Quando o colaborador realiza atividades profissionais fora da empresa, como viagens, participação em eventos ou reuniões com clientes, a empresa deve fazer o reembolso de despesas. Ou seja, devolver os valores que o funcionário gastou nessas saídas a trabalho.
Esse ressarcimento é obrigatório e exige a apresentação dos comprovantes fiscais para que o RH ou o setor financeiro façam a gestão de despesas corporativas, cumprindo corretamente esse dever.
No entanto, um dos principais gargalos do processo de reembolso é a comprovação das despesas. Nesse caso, o principal entrave é o esquecimento dos recibos por parte dos colaboradores, o que dificulta o controle financeiro e pode atrasar o pagamento.
Felizmente, existem formas de evitar esses problemas para não gerar conflitos, erros e passivos para a empresa.
Continue a leitura para entender como funciona o reembolso de despesas corporativas, quando fazer o reembolso de despesas para colaboradores CLT e como criar uma política de reembolso de despesas na sua empresa, além de conhecer soluções que facilitam esse controle.
Principais aprendizados deste artigo
- O reembolso é o processo para ressarcir gastos realizados pelo colaborador em atividades a serviço da empresa.
- Viagens, transporte, alimentação, home office e materiais de trabalho podem ser reembolsados conforme a política interna.
- Uma política de reembolso eficiente define limites, prazos, comprovantes aceitos e fluxo de aprovação para dar mais segurança ao processo.
- Benefícios flexíveis e cartões pré-pagos reduzem a burocracia, simplificam a gestão de despesas e melhoram a experiência dos colaboradores.
Boa leitura!
O que é reembolso de despesas?
É o ressarcimento dos gastos que um colaborador teve ao realizar atividades a serviço da empresa, como viagens, transporte e alimentação, mediante a apresentação dos comprovantes fiscais. Para garantir um processo eficiente, é indicado criar regras bem definidas e transparentes, assegurando uma gestão de despesas corporativas eficaz.
No entanto, além de realizar o reembolso, as empresas precisam organizar esse processo para registrar corretamente cada saída de caixa, o que evita erros operacionais e conflitos com a equipe.
Segundo um estudo da plataforma Conta Simples, em parceria com a Visa, muitas empresas ainda não adotam práticas de gestão financeira adequadas. De acordo com a pesquisa, 51% permitem que seus colaboradores realizem gastos no “escuro”.
Esse cenário prejudica não só a saúde financeira do negócio, mas também estimula uma cultura na qual o colaborador apenas informa os gastos, sem apresentar os comprovantes necessários para o ressarcimento.
Por isso, definir limites, políticas e regras de reembolso garante mais autonomia para os colaboradores e permite que o RH deixe de atuar como fiscal dos custos, deixando o processo mais estratégico.
Agora, entenda em quais situações o reembolso é obrigatório pela CLT.
Quais situações exigem reembolso de despesas para colaboradores CLT?
As principais situações que podem gerar esse ressarcimento são:
- viagens a trabalho: gastos com passagens aéreas, hospedagem e alimentação;
- transporte: despesas com combustível, estacionamento, pedágio e serviços de aplicativo;
- alimentação: refeições durante viagens ou reuniões com clientes no horário de expediente;
- home office: despesas com internet, energia elétrica, telefone, móveis de escritório e equipamentos utilizados por equipes remotas;
- materiais de trabalho: compra de equipamentos, itens de escritório e ferramentas específicas para a realização das atividades profissionais.
Esses são alguns casos cujos gastos podem ser reembolsados total ou parcialmente, conforme a política da empresa para cada categoria.
Embora a CLT não tenha uma seção específica sobre reembolso, a lei estabelece, de forma ampla, que os custos relacionados às atividades realizadas a trabalho, como transferências, são de responsabilidade do empregador, conforme determina o artigo 470.
Além disso, o artigo 457, alterado pela Reforma Trabalhista, especifica que os valores recebidos, mesmo quando pagos com frequência, não integram o salário nem a base de cálculo dos encargos, devido à sua natureza indenizatória.
Agora que você conhece o respaldo legal, entenda, a seguir, como funciona o reembolso e as regras para recebê-lo.
Leia também: Reforma trabalhista: como ficam as regras e benefícios?
Como funciona o reembolso de despesas corporativas?
Para essa finalidade, o colaborador deve apresentar o comprovante fiscal ou recibo da despesa ao RH ou ao setor Financeiro. Embora essa exigência não esteja expressa em lei, é reconhecida por entendimentos do Tribunal Superior do Trabalho (TST) e da Receita Federal para comprovar o caráter indenizatório da verba.
