Burocracia foi feita para padronizar e regulamentar sistemas e operações. Se for parar para estudar sobre, o conceito é ótimo. Mas essa mesma burocracia pode significar para uma empresa um monstro oneroso. Conforme o negócio cresce, seus processos crescem e inseri-los dentro do jogo burocrático e jurídico pode ser significar bastante lentidão. Afinal, é possível reduzir a burocracia nas empresas, para que elas sejam mais ágeis?
Processos lentos e onerosos podem tornar empresas menos competitivas. Otimizá-los, portanto, torna-se vital para reduzir a burocracia no seu dia a dia. A melhor aliada nessa operação é a tecnologia, que torna sistemas mais ágeis e esses processos mais eficazes perante suas demandas, no organismo que é um negócio vivo.
Confira!
As metodologias ágeis nasceram no Vale do Silício, com essa onda de empresas de tecnologia. O conceito, lá atrás, basicamente era desenvolver softwares no menor tempo possível. Não só desenvolver, mas como analisar e adaptar frequentemente suas funcionalidades com o carro andando. Melhorar com um produto mínimo viável. As coisas começaram a dar tão certo, que a lógica foi replicada em diversos setores do mercado.
Você tem a metodologia SCRUM, por exemplo, a qual projetos são realizados em ciclos, chamados de sprints. Cada sprint, ou etapa, dura algumas semanas e a equipe envolvida se junta em reuniões diárias, de apenas alguns minutos, para a atualização de atribuições e demandas do processo. Dessa forma, todo mundo sabe tudo o que está acontecendo, em um acompanhamento dia após dia – e o gestor tem facilidade de controlar as demandas interdisciplinares.
Ao estabelecer um objetivo para cada etapa, para cada ciclo, você trabalha diariamente de forma analítica, entendendo acertos e gargalos e aplicando soluções propositivas. Ao trabalhar de forma mais ágil, olhando para os seus processos durante toda a etapa da operação, certamente te ajuda a ficar em dia com as questões burocráticas e jurídicas. Ou pelo menos reduzir o tempo gasto com isso.
Repetindo: a tecnologia é a maior aliada para reduzir a burocracia nas empresas. Você só irá conseguir ser ágil, adotar uma metodologia ágil, se você possuir à sua disposição um ferramental tecnológico. Um exemplo são os sistemas de gestão ERP (Enterprise Resource Planning), que integram todos os dados da empresa em um único ambiente virtual.
Esse tipo de aplicação é benéfica para reduzir a quantidade de documentos em papel; melhorar a troca de informação entre os funcionários; controlar os processos com mais precisão; aumentar a produtividade; e automatizar os processos. Mais do que isso, é o seu aliado na tomada de decisões.
Ter isso em mãos te ajuda a chegar no objetivo final para reduzir a burocracia nas empresas: otimizar. Enxugar. Se tornar mais ágil e mais distante daquele monstro oneroso.
Para enxugar, você precisa olhar para aspectos como se o processo atual está apresentando um tempo de resposta adequado, se ele pede por mais pessoas do que o necessário, quais ações estão sendo efetivas e quais ações estão sendo negativas.
Essa visão te dá controle sobre os processos, para elaborar estratégias que reduzam as exigências diante de terceiros envolvidos. Evite retrabalhos e faça tudo sempre com base em números e decisões assertivas.
Isso melhora sua comunicação com o mundo e torna as coisas mais claras. As regras para se tornar mais ágil é ter processos produtivos e mapeados. Você consegue reduzir falhas, garantir maior segurança na hora de bater o martelo e se manter competitivo.
Quando falamos de uma empresa, a burocracia pode se manifestar de várias formas: desde processos internos entre as áreas que não estão muito otimizados até a parte regulatória, de abertura, manutenção e fechamento da empresa.
Mensure e avalie cada etapa.
Uma pesquisa realizada pela consultoria Plum revelou que grande parte do tempo gasto pelas empresas com burocracia é direcionado para organizar a contabilidade e emissão de notas fiscais. Outra pesquisa vai além: realizada pelo Banco Mundial, o Brasil é o país onde se gasta mais tempo para lidar com burocracia tributária.
Conforme seu negócio vai ganhando tamanho e tração, é necessário contratar um contador para lidar com toda essa máquina. Um contador cuidará de áreas muito importantes e sensíveis da empresa. Por isso, é de extrema importância contratar um profissional de confiança que buscará trazer os melhores resultados para a empresa e da forma mais ética e correta possível.
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