O principal gerador de passivos nas empresas é a falta de processos de gestão estruturados para organizar o pagamento de incentivos, prêmios e bônus, o que aumenta os riscos trabalhistas no pagamento de benefícios.
Sem o enquadramento e o detalhamento adequados na folha de pagamento, os valores podem ser considerados verbas salariais. Dessa forma, quando uma auditoria identifica esse erro, é necessário recolher encargos retroativos.
Para entender a dimensão que a falta de compliance trabalhista em RH pode alcançar, o Tribunal Superior do Trabalho registrou índices recordes em 2024: foram mais de 4 milhões de processos recebidos e R$ 50 bilhões pagos aos reclamantes, segundo dados do Relatório Geral da Justiça do Trabalho.
Para se manter distante dos tribunais e evitar prejuízos financeiros e danos à reputação da empresa no mercado, continue a leitura e entenda o que pode gerar passivo trabalhista em benefícios, bem como os benefícios que integram salário e geram encargos.
Além desses pontos, entenda como evitar problemas trabalhistas com benefícios corporativos e conheça soluções para garantir a conformidade trabalhista na gestão de benefícios.
Principais aprendizados deste artigo
- A falta de controle e enquadramento correto dos tipos de auxílios pode transformar verbas indenizatórias em salariais, aumentando os riscos trabalhistas no pagamento de benefícios.
- Benefícios concedidos de forma incorreta, como em dