*Por Martha Marques
As rotinas contábeis são parte fundamental da organização e do controle financeiro de qualquer empresa, seja ela pequena, média ou grande. Estamos falando de processos que, dia após dia, ajudar a acompanhar, registrar e analisar tudo o que entra e sai da caixa, além de garantir que a empresa esteja cumprindo com suas obrigações fiscais.
Com o tempo, as práticas contábeis mudaram bastante, principalmente por conta das novas tecnologias e das exigências legais que surgiram. Mas a importância delas continua a mesma. Entender como essas rotinas funcionam — e saber diferenciar o que é contabilidade do que é finanças — faz toda a diferença para manter a saúde financeira de uma empresa.
Neste artigo, vou te mostrar como essas rotinas contábeis impactam diretamente a gestão de uma organização e compartilhar algumas dicas de práticas para otimizar esses processos, trazendo mais eficiência e produtividade para o seu dia a dia. Vamos nessa?
Quando falamos de rotinas contábeis, estamos nos referindo, na prática, àquelas atividades que acontecem de forma recorrente, como o registro das receitas e despesas, a emissão de notas fiscais, o controle de pagamentos e recebimentos, e a apuração de tributos. Tudo isso para assegurar que o negócio esteja organizado e, claro, em dia com as obrigações fiscais.
Saiba mais! Custos fixos e variáveis: entenda as principais diferenças
Essas rotinas são o que mantêm as engrenagens financeiras de uma empresa funcionando de forma eficiente. Sem elas, seria quase impossível garantir que todas as informações contábeis estivessem corretas e atualizadas, o que poderia gerar problemas lá na frente, como multas ou até dificuldades na tomada de decisões estratégicas.
O objetivo das rotinas contábeis é, portanto, evitar surpresas desagradáveis, organizando todas as movimentações financeiras de maneira clara e precisa. Assim, o empresário ou gestor consegue ter uma visão completa da saúde financeira da empresa, além de estar preparado para qualquer necessidade de ajuste ou planejamento futuro.
As práticas contábeis, assim como muitos processos empresariais, passaram por uma transformação enorme ao longo dos anos. Houve um tempo em que tudo era feito de forma manual: livros de contabilidade, papéis preenchidos à mão, e uma pilha de documentos que precisavam ser organizados com cuidado para que nada se perdesse. Era um trabalho minucioso e, convenhamos, bem mais demorado.
Mas com o avanço da tecnologia, especialmente a partir da digitalização, muita coisa mudou. Hoje, sistemas automatizados fazem boa parte do trabalho que, antes, exigia tempo e esforço. Programas de gestão contábil ajudam a organizar e analisar as informações financeiras de forma rápida e precisa, facilitando tanto a vida do contador quanto a do gestor. Além disso, a adoção de sistemas na nuvem possibilitou um controle em tempo real, acessível de qualquer lugar, algo que seria impensável décadas atrás.
Outro fator importante nessa evolução foi o aumento das exigências fiscais e regulatórias. As empresas precisaram se adaptar a novas legislações, o que trouxe ainda mais responsabilidade para quem gerencia as finanças. As práticas contábeis se tornaram mais complexas, mas, ao mesmo tempo, ganharam ferramentas para lidar com essa complexidade de forma eficiente.
Em resumo, o que antes era um processo manual e trabalhoso, hoje se tornou uma rotina muito mais ágil e tecnológica. Essa evolução permitiu que a contabilidade deixasse de ser apenas um setor operacional e passasse a ser uma área estratégica dentro das empresas, ajudando a direcionar decisões importantes.
Ter as contas em dia, registros bem-feitos e todas as obrigações fiscais cumpridas é o que, de fato, permite que os gestores saibam exatamente onde estão pisando.
Pense em uma empresa que não mantém suas rotinas contábeis em dia: como ela pode saber se está lucrando ou se está à beira de um prejuízo? Como pode planejar investimentos futuros ou ajustar custos se os números não estão claros? As rotinas contábeis oferecem essa clareza. Com elas, é possível identificar oportunidades de crescimento, evitar riscos desnecessários e, claro, manter a empresa em conformidade com as normas fiscais.
