Os dias dos sistemas desintegrados e das guias de papel estão chegando ao fim. Um exemplo claro desse movimento é a criação do FGTS Digital e de benefícios corporativos gerenciados 100% online, em sistemas dedicados a essas atividades.
O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, criado em 1966, garante que o trabalhador tenha recursos financeiros caso seja demitido sem justa causa, tenha uma doença grave, seja afetado por catástrofes ambientais, se aposente ou queira comprar ou construir a casa própria.
Para isso, o depósito mensal equivalente a 8% do salário bruto do colaborador deve ser depositado diretamente na conta do fundo. No entanto, infelizmente, cerca de 1,6 milhão de empresas estão inadimplentes com os depósitos, o que afeta aproximadamente 9,5 milhões de trabalhadores.
Segundo o Ministério do Trabalho e do Emprego, os empregadores têm cerca de R$ 10 bilhões em dívidas.
Quer manter a sua empresa longe dessa estatística? Continue a leitura do artigo e entenda como o FGTS Digital impacta a gestão de benefícios, as vantagens do FGTS Digital para o Departamento Pessoal, as mudanças na admissão e rescisão com o FGTS Digital e como declarar benefícios no FGTS Digital para evitar erros no processo.
Principais aprendizados deste artigo
- O FGTS Digital é a nova plataforma criada pelo governo federal para a arrecadação e a gestão do benefício.
- O novo sistema funciona integrado ao eSocial, automatizando diversas atividades do Departamento Pessoal, como o cálculo dos descontos e das multas rescisórias.
- As principais vantagens da digitalização incluem a eliminação de tarefas burocráticas, a diminuição de custos operacionais, a melhoria dos serviços e a facilitação do acesso e da gestão de dados.
- Com o gerenciamento online no FGTS Digital, os benefícios corporativos extras oferecidos pelas empresas também são monitorados com mais eficiência e acompanhados de forma mais precisa.
Boa leitura!
O que é o FGTS Digital?
É a nova plataforma de arrecadação do benefício. O programa está integrado ao eSocial, o que facilita o acesso à base de dados dos trabalhadores formalizados e também permite que as empresas gerem a guia de recolhimento, seguindo os prazos padronizados. O sistema está no ar desde março de 2024.
Com a atualização dos processos, o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) deixou de existir, assim como os seguintes documentos:
- Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP): arquivo mensal de informações;
- Guia de Recolhimento do FGTS (GRF): guia mensal de pagamento do FGTS;
- Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF): guia utilizada em rescisões (multa de 40% e demais encargos).
Agora, essas tarefas são feitas no FGTS Digital, e os benefícios dos colaboradores são registrados e recolhidos de forma mais ágil e precisa.
O método de pagamento oficial do novo sistema é o Pix, o que garante mais agilidade e segurança, já que a operação é efetuada em tempo real.
Já o novo prazo de recolhimento, conforme a Lei nº 14.438/2022, é até o dia 20 de cada mês. Em caso de rescisão, o empregador tem até 10 dias corridos, contados a partir do dia seguinte à comunicação do desligamento, para pagar a multa e o FGTS rescisório.
Agora que você já sabe a finalidade do sistema, entenda como o FGTS Digital impacta a gestão de benefícios e impulsiona a transformação digital nas empresas.
Leia também: Gestão de benefícios: guia completo para o RH
Como o FGTS Digital impacta a gestão de benefícios?
A digitalização dos processos trouxe facilidades, como:
- emissão rápida e personalizada de guias;
- acesso e consulta ao histórico de pagamentos realizados;
- filtros para pesquisa de extratos de pagamento individualizados;
- checagem de débitos em aberto;
- pagamento da multa indenizatória com base nas remunerações devidas ao longo de todo o período trabalhado.
Outro impacto positivo é a integração ao eSocial, plataforma digital que unifica o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais sobre trabalhadores no Brasil. Essa conexão evita erros e o desencontro de informações, garantindo que os recolhimentos via FGTS Digital e os registros de benefícios ocorram no prazo e sejam baixados imediatamente.
Ou seja, na nova plataforma, o Departamento Pessoal (DP) pode gerenciar, controlar e automatizar os procedimentos de pagamento do benefício, além de solicitar a restituição ou a compensação de valores pagos indevidamente a partir de um único sistema.
Dessa forma, o tempo de processamento das operações é menor, o que auxilia o desempenho da equipe de gestão de pessoas e garante maior satisfação do trabalhador com os pagamentos realizados em dia.
Porém, os avanços não param por aí. Confira outras vantagens do FGTS Digital para o Departamento Pessoal e, em seguida, o que mudou nos processos de admissão e rescisão.
Quais são as vantagens do FGTS Digital para o Departamento Pessoal?
Eliminar tarefas burocráticas, diminuir custos operacionais, digitalizar processos, melhorar os serviços voltados ao trabalhador e ao empregador, integrar e facilitar o acesso e a gestão de dados, reduzir atrasos na arrecadação do benefício e garantir a segurança e integridade das informações tornam a rotina do departamento mais ágil e eficiente.
Entenda como essas vantagens impactam diretamente a gestão de benefícios nas empresas.
Elimina tarefas burocráticas
A automatização de processos e a integração de dados simplificam as operações, reduzindo o tempo gasto com conferências e ajustes. Como resultado, o setor executa tarefas relacionadas ao recolhimento do FGTS Digital e benefícios com menos recursos e maior produtividade.
Diminui os custos operacionais
A centralização das atividades, como eSocial, guia de recolhimento e arrecadação via Pix, no ambiente digital, simplifica a rotina administrativa e evita gastos extras com emissão de documentos, correções e deslocamentos para regularização de pendências.
Além disso, a digitalização diminui a dependência de intermediários financeiros e elimina tarifas de boletos, o que gera economia para as empresas.
Digitaliza processos
O FGTS Digital e os benefícios gerenciados digitalmente permitem automatizar procedimentos repetitivos. Dessa forma, o DP agiliza processos e libera parte da equipe para trabalhar em outras atividades mais estratégicas.
Melhora os serviços para trabalhador e empregador
A nova plataforma oferece mais transparência e rapidez na consulta de informações, o que beneficia tanto empresas quanto trabalhadores. Com dados atualizados e processos mais ágeis, o atendimento às demandas relacionadas ao FGTS e benefícios é mais eficiente.
Integra e facilita o acesso e a gestão de dados
Integrado ao eSocial, o sistema reúne dados trabalhistas e previdenciários em um único ambiente. Essa conexão facilita o acesso às informações, melhora a organização dos registros e permite que o DP gerencie os dados do FGTS Digital e dos benefícios com mais precisão.
Reduz atrasos na arrecadação
Com processos automatizados e prazos padronizados, o sistema reduz atrasos no recolhimento do FGTS Digital e seus benefícios. Esse controle ajuda as empresas a manterem suas obrigações em dia e evita penalidades decorrentes de pagamentos fora do prazo.
Garante a segurança e a integridade das informações
A plataforma do FGTS Digital foi desenvolvida com mecanismos de proteção e validação de dados, o que reduz riscos de inconsistências e falhas no envio de informações. Assim, o departamento conta com um ambiente mais seguro para armazenar e processar dados sensíveis.
Essas vantagens evidenciam como o FGTS Digital impacta a gestão de benefícios. No entanto, a implementação do sistema modificou processos-chave, como admissão e rescisão de funcionários. Confira!
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Quais são as mudanças na admissão e rescisão com o FGTS Digital?
As principais mudanças são a centralização dos processos de admissão e rescisão em um único sistema, a automatização dos cálculos e a eliminação da guia GFIP. Essas alterações foram possíveis devido à integração com o eSocial, que facilita o acesso aos dados dos colaboradores e informa automaticamente os valores devidos.
Além disso, a padronização do pagamento via Pix e a automatização dos cálculos das multas rescisórias e dos descontos mensais evitam erros e o pagamento de valores incorretos.
A seguir, confira as principais novidades em cada processo.
Admissão
As alterações no processo de admissão de funcionários no FGTS Digital incluem:
- integração total com o eSocial, na qual um sistema alimenta o outro, garantindo dados sempre atualizados;
- extinção da guia GFIP, anteriormente emitida via Conectividade Social/CAIXA, etapa eliminada a partir de 2024;
- emissão de guias individualizadas, com informações detalhadas por trabalhador, o que aumenta a segurança do processo.
Rescisão
As principais mudanças no processo de rescisão incluem:
- automatização do cálculo das multas rescisórias do FGTS (40% ou 20%), com base no evento de desligamento (S-2299) registrado no eSocial;
- antecipação do vencimento quando a rescisão ocorre entre os dias 1º e 9, para coincidir com o prazo rescisório (D+10), o que facilita a conclusão do processo;
- eliminação da GFIP “sem movimento” para empresas sem folha de pagamento. Agora, essa informação é declarada diretamente no eSocial.
O FGTS Digital e os benefícios eletrônicos trazem mais agilidade às rotinas do DP, eliminando processos manuais, o que reduz erros humanos na geração de guias mensais e rescisórias.
No próximo tópico, aprenda como declarar benefícios no FGTS Digital e preencher corretamente o eSocial, a guia de recolhimento e fazer a arrecadação via Pix.
Leia também: Documentos para admissão de funcionários: confira o checklist
Como declarar benefícios no FGTS Digital?
Mapeie as rubricas no S-1010, verifique as incidências de FGTS, confira os eventos S-1200/S-1210 e faça testes e auditorias antes do fechamento para o eSocial calcular corretamente os benefícios a serem recolhidos. Como o sistema é integrado, a categorização correta garante dados de referência precisos no processamento mensal.
Entenda o passo a passo de como os dados devem ser registrados para assegurar que as guias do FGTS Digital e os benefícios estejam corretos.
1. Mapear as rubricas no S-1010
No evento S-1010 do eSocial ficam registradas as verbas da folha de pagamento, como salário bruto, adicionais e descontos. Cada registro tem um código correspondente, conforme a “Tabela 3 – Natureza das Rubricas”.
O objetivo do mapeamento é assegurar o envio correto dos dados da folha de pagamento para o ambiente do eSocial. Dessa forma, sempre que houver alteração nos parâmetros, o S-1010 deve ser atualizado.