Além disso, essa comprovação diferencia o reembolso do salário, o que garante a isenção de encargos trabalhistas, como o FGTS, e previdenciários, como o INSS.
Caso a empresa seja submetida a uma fiscalização sem esses comprovantes, pode ser autuada por fraude trabalhista.
Para garantir a transparência do processo, o valor recebido deve constar na folha de pagamento como ajuda de custo de caráter indenizatório, com seu respectivo código.
Diante dessas exigências legais e operacionais, a melhor forma de garantir que cada reembolso ocorra corretamente é criar uma política interna com normas claras e bem definidas. Entenda, a seguir, como fazer.
Como criar uma política de reembolso de despesas na empresa?
Para estruturar essas diretrizes, é indicado definir tetos por categoria, estabelecer prazos de reembolso, listar os tipos de comprovantes aceitos e detalhar o fluxo de aprovação. Depois dessa estruturação, o documento pode ser divulgado aos colaboradores, e suas diretrizes podem ser incluídas no contrato de trabalho.
Confira o passo a passo para estruturar uma política de reembolso eficiente.
Definir tetos por categoria
O teto de gastos é um fator essencial para o controle de custos na política de reembolso, mas precisa ser justo e compatível com a realidade da empresa. Então, considere os seguintes fatores:
- custo de vida na região;
- distância do deslocamento;
- frequência das despesas;
- tipo de atividade realizada.
Estabelecer prazos de reembolso
Em seguida, estabeleça prazos para devolver os valores aos colaboradores. Essa medida ajuda a empresa a se organizar financeiramente e permite que o colaborador saiba em quanto tempo, após o envio do comprovante, o dinheiro será reembolsado.
Listar os tipos de comprovante aceitos
Outro ponto essencial é definir quais comprovantes serão aceitos. Embora variem de acordo com o tipo de despesa, o ideal é aceitar os principais meios oficiais de comprovação, como notas fiscais, comprovantes de pagamento por cartão, cupons fiscais de supermercados e restaurantes.
Detalhar o fluxo de aprovação
Por fim, descreva todas as etapas do processo e, se possível, crie uma tabela ou imagem com o fluxo de aprovação. Nesse material, detalhe os tipos de despesas cobertas, os comprovantes aceitos para cada uma, o prazo para informar o RH, o prazo para receber o reembolso e como o pagamento será realizado.
Depois de estruturar a política, antes de implementá-la, vale a pena avaliar soluções que otimizem o processo de reembolso e reduzam erros. A seguir, confira uma dica para tornar essa gestão ainda mais eficiente.
Alternativas ao reembolso: benefícios flexíveis e cartões pré-pagos
Além do reembolso, uma forma mais prática de custear gastos extras dos colaboradores é oferecer benefícios flexíveis para despesas profissionais.
Existem soluções no mercado que permitem tanto unificar diferentes categorias em um único cartão quanto disponibilizar um cartão pré-pago para uso em viagens ou visitas a clientes.
Na Ticket, por exemplo, soluções como o Ticket Flex permitem reunir até oito categorias de benefícios, de alimentação a home office, de acordo com as necessidades do colaborador.
Se surgir uma nova demanda de trabalho, o RH pode habilitar uma nova categoria e disponibilizar o saldo diretamente pelo sistema, sem a necessidade de um novo cartão.
Quer reduzir a burocracia e tornar a gestão de despesas mais eficiente? Conheça o Ticket Flex e descubra como substituir parte do ciclo de reembolso por benefícios flexíveis, proporcionando mais agilidade para o RH e uma melhor experiência para os colaboradores.
FAQ
Qual o prazo legal para a empresa reembolsar o colaborador?
A legislação não estabelece um prazo específico para esse pagamento. Por isso, é indicado que as empresas definam internamente quando o colaborador receberá o reembolso, evitando conflitos e divergências. O ressarcimento pode ocorrer imediatamente após a apresentação do comprovante ou no pagamento seguinte, conforme a política interna.
Como evitar fraudes em solicitações de reembolso?
Para reduzir esse risco, a empresa deve definir claramente os tipos de comprovantes aceitos e os requisitos de validação, como data e identificação do estabelecimento. Além disso, em caso de dúvidas, o RH ou o Financeiro podem entrar em contato para confirmar a despesa e o respectivo valor.
