*Por Martha Marques Nogueira
Você sabe, em números, quanto o VT representa no orçamento da sua empresa? Esse cálculo envolve entender o custo médio do vale-transporte para empresas e como ele afeta diretamente a gestão de pessoas e o planejamento financeiro.
Em alguns casos, a conta é previsível, com trajetos parecidos e valores que mudam pouco durante o ano. Já em outros, as variações de tarifa e deslocamento deixam o número mais instável e demandam diálogo constante entre RH e financeiro. Afinal, como transformar um custo obrigatório em uma despesa planejada, que não atrapalha a previsibilidade do caixa?
Continue a leitura e descubra como administrar o custo médio do vale-transporte para empresas de forma clara, prática e alinhada à realidade do seu time.
Ir trabalhar nunca significa a mesma coisa para todo mundo. Em algumas regiões, exige atravessar a cidade em diferentes meios de transporte coletivo. Em outras, basta um único ônibus até o centro ou até a área industrial. Mas em qualquer contexto, existe um custo para o deslocamento, e é nesse ponto que o vale-transporte faz diferença.
Esse benefício, previsto em lei desde os anos 1980, garante que os colaboradores tenham acesso ao trajeto diário casa–trabalho. Funciona assim: a empresa desconta no máximo 6% do salário base e cobre o valor restante necessário para completar o percurso.
Entender como essa regra funciona é essencial para quem precisa calcular o custo médio do vale-transporte para empresas. Porque, seja em trajetos simples e previsíveis ou em rotas mais complexas e variáveis, o impacto financeiro sempre estará presente na folha.
Quando o assunto é levar o colaborador até o trabalho, não existe só um caminho. O vale-transporte é o modelo tradicional, amparado por lei, que garante acesso ao transporte público com aquele desconto de até 6% no salário. É simples, direto e obrigatório.
Mas o mercado não parou aí. Muitas empresas perceberam que os deslocamentos mudaram: tem gente que prefere usar aplicativos, outros vão de bicicleta, e há quem dependa do carro para chegar. Para esses cenários, surgiram alternativas como o auxílio mobilidade e o vale-combustível.
O auxílio mobilidade abre o leque: a empresa oferece um valor que pode ser usado em diferentes meios de transporte, do app de carona até a bicicleta compartilhada. Já o vale-combustível é mais restrito: foca em quem usa veículo próprio, geralmente em regiões onde o transporte público não supre a necessidade.
Então, qual escolher? Depende da cultura da empresa, da localização dos colaboradores e da estratégia de benefícios adotada. O importante é entender que cada solução tem impacto diferente no orçamento. Por isso mesmo, conhecer a diferença entre elas é parte do caminho para calcular o custo médio do vale-transporte para empresas de forma mais realista.
Quando o tema é vale-transporte, a lei não deixa espaço para dúvidas. O benefício foi criado como direito social e está garantido pela Lei nº 7.418/1985. O artigo 1º já define:
“Fica instituído o benefício do Vale-Transporte, que o empregador antecipará ao trabalhador para utilização efetiva em despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa.”
Já o artigo 4º complementa:
“A participação do trabalhador no custo do vale-transporte será de até seis por cento de seu salário básico.”
Significa dizer, na prática, que cabe ao empregador arcar com todo valor que ultrapassar esse limite de 6%. Esse é, inclusive, o ponto que sustenta os cálculos e explica de onde surge o custo médio do vale-transporte para empresas.
Para o RH, conhecer esses artigos garante conformidade legal, reduz riscos trabalhistas e mantém a gestão alinhada às exigências fiscais.
Se tem um benefício que gera dúvida no corredor é o vale-transporte. “Preciso pagar Uber?” “Posso dar em dinheiro?” “E se o colaborador não pedir?” A boa notícia é que todas as respostas estão na lei. Então vamos direto ao ponto: o que cada parte tem direito e o que precisa cumprir.
O empregador tem a obrigação de garantir o deslocamento residência–trabalho do colaborador. Isso significa:
Não é um benefício opcional sem contrapartida. O trabalhador também tem deveres:
Em resumo: tudo se resume a equilíbrio. O colaborador ajuda com até 6% do salário, e a empresa garante o restante. Só que, para o RH, isso não é apenas cumprir obrigação legal. É, na verdade, administrar um custo recorrente, que precisa ser previsto, registrado e, acima de tudo, acompanhado com lupa. E, nesse ponto, voltamos ao fato central: conhecer essas regras é o que permite calcular o custo médio do vale-transporte para empresas com clareza. Ou seja: sem surpresas no caixa e sem passivos na Justiça do Trabalho.
O custo médio do vale-transporte para empresas nunca é um número fixo. Isso porque cada realidade traz um resultado diferente: em uma cidade pequena, o gasto por colaborador pode ser relativamente estável; já em uma metrópole, o valor oscila conforme tarifas, integrações e mudanças de trajeto. Agora, o que não muda é o impacto direto no orçamento do RH e do financeiro.
Levantamentos de mercado indicam que, nas capitais, o custo mensal por colaborador costuma variar entre R$ 200 e R$ 350. Em cidades menores, essa média geralmente fica abaixo de R$ 150. Para quem olha a folha no fim do mês, a diferença, multiplicada pelo número de colaboradores, pode ser um valor significativo.
Outro ponto central: o desconto de até 6% sobre o salário base dificilmente cobre toda a despesa. Na maioria dos casos, a empresa assume de 70% a 90% do valor. É nesse intervalo que o custo individual vira impacto coletivo.
As disparidades regionais são claras. Capitais do Sudeste, com sistemas integrados de metrô e ônibus mais caros, puxam a média para cima. Já em localidades do interior, os valores são mais baixos, mas ainda relevantes no total da folha.
