O cartão corporativo é uma excelente ferramenta para facilitar o dia a dia da empresa. É natural que uma companhia tenha diversos gastos em seu cotidiano. Seja para pagar funcionários ou fornecedores, é preciso ter controle das movimentações financeiras e acompanhar a evolução das despesas.
Essa ferramenta centraliza os gastos e facilita a gestão de despesas da companhia, além de diminuir a burocracia no caso de compras e gastos referentes à viagens de trabalho e compra de materiais, por exemplo.
Para ajudar você e sua empresa a ter uma melhor visualização dos gastos, vamos abordar nesse artigo tudo o que você precisa saber sobre o cartão corporativo, seu funcionamento e como controlar as despesas com essa ferramenta.
Antes de falarmos sobre o cartão, vamos voltar um pouco ao raciocínio e entender o que é um pagamento corporativo. Assim como uma pessoa recebe valores e quita contas, as empresas também realizam movimentações financeiras.
Nos pagamentos realizados pela empresa, chamamos pagamentos corporativos. Eles podem ser direcionados a fornecedores ou colaboradores e são inúmeros os exemplos que podemos citar.
Para os fornecedores, alguns tipos de pagamentos corporativos são:
Já como exemplos de pagamentos para colaboradores, podemos citar:
Em todos os casos, é essencial que a empresa tenha controle sobre os valores que estão saindo do caixa. Quanto mais centralizado e claro for, melhor será a visualização das despesas e melhor será a gestão dos recursos.
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Afinal, sem uma boa gestão financeira, a manutenção dos negócios pode ser prejudicada e são essas pequenas ações que contribuem para a saúde econômica dos negócios.
O controle pode ser realizado com diversas ferramentas, como planilhas, softwares de gestão financeira e até com o ERP (sistema de gestão empresarial), mas outro recurso que pode ser muito útil é o cartão empresarial.
Além disso, o colaborador não deve arcar com nenhum custo para a realização do seu trabalho, como está previsto na CLT. Isso quer dizer que, caso algum valor seja utilizado pelo funcionário, como uma diária de viagem, deverá ser reembolsado pela empresa.
O pagamento desse valor para o profissional pode ocorrer de três maneiras:
O cartão corporativo é um cartão de crédito ou débito que é utilizado por um colaborador para cobrir as despesas relacionadas com o trabalho da empresa. Assim, ao invés de realizar alguma transação com seus próprios fundos para pedir reembolso posteriormente, o colaborador utiliza um meio de pagamento próprio da corporação.
Seu funcionamento é similar ao cartão que as pessoas físicas utilizam, contando com bandeira, limite de utilização, fatura e anuidade. Na empresa, pode ser utilizado por um funcionário apenas ou por todos que tiverem a necessidade.
As orientações devem estar presentes na política da companhia, que também deve indicar as situações em que o cartão pode ser usado, além de explicar o funcionamento dos gastos corporativos, para que todos saibam quando, como e quanto podem gastar.
Uma das suas vantagens é centralizar no cartão os gastos da empresa. Assim, o funcionário pode usar os recursos necessários, sem que o financeiro depois precise fazer o reembolso e solicitar notas fiscais e comprovantes para validar os números.
É claro que essa comprovação é muito importante e deve ser guardada, para controle interno da instituição, mas seu objetivo principal deixa de ser o entendimento dos gastos para reembolso e passa a ser o armazenamento, para segurança da empresa.
Isso porque pode haver a necessidade de alguma consulta ou comprovação do gasto – e o recibo ou nota fiscal será utilizado, além de evitar fraudes no processo de reembolso, visto que o gasto fica registrado no cartão, com todas as informações da transação à disposição da empresa para verificação, se for preciso.
Sem falar na praticidade de uso dos colaboradores, que não precisam carregar uma grande quantia de dinheiro para usar no trabalho, tornando o processo seguro em mais um aspecto.
O uso desses cartões é o mesmo e suas vantagens para a companhia também são iguais. A diferença está nas funcionalidades e nos benefícios que a operadora dos cartões oferecerá.
O cartão corporativo é indicado para empresas com faturamento mais alto (até mesmo para órgãos governamentais), com mais possibilidades de parcelamento, maior limite de uso, melhores taxas de juros e até mais opções de crédito, além de atendimento personalizado e com maior disponibilidade.
Por outro lado, o cartão empresarial é recomendado para empresas com faturamento menor e os benefícios podem ser limitados, se comparados a outro tipo. Tudo vai de acordo com as opções que a operadora do cartão oferecerá.
Por isso, é essencial que a empresa avalie as alternativas disponíveis no mercado e escolha a opção que se adequar melhor à sua realidade tanto de uso quanto de benefícios.
O cartão de crédito corporativo funciona de modo semelhante ao cartão para pessoa física, porém está atrelado ao CNPJ da empresa. Caso a companhia já possua conta bancária, pode contatar a instituição financeira e solicitar o cartão.