Isso porque essas informações influenciam diretamente outros eventos do sistema, como remuneração (S-1200) e pagamentos (S-1210).
Um dos principais erros nesta etapa da gestão do FGTS Digital e dos benefícios corporativos é registrar incorretamente a natureza da verba. Por exemplo, incluir um auxílio indenizatório, (vale-refeição, por exemplo), como verba remuneratória, o que gera tributação indevida.
2. Verificar as incidências de FGTS
A base de cálculo do FGTS é o salário bruto, ao qual podem ser incorporados benefícios de natureza salarial pagos regularmente, como:
- horas extras;
- adicional noturno;
- adicional de insalubridade e periculosidade;
- comissões;
- 13º salário;
- aviso prévio;
- adicional de 1/3 constitucional de férias.
Portanto, os profissionais de Departamento Pessoal devem checar atentamente o registro dessas informações quando integrarem a folha de pagamento, além de manter o sistema atualizado.
3. Conferir os eventos S-1200/S-1210
As informações dos eventos S-1200 (remuneração) e S-1210 (pagamentos) devem ser checadas para garantir que os valores foram lançados corretamente.
Assim, o trabalhador recebe o detalhamento adequado, tendo a segurança de que os registros do FGTS Digital e dos benefícios estão corretos.
4. Fazer testes e auditorias antes do fechamento
À medida que a equipe cresce, a complexidade da gestão de benefícios também aumenta, o que exige mais atenção do RH e do DP. Por isso, realizar auditorias periódicas nos dados registrados no eSocial auxilia nos fechamentos mensais e evita retrabalho e correções no dia a dia.
Agora que você sabe como garantir um cálculo mais preciso, entenda o impacto do FGTS Digital no custo dos benefícios corporativos e como o novo processo ajuda no controle desses custos.
Qual é o impacto do FGTS Digital no custo dos benefícios corporativos?
A precisão dos dados é o principal impacto da integração dos sistemas digitais, tanto para o cálculo correto dos descontos mensais que incidem sobre o salário quanto para a classificação dos benefícios extras de natureza indenizatória oferecidos. Assim, as chances de erro diminuem, o que fortalece a conformidade dos processos.
Essa organização é fundamental porque existem verbas que não integram o salário e, portanto, não fazem parte da base de cálculo do FGTS, como:
- vale-refeição/alimentação;
- vale-transporte (exceto se pago em dinheiro);
- diárias de viagem que não ultrapassem 50% do salário;
- prêmios eventuais;
- abonos (com exceção do abono de férias).
O preenchimento correto da natureza desses benefícios no eSocial assegura que o sistema utilize apenas os dados adequados para calcular os encargos e descontos relacionados à folha de pagamento.
Como evitar erros no FGTS Digital na rescisão?
Antes de concluir o processo:
- verifique a descrição das rubricas no eSocial e confirme se estão com a incidência correta de FGTS e a natureza adequada;
- confira se o eSocial foi fechado e se os eventos de desligamento (S-2299/S-2399) foram enviados;
- revise o histórico de remunerações e o valor da multa rescisória para evitar divergências;
- confira se a data de desligamento está correta;
- utilize exclusivamente o QR Code do Pix gerado pelo sistema para o pagamento da guia.
Importante: esse checklist de revisão é fundamental para o Departamento Pessoal evitar retrabalho, pois o sistema não permite excluir uma guia emitida. Caso haja divergências, será necessário refazer o processo.
O sucesso da gestão do FGTS Digital e dos benefícios corporativos depende de processos bem estruturados para orientar a equipe. Nesse contexto, a escolha das ferramentas certas faz toda a diferença. Veja como otimizar essas atividades.
FGTS Digital e benefícios: faça a gestão inteligente com a Ticket
Quando o assunto é gestão moderna de benefícios corporativos, a Ticket tem as soluções ideais para empresas atentas às necessidades de suas equipes.
Além de cartões para categorias-chave, como alimentação, refeição, vale-transporte, prêmios e benefícios flexíveis, o RH tem acesso a uma plataforma exclusiva com recursos integrados ao Departamento Pessoal e ao Financeiro.
Conheça as soluções da Ticket e gerencie as rotinas relacionadas ao FGTS Digital e aos benefícios corporativos com mais segurança e facilidade.
FAQ
Quais benefícios integram a base de cálculo do FGTS e quais ficam fora?
As verbas de natureza salarial pagas regularmente, como horas extras, adicional noturno, comissões e 13º salário, integram o cálculo. Já benefícios indenizatórios, como vale-refeição, vale-transporte e diárias de viagem dentro do limite legal, não entram na conta. A categorização correta evita tributação indevida no FGTS Digital e nos benefícios.
Como evitar erros na rescisão envolvendo benefícios e incidência de FGTS?
Para evitar erros, revise as rubricas no eSocial, confirme a incidência correta de FGTS e verifique os eventos de desligamento. Também é importante conferir histórico de remunerações, multa rescisória e datas registradas, além de utilizar apenas a guia gerada pelo sistema digital ao fazer o pagamento.