Além disso, o modal faz diferença. Onde há necessidade de combinar mais de um transporte (ônibus + metrô sem integração, por exemplo), o custo dispara. Esse detalhe mostra como duas empresas com o mesmo número de funcionários podem ter custos muito distintos apenas por estarem em cidades diferentes.
O formato de trabalho também redefine a conta. Empresas presenciais absorvem o valor integral do vale-transporte. No híbrido, a despesa cai na mesma medida em que os dias presenciais diminuem, mas exige monitoramento constante para evitar distorções. Já em operações remotas, o gasto tende a ser inexistente, embora muitas empresas optem por oferecer outros tipos de benefício de mobilidade ou apoio para manter equilíbrio na política de RH.
Entender o custo médio do vale-transporte para empresas significa enxergar além da planilha de cada colaborador. É analisar como tarifas, localização, modais e modelo de trabalho se combinam para formar um valor que pesa de verdade no caixa. Para o RH e o financeiro, essa leitura integrada é o que sustenta decisões mais conscientes sobre a gestão de benefícios.
Essa é uma dúvida recorrente entre gestores: afinal, o custo médio do vale-transporte para empresas pode ser abatido no Imposto de Renda? A resposta hoje é direta: não. Desde a revogação da dedução pela Lei nº 9.532/1997, as empresas não podem mais lançar essa despesa como benefício fiscal.
Mas o detalhe que pouca gente lembra é que o vale-transporte tem natureza indenizatória. Isso significa que ele não se incorpora ao salário, não sofre encargos trabalhistas e não é tributado para fins de IR ou INSS do colaborador. Ou seja: não gera dedução no imposto, mas também não aumenta a base de cálculo de tributos.
Na prática, compreender esse ponto é essencial para interpretar corretamente o custo médio do vale-transporte para empresas. Ele deve ser tratado como despesa operacional obrigatória, que precisa de previsão no orçamento, mas não se converte em vantagem fiscal.
Gerir vale-transporte não é só comprar créditos e descontar 6%. Quem está no RH sabe: sem controle, a conta estoura e a previsibilidade vai embora. É aí que entram algumas práticas que transformam o benefício em algo administrável, sem pesar além da conta.
Planilha ajuda até certo ponto, mas não dá conta da complexidade de equipes grandes ou espalhadas. Plataformas digitais permitem acompanhar a concessão do benefício em tempo real, gerar relatórios automáticos e cruzar dados com a folha de pagamento. Isso dá ao RH mais visibilidade sobre o custo médio do vale-transporte para empresas e ajuda o financeiro a projetar gastos com mais segurança.
Muita empresa gasta mais do que deveria porque não olha para o trajeto informado. Revisar rotas, sugerir opções mais econômicas e ajustar integrações pode reduzir o custo sem prejudicar o colaborador. Parece detalhe, mas no acumulado de um ano essa prática pode representar uma economia significativa.
Fraude em vale-transporte existe, e o RH precisa estar atento. Situações como declaração de percursos inexistentes ou revenda de créditos podem passar despercebidas se não houver conferência periódica. Processos de validação, aliados a sistemas de monitoramento, reduzem riscos e mantêm a integridade do benefício.
É por isso que quando o RH tem dados confiáveis, revisa rotas e fiscaliza o uso, o custo médio do vale-transporte para empresas deixa de ser uma surpresa no caixa e se torna uma despesa controlada. Afinal, gestão de benefício não é burocracia, é inteligência aplicada ao dia a dia.
Depende. A Lei do Estágio (Lei nº 11.788/2008) garante o vale-transporte para estagiários, mas com uma diferença:
Não. O vale-transporte é direito garantido por lei. Mesmo que o colaborador diga que prefere receber em dinheiro ou usar outro meio de locomoção, a empresa precisa manter o benefício conforme a solicitação formal de trajeto. Abrir mão só é possível se ele não precisar do transporte coletivo. Por exemplo, quando mora a poucos metros da empresa e não utiliza ônibus, metrô ou trem.
Não. O benefício é restrito ao transporte coletivo público urbano, intermunicipal ou interestadual de linha regular. Uber, táxi ou vans especiais não estão incluídos. Aqui vale o reforço: tentar converter o benefício em crédito para apps não atende à legislação.
Também não. O artigo 4º da Lei nº 7.418/1985 fala em aquisição dos créditos de transporte, não em repasse em espécie. O pagamento em dinheiro descaracteriza o benefício e pode gerar passivo trabalhista.
Não existe teto de valor. O que há é o limite de contribuição do trabalhador: até 6% do salário base. Todo valor que ultrapassar esse percentual deve ser custeado pela empresa. E é justamente nesse ponto que nasce o cálculo do custo médio do vale-transporte para empresas.
O vale-transporte nunca foi apenas um detalhe na folha. Ele mexe no orçamento, exige diálogo constante entre RH e financeiro e pede gestão precisa. Entender o custo médio do vale-transporte para empresas é o que diferencia quem trabalha no improviso de quem administra o benefício com previsibilidade.
As regras estão na lei, os cálculos são objetivos, mas cada rota, cada cidade e cada modelo de trabalho alteram o tamanho da conta. O desafio do RH, portanto, não é só conceder o benefício: é controlar o uso de forma transparente, sem abrir espaço para riscos trabalhistas ou para custos fora do planejamento.
O custo médio do vale-transporte para empresas acaba sendo um verdadeiro termômetro de gestão. Ele mostra se a organização enxerga o benefício como despesa inevitável ou como parte de uma política de pessoas bem estruturada. Essa escolha define o tipo de cultura que o RH vai ajudar a construir.
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*Martha Marques Nogueira é jornalista e criadora de conteúdo há 20 anos. Para a Ticket, escreve sobre benefícios corporativos e o complexo e apaixonante mundo das relações de trabalho.
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