhe as condições de pagamento no contrato.
Estabeleça prazos realistas e flexibilidade: Determine prazos para as entregas, mas seja flexível e considere o tempo necessário para que o freelancer realize o trabalho da melhor forma possível. Lembre-se de que freelancers têm múltiplos clientes e compromissos, então é importante garantir que o prazo estipulado seja viável e respeite o tempo do profissional.
Forneça o suporte necessário: Embora o freelancer seja um profissional independente, é importante garantir que ele tenha acesso a todas as informações e recursos necessários para o bom desenvolvimento do projeto. Isso inclui materiais, dados ou acesso a ferramentas que possam ser necessárias para a execução do trabalho.
Avalie a qualidade do trabalho e forneça feedback: Após a entrega do projeto, faça uma avaliação detalhada do trabalho entregue. Forneça feedback, reconheça o que foi bem feito e ofereça sugestões construtivas para pontos de melhoria. Se o trabalho atender às suas expectativas, considere estabelecer uma parceria de longo prazo com o freelancer, o que pode ser vantajoso para projetos futuros.
Considere as implicações fiscais: Embora o freelancer não tenha vínculo empregatício, é importante que a empresa compreenda as obrigações fiscais envolvidas. Certifique-se de que o freelancer está regularizado e emite nota fiscal corretamente, além de verificar a necessidade de retenção de impostos como o ISS, caso aplicável. Isso evita problemas fiscais para a empresa e para o freelancer.
Ao contratar freelancers, muitas empresas e profissionais autônomos acabam surgindo algumas dúvidas comuns. Aqui estão algumas das principais perguntas que surgem frequentemente:
Uma das maiores preocupações ao trabalhar com freelancers é a entrega no prazo. Em um contrato de freelancer, é importante incluir cláusulas específicas que tratem do não cumprimento de prazos. Isso pode incluir penalidades, como descontos no pagamento ou até mesmo o término do contrato. Além disso, é sempre bom ter uma comunicação clara sobre a expectativa de entrega, para que o freelancer tenha tempo hábil para ajustar sua agenda e entregar o trabalho conforme combinado.
Para garantir que o trabalho atenda aos padrões esperados, o contrato deve conter cláusulas relacionadas à qualidade do serviço. Caso o freelancer entregue algo abaixo do esperado, a empresa pode solicitar ajustes ou até mesmo rescindir o contrato. É importante também ter um critério de “aceitação do trabalho” no contrato, que define as condições nas quais o trabalho será considerado satisfatório.
Durante o andamento de um projeto, é possível que o freelancer perceba que a demanda aumentou ou que o trabalho exigiu mais tempo do que o previsto. Nesses casos, é importante que o contrato tenha uma cláusula que trate de possíveis ajustes financeiros, com base em mudanças no escopo do trabalho. Se um freelancer solicitar um aumento de pagamento, a empresa deve analisar se a solicitação é válida e renegociar os termos, se necessário. Ambos devem concordar com qualquer alteração no valor, e isso deve ser formalizado por escrito.
Em contratos de freelancers, é comum que as empresas compartilhem informações confidenciais ou sensíveis, como dados de clientes, estratégias de marketing ou projetos em andamento. Para proteger essas informações, é fundamental incluir uma cláusula de confidencialidade no contrato. Essa cláusula assegura que o freelancer não divulgará ou usará as informações recebidas para fins pessoais ou para outros clientes. Algumas empresas também optam por adicionar uma cláusula de propriedade intelectual, garantindo que o conteúdo criado pelo freelancer pertença exclusivamente à empresa.
Freelancers frequentemente trabalham em vários projetos simultaneamente, o que pode gerar preocupações sobre a dedicação de tempo ao projeto da empresa contratante. Para evitar problemas, o contrato deve especificar a prioridade do projeto e, se necessário, estabelecer cláusulas sobre o tempo de dedicação do freelancer ao trabalho contratado. Isso também pode incluir a definição de um número máximo de projetos em que o freelancer pode se envolver simultaneamente, caso a empresa precise de exclusividade.
Caso a empresa precise rescindir o contrato de freelancer antes da conclusão do projeto, o freelancer tem direito ao pagamento pelos serviços já prestados, conforme o que foi acordado no contrato. Dependendo do motivo da rescisão, a empresa pode ser responsável por pagar uma compensação, se estipulado no contrato. Também é importante considerar que os freelancers podem incluir uma cláusula de rescisão no contrato, especificando as condições em que o contrato pode ser terminado por qualquer uma das partes.
Para os profissionais de RH, entender as nuances dessa modalidade é extremamente proveitoso, sem abrir mão da segurança jurídica e da qualidade do trabalho. Ao estabelecer contratos bem estruturados, com cláusulas claras e objetivas, a empresa minimiza riscos e cria um ambiente de confiança e transparência com seus colaboradores temporários.
O mercado de trabalho está mudando, e o freelancer é um reflexo dessa transformação, oferecendo flexibilidade, especialização e inovação. Quando bem gerenciado, esse modelo pode ser um aliado no crescimento e na adaptação da empresa às novas demandas do mercado.
O desafio do RH é garantir que, mesmo em um ambiente mais flexível e autônomo, os resultados sejam entregues com qualidade e dentro das expectativas. Portanto, investir em boas práticas de contratação e manter uma comunicação constante e clara com os freelancers é a chave para garantir o sucesso e a continuidade dessas parcerias produtivas.
*Martha Marques é jornalista e criadora de conteúdo há 20 anos. Para a Ticket, escreve sobre benefícios corporativos e o complexo e apaixonante mundo das relações de trabalho.
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