O cartão corporativo possui limite para uso, além de taxas de juros. Tudo isso deve ser considerado antes da contratação do cartão. Além disso, alguns tipos podem ser utilizados em situações específicas, como pagamento de combustíveis ou presentes, enquanto outros possuem utilização livre em todos os locais.
Com esse tipo de cartão, as compras e transações já são direcionadas para a empresa, que realizará o pagamento e terá o controle das informações. Assim, o colaborador não precisa juntar os comprovantes, repassar para a companhia e depois receber o valor devido – é um processo mais ágil e prático.
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Outra questão que vale destacar é que os cartões podem oferecer vantagens para a empresa, como pontos e milhas, que poderão ser utilizados pela própria instituição no futuro. O uso do cartão pode ajudar no planejamento financeiro dos negócios, com uma orientação e previsão dos gastos que podem ocorrer.
Assim, primeiro as despesas são descontadas no cartão, depois a empresa realiza o pagamento, mas pode planejar o caixa, evitando surpresas desagradáveis nas suas finanças.
Nem sempre é preciso que o empreendedor ou dono da empresa solicite o cartão corporativo. Qualquer colaborador autorizado da empresa pode fazer a solicitação para a instituição financeira.
Além disso, mesmo que a companhia não possua uma conta bancária PJ é possível ter acesso ao cartão.
Isso porque tanto os bancos tradicionais e digitais são uma opção para adquirir o cartão de crédito empresarial, geralmente com outros produtos financeiros disponíveis, que também podem ser interessantes para os negócios.
Mas as fintechs, empresas de tecnologia voltadas para a área financeira, também podem oferecer um cartão corporativo, com funcionalidades que sejam mais atrativas para a companhia.
Novamente, é essencial analisar as opções e escolher aquela se adequa melhor à realidade da empresa, considerando taxas de juros, limites oferecidos, atendimento e condições de parcelamento.
Além disso, é fundamental que a empresa tenha regras claras de quais funcionários podem ter acesso a solicitar e usar o cartão corporativo e em quais momentos para que não haja desvios na sua utilização.
Já comentamos sobre alguns benefícios que o cartão corporativo pode trazer para a empresa, tanto para a gestão de despesas quanto para a segurança e facilidade de uso dos colaboradores. Agora vamos entender mais vantagens desse recurso para os negócios.
Uma das piores situações para o financeiro é ter informações espalhadas em diversos locais, pois dificulta a visualização da real situação da empresa. O cartão corporativo permite que as despesas dos colaboradores fiquem centralizadas em um único canal, facilitando o controle e gestão dos gastos.
Isso também é útil para identificar padrões de gastos, que podem indicar a necessidade de ajustar a política da empresa ou revisar as estratégias de negócios. Afinal, um direcionamento equivocado pode causar prejuízos e ter a consciência de onde está indo o dinheiro da companhia pode ajudar a perceber isso.
Outro ponto é que os colaboradores que utilizam o cartão têm mais autonomia para executar suas atividades, pois possuem determinado orçamento liberado, que deverá ser administrado por eles.
O cartão empresarial também facilita a prestação de contas, pois todos os gastos estão em um único local, tornando o processo de informar à empresa sobre as despesas mais rápido e com informações confiáveis.
O uso do cartão corporativo permite um registro dos gastos ao longo dos meses, o que pode determinar onde os recursos estão sendo empregados. Ao analisar as despesas, os gestores podem identificar se alguma área está demandando muitos valores e, assim, ajustar as estratégias.
O objetivo deve sempre ser ter um controle financeiro excelente e que permita que o caixa da empresa não seja pego de surpresa ou opere no vermelho pela má gestão dos recursos.
Por isso, centralizar os gastos em um único cartão pode facilitar o planejamento das despesas (pois pode-se ter uma ideia do quanto foi gasto anteriormente na mesma situação), além de ajudar a programar as ações e quais recursos estarão disponíveis, sem afetar as finanças da companhia.
Depois de planejado, o acompanhamento pode ser feito em tempo real, facilitando a gestão por parte da área financeira, que não será pega de surpresa com valores inesperados no final do mês.
Muitas empresas precisam enviar seus colaboradores em viagens a trabalho, o que gera custos, naturalmente. Em muitos lugares, é comum que o funcionário pague as despesas, envie os comprovantes para a empresa e depois receba o reembolso.
É um processo que funciona, mas pode ser lento e gera despesas para o colaborador. Por isso, o cartão corporativo é uma ótima alternativa, pois já desconta os valores gastos direto da empresa e centraliza os custos em um único meio – como já comentamos.
Isso não isenta o colaborador de prestar contas e entregar os comprovantes das despesas, mas facilita o controle da companhia e agiliza o processo para pagamento dos gastos com a viagem, como alimentação, transporte e hospedagem.
