O termo burocracia vem de uma mistura do francês e do grego (bureau + kráto) e na sua origem não tem uma conotação negativa, pelo contrário, ela fazia menção a um conjunto de regras objetivas que devem ser cumpridas para resultar em um trabalho eficiente. Estar em conformidade com todas as obrigações legais de um negócio é obrigatório para quem quer manter o páreo competitivo. Lidar com burocracia é vital para empresas crescerem de forma sustentável. São inúmeros os documentos jurídicos e melindres que precisam estar em dia. Atrasar qualquer coisa pode te gerar sérios prejuízos.
Hoje há inúmeros softwares que te ajudam na organização de documentos; gerenciadores de atividades; de gestão financeira; de fluxo de caixa. Tudo para automatizar seus processos, otimizar o tempo e aumentar a eficiência dos seus colaboradores. Esse combo resulta na redução de custos, além de inteligência de negócios.
Otimização do tempo é prioridade na hora de combater a burocracia. Isso porque, se estamos buscando tornar as coisas mais ágeis, não há nada mais pejorativo do que voltas desnecessárias em torno de algo que poderia ser resolvido com processos pré-estabelecidos. Com tecnologia.
Independente da área em que você atue, provavelmente você gasta bastante tempo do seu trabalho em algum processo que é longo e repetitivo. Estar em conformidade com a burocracia e com todos os processos automatizados e em dia, te ajuda a ganhar tempo e a dar espaço para seus colaboradores serem mais estratégicos. Travando-os, os efeitos negativos reverberam nas finanças, na eficiência, na desmotivação e na competitividade.
No Brasil, é estimado que cerca de 1,5% do faturamento anual de uma empresa é dedicado à Recursos Humanos para lidar com toda a burocracia, segundo uma pesquisa do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT). Isso gera um gasto de R$ 60 bilhões dedicados a calcular e pagar impostos. Com sistemas de softwares automatizados, isso pode ser evitado. Não precisa nem falar que toda essa montanha de dinheiro poderia estar sendo destinada para áreas mais estratégicas e alinhadas para o crescimento, certo?
O tempo gasto com burocracias pode chegar a 135 dias por ano em uma empresa, segundo um estudo encomendado pela multinacional Sage à consultoria Plum, e disponibilizado para a imprensa. Ele também afirma que as atividades que mais gastam esse tempo são as de contabilidade, com 21%, emissão de notas fiscais, com 15%, e recursos humanos, com 12%. Mesma lógica: automatize. Ganhe tempo, ganhe eficiência.
Inovar pede por agilidade. Agilidade para pensar muito, errar muito, prototipar, recalcular rota e fazer tudo de novo. Lentidão de processos mata qualquer tipo de inovação. Ainda mais em um mundo que as coisas acontecem em uma velocidade impressionante. Se você não tem um ambiente capaz de acompanhar esse passo, é muito provável que você se torne obsoleto.
A adoção de soluções tecnológicas é a maior aliada para lidar com a burocracia. Hoje há no mercado inúmeros programas, como já mencionados, focados em ajudar na organização de processos e de documentos de um negócio, como gerenciadores de atividades, gestão de documentos online, aplicativos de gestão financeira.
Muitas dessas interfaces geram dados e análises sobre o negócio, o que pode acrescentar (e muito) às lideranças. Por exemplo, alguns podem indicar o tempo médio gasto para fazer uma determinada atividade, assim como avisar que o vencimento de algum documento está chegando.
Lidar com burocracia é vital para empresas crescerem de forma sustentável. De outra forma, podem perder a capacidade de serem competitivas e encontrarem um grande empecilho para a manutenção de suas estruturas. É exatamente por esses motivos que é tão importante sempre manter um olhar atento para a conformidade jurídica do seu negócio.
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