Além disso, essas rotinas facilitam a vida de todo o time. Desde o RH, que pode gerenciar melhor as folhas de pagamento, até o setor de compras, que consegue planejar com precisão. Elas também têm um papel vital na relação da empresa com terceiros — fornecedores, clientes e, especialmente, o governo.
Saiba mais! Saiba como melhorar o processo de folha de pagamento da sua empresa
Portanto, as rotinas são fundamentais para a saúde financeira e estratégica da empresa, ajudando a evitar problemas, a garantir um crescimento sustentável e a manter a empresa sempre dentro da legalidade.
É comum que as rotinas contábeis e financeiras sejam confundidas, já que ambas lidam diretamente com os números da empresa. Mas, apesar de estarem conectadas, elas têm funções bem diferentes.
As rotinas contábeis estão focadas em registrar e organizar tudo o que envolve a movimentação financeira da empresa. Isso inclui a documentação de receitas, despesas, ativos, passivos e a apuração de tributos. Ou seja, o papel da contabilidade é garantir que tudo o que acontece financeiramente seja registrado de forma precisa e esteja de acordo com as normas fiscais e regulatórias. A contabilidade é responsável por construir o histórico financeiro da empresa, o que permite uma visão clara de sua saúde financeira.
Já as rotinas financeiras têm uma função mais voltada para a administração do dinheiro no dia a dia. Isso envolve o controle do fluxo de caixa, a gestão de pagamentos, recebimentos e a projeção de entradas e saídas. As finanças lidam diretamente com a liquidez da empresa, ou seja, com a capacidade de pagar suas obrigações e manter o negócio operando de forma saudável.
Em resumo, enquanto a contabilidade se preocupa em organizar e reportar tudo de maneira oficial e precisa, as finanças estão mais focadas na gestão prática do dinheiro. Ambas as áreas são essenciais e se complementam, mas cada uma tem seu papel bem definido no funcionamento da empresa.
Manter as rotinas contábeis organizadas pode parecer um desafio, especialmente em meio à correria do dia a dia de uma empresa. Mas acredite, com um pouco de planejamento e foco, é possível transformar essas tarefas em processos mais eficientes e sem dores de cabeça.
O primeiro passo para organizar as rotinas contábeis é entender o que precisa ser feito diariamente, semanalmente e mensalmente. Controles como fluxo de caixa, conciliação bancária e emissão de notas fiscais são atividades que devem estar no radar constantemente. Por outro lado, o fechamento contábil e o balanço patrimonial, por exemplo, são demandas mais periódicas, que exigem uma visão mais ampla.
Uma dica importante é eleger prioridades. Nem tudo precisa ser feito de uma vez, e muitas vezes, a falta de organização vem da tentativa de resolver todas as pendências ao mesmo tempo. Definir quais atividades são mais urgentes — e quais podem esperar — ajuda a manter o foco e evita o acúmulo de tarefas. Por exemplo, garantir que os impostos estão sendo apurados e pagos em dia deve ser uma prioridade máxima, já que qualquer atraso pode gerar multas e complicações legais.
Outro ponto crucial é o uso de ferramentas que facilitem a gestão contábil. Hoje, existem diversos softwares que automatizam boa parte dessas rotinas, evitando erros e poupando tempo. Além disso, delegar tarefas dentro da equipe também faz parte de uma boa organização. Quando todos sabem exatamente o que precisam fazer, as chances de algo sair do controle diminuem bastante.
Saiba mais! Entenda como e por que a tecnologia no RH está moldando a cultura corporativa
Por fim, vale lembrar que organização e disciplina são fundamentais para manter a empresa saudável.
Quanto mais claras e bem definidas forem as rotinas contábeis, mais tranquilidade você terá para lidar com as demandas do dia a dia e focar no crescimento do negócio.
Quando falamos em rotinas contábeis, é impossível deixar de lado os aspectos legais e regulatórios que orientam essas atividades. No Brasil, a legislação fiscal e tributária é bastante extensa, e todas as empresas precisam seguir essas normas para evitar problemas como multas e até mesmo bloqueios operacionais.
Um dos principais aspectos é a apuração e o pagamento de impostos, que variam conforme o regime tributário em que a empresa está inserida. Por exemplo, o Simples Nacional é regido pela Lei Complementar nº 123/2006, que simplifica a tributação para micro e pequenas empresas. Já empresas no regime de Lucro Presumido e Lucro Real seguem o Decreto-Lei nº 1.598/1977, que estabelece as regras para a purificação e tributação de empresas maiores. Manter essas rotinas contábeis no dia é crucial para garantir o cumprimento dos critérios tributários e evitar prejuízos.
Além dos impostos, é preciso observar as obrigações acessórias, que incluem o envio de declarações, relatórios fiscais e contábeis. Aqui são recebidos documentos como a Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica (DIPJ), a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF), todos recebidos pela Receita Federal. O não cumprimento dessas obrigações pode gerar multas automáticas. A Lei nº 9.430/1996 regula boa parte das obrigações financeiras acessórias, e sua atualização é essencial para evitar problemas com o fisco.
Outro ponto importante é o cumprimento das normas contábeis e de auditoria, que são regidas pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC) e pelo Comitê de Pronunciamentos Contábeis (CPC). A Lei nº 6.404/1976 (Lei das Sociedades por Ações) também traz diretrizes para a elaboração de projeções financeiras. Estas normas garantem que as informações contábeis sejam transparentes e confiáveis, o que é essencial em auditorias e fiscalizações.
Por fim, é importante lembrar que as rotinas contábeis também devem estar em conformidade com as regras de previdência social, regidas pela Lei nº 8.212/1991, que trata das contribuições para a Seguridade Social. Essas contribuições também precisam ser apuradas e pagas corretamente para evitar avaliações.
As rotinas contábeis podem variar de acordo com o regime tributário em que a empresa está inserida, mas existem algumas atividades que são comuns a todas as empresas, independentemente da porta ou do regime. Além disso, cada regime tem suas particularidades. Vamos separar as rotinas comuns e as específicas para empresas do Simples Nacional, MEI, Lucro Real e Lucro Presumido:
Manter rotinas contábeis em dia pode ser um verdadeiro desafio, especialmente quando a empresa precisa lidar com um grande volume de informações ou com mudanças constantes na legislação. Mas com algumas estratégias, é possível superar essas dificuldades e manter tudo funcionando de maneira mais tranquila. Veja alguns dos principais desafios e como lidar com eles de forma eficaz.
Com tantas demandas surgindo no dia a dia, é fácil se perder entre prazos de pagamento de impostos, conciliação bancária e fechamento contábil. A falta de organização pode gerar acúmulo de trabalho, atrasos e erros nas entregas.
Como superá-lo: Priorizar tarefas diárias e semanais é o primeiro passo. Crie um calendário com todas as obrigações e use ferramentas de gestão para garantir que nada seja esquecido. Automatizar processos também ajuda a reduzir o volume de tarefas manuais e minimizar erros.
As leis tributárias e contábeis mudam com frequência, e se a empresa não estiver atenta a essas mudanças, pode acabar descumprindo obrigações fiscais, o que gera multas e prejuízos.
Como superá-lo: Acompanhe regularmente as atualizações da legislação e invista em treinamento contínuo para a equipe contábil. Assinar newsletters de órgãos oficiais e usar softwares contábeis atualizados com as novas regras facilitam o acompanhamento das mudanças.
A quantidade de documentos fiscais, recibos, notas e comprovantes que precisa ser organizada é enorme. Se os arquivos não estiverem bem categorizados e armazenados, a busca por informações pode ser lenta e ineficaz.
Como superá-lo: A digitalização de documentos traz um ótimo resultado. Utilize um sistema de gerenciamento digital que permita organizar e localizar os arquivos rapidamente. Claro, mantenha backups regularmente para evitar perda de dados.
Manter o controle sobre todas as entradas e saídas financeiras da empresa pode ser complicado, principalmente em negócios de maior porte, onde há várias transações acontecendo ao mesmo tempo.
Como superá-lo: Automatize o controle do fluxo de caixa com ferramentas específicas de gestão financeira. Essas plataformas facilitam o monitoramento em tempo real, permitindo uma visão clara da saúde financeira da empresa e a tomada de decisões mais assertivas.
Os prazos para pagamento de impostos e envio de declarações fiscais são rigorosos. Atrasos ou falhas podem gerar multas e problemas com a Receita Federal.
Como superá-lo: Crie um calendário fiscal detalhado, com lembretes automáticos sobre os prazos de cada obrigação. Delegue responsabilidades dentro da equipe e acompanhe as entregas de perto para garantir que tudo esteja em dia.
A contabilidade depende diretamente de informações que vêm de outros setores, como compras, vendas e RH. Quando esses setores não estão alinhados, a entrega de dados importantes pode atrasar, comprometendo os processos contábeis.
Como superá-lo: Estabeleça uma comunicação clara entre os departamentos e crie um fluxo de informações eficiente. O uso de um sistema integrado de gestão (ERP) também pode ajudar a centralizar e agilizar o compartilhamento de dados entre as áreas.
Diversas ferramentas ajudam a aumentar a produtividade nas rotinas contábeis. Vamos ver algumas delas.
Esses sistemas permitem que as empresas automatizem boa parte de suas rotinas, como emissão de notas fiscais, apuração de impostos e fechamento contábil.
Controlar o fluxo da caixa é uma das tarefas mais importantes e que exigem maior atenção. Há diversas ferramentas que automatizam esse processo, facilitando o acompanhamento de entradas e saídas, além de oferecer análises financeiras para apoiar as decisões estratégicas.
Para evitar o acúmulo de papéis e garantir que os documentos contidos estejam sempre acessíveis, ferramentas ou sistemas de gerenciamento documental específicos ajudam a digitalizar e organizar notas fiscais, contratos e outros arquivos importantes. Além disso, o armazenamento na nuvem permite que a equipe tenha acesso a documentos de qualquer lugar.
Essas ferramentas auxiliam na apuração de impostos, emissão de guias de pagamento e no controle das obrigações fiscais. Isso automatiza tarefas que, manualmente, poderiam consumir muito tempo e estar mais suscetíveis a erros.
Os sistemas de ERP integram diferentes áreas da empresa, como vendas, RH e contabilidade. Essa integração facilita o fluxo de informações entre os departamentos, garantindo que todos trabalhem com dados atualizados e consistentes.
Para melhorar a produtividade da equipe contábil, o uso de ferramentas de gestão de tarefas pode ser muito útil. Elas permitem criar fluxos de trabalho, distribuir tarefas, acompanhar prazos e gerar relatórios de produtividade, mantendo uma equipe alinhada e organizada.
Ferramentas de CRM ajudam a manter o controle sobre os clientes, mas também podem ser integradas aos sistemas contábeis. Essa integração permite que dados de vendas sejam enviados automaticamente para o setor contábil, agilizando o processo de faturamento e emissão de notas.
Depois de tudo o que vimos até aqui, ficou claro que as rotinas contábeis são indispensáveis para a saúde financeira de qualquer empresa, não importa o tamanho ou o setor. Esses processos, que à primeira vista parecem tão burocráticos, garantem que as finanças sejam sempre organizadas e que a empresa possa crescer de forma sustentável e segura.
Ao longo dos anos, com o avanço da tecnologia e as mudanças na legislação, a contabilidade passou de um setor puramente operacional para se tornar uma peça estratégica na gestão das empresas. Hoje, com o apoio de ferramentas digitais e a automação de processos, ficou muito mais fácil garantir que tudo esteja em dia, sem renunciar à precisão e da eficiência.
O importante é não deixar para depois. Manter as rotinas contábeis organizadas, contar com boas ferramentas e, principalmente, estar sempre de olho nas mudanças fiscais são passos essenciais para evitar surpresas desagradáveis. Assim, você garante que uma empresa está preparada para enfrentar os desafios e, claro, aproveitar as oportunidades que surgirem.
Então, se ainda não fez isso, que tal começar a revisar suas rotinas contábeis hoje mesmo? Afinal, como vimos, a organização financeira é a base de qualquer negócio de sucesso.
*Martha Marques é jornalista e criadora de conteúdo há 20 anos. Para a Ticket, escreve sobre benefícios corporativos e o complexo e apaixonante mundo das relações de trabalho.
Ou solicite uma proposta comercial e entraremos em contato com você.
Assine nossa newsletter e confira tudo o que você precisa saber para multiplicar os benefícios Ticket dos colaboradores da sua empresa.