O cartão corporativo apresenta as despesas de forma organizada e facilita a consulta aos gastos, tornando a análise dos valores mais ágil e confiável. Essa facilidade também se estende para a conciliação contábil, que é o alinhamento entre os valores gastos e o que foi planejado, para entender se o previsto de fato se realizou.
Assim, ter todas as despesas (ou o máximo possível) em um só lugar ajuda o financeiro a localizar os gastos e acompanhar se tudo o que foi previsto aconteceu – e, se não ocorreu, o que pode ser feito para corrigir esse processo.
Como o monitoramento das finanças é fundamental para a empresa, quanto mais alinhado for esse processo, melhor será o controle dos recursos e, consequentemente, melhor será sua utilização.
O uso do cartão corporativo depende da política estabelecida pela empresa. Em alguns casos, todos os colaboradores podem utilizá-lo, precisando apenas solicitar o cartão para o financeiro, explicando o motivo para o pedido.
Em outros casos, apenas colaboradores (ou áreas) específicas podem contar com o recurso. Nesse caso, a empresa precisa deixar claro quem pode usar o cartão e até em quais situações.
Para isso, é interessante ter um processo de compras bem alinhado e até mesmo estabelecer diretrizes com relação aos gastos de viagens e outras situações específicas da companhia.
Após determinar quem poderá usar o cartão, é preciso ter controle das situações que o recurso foi utilizado, para depois poder acompanhar e rastrear os gastos não apenas nos locais em que ocorreram, mas também por quem foram feitos.
Para evitar surpresas no final do mês, é interessante que o financeiro e os gestores monitorem frequentemente o uso do cartão e orientem os colaboradores quanto aos locais e disponibilidade dos recursos.
Em resumo, existem dois tipos de cartão corporativo: o pré-pago e o pós-pago. Cada um possui características e vantagens, por isso vale uma avaliação da empresa sobre qual é a melhor opção para sua realidade.
O cartão pré-pago é aquele em que a empresa já determina e deixa um valor a ser utilizado pelo colaborador. Na prática, o recurso funciona como um cartão de débito, em que as despesas são descontadas conforme o saldo disponível.
É uma alternativa interessante para se ter melhor controle dos gastos, pois a empresa é quem determina os valores que podem ser utilizados, facilitando o planejamento e acompanhamento das finanças depois.
Por trabalhar com recargas e valores já disponibilizados na conta, esse formato de cartão não gera inadimplência, o que facilita sua aquisição pela empresa, pois a burocracia é menor.
Além disso, por ter um limite mensal, se o colaborador precisar ultrapassar o valor proposto, precisará pedir autorização para a empresa e explicar o motivo, aumentando o controle sobre as despesas.
Nessa modalidade, o uso é similar a um cartão de crédito, com o pagamento de uma fatura após a utilização do limite disponível.
Para evitar gastos desnecessários ou fora do planejado, a empresa precisa estabelecer uma política de despesas bem definida, orientando os colaboradores quanto ao que pode ser utilizado dos recursos.
Depois, é preciso também ter um controle do que estava na fatura e o que foi pago, fazendo a conciliação contábil. Isso evita surpresas desagradáveis no final do mês, ao avaliar as finanças do período.
Vale reforçar que, em todos os casos, é muito importante ter a prestação de contas do colaborador, para controle da empresa com relação aos valores gastos ao longo do mês.
Toda empresa possui despesas de diversas naturezas e é muito importante ter controle dos recursos que saem da companhia, seja para pagamento de fornecedores ou para uso dos colaboradores.
Quando os profissionais precisam gastar valores da empresa, é essencial que o financeiro determine quanto e quando os recursos podem ser utilizados. O controle desses valores pode ser realizado de diversas formas, mas quanto mais prático e centralizado for, melhor.
Por isso, o cartão corporativo é uma excelente alternativa, porque permite que todos os gastos sejam concentrados em um único local, facilitando a análise das despesas e o controle dos valores.
Existem opções de cartão pré-pago e pós-pago e a empresa deve analisar a melhor alternativa para sua realidade. Além disso, vale procurar a melhor instituição financeira para solicitar o cartão. Cada tipo de cartão possui vantagens e recursos próprios, que também devem ser avaliados.
Vale a pena pesquisar as opções e, junto a isso, estabelecer uma política de gastos, orientando os colaboradores sobre os locais e valores disponíveis para uso.
Para viagens, esse recurso é especialmente útil, facilitando a utilização pelos colaboradores, que não precisam ser reembolsados depois pelo que foi gasto.
Contudo, ainda é preciso realizar a prestação de contas, através de comprovantes e notas fiscais. Tudo isso alinhado permite que a empresa tenha um maior controle das finanças e garanta sua saúde econômica por mais tempo.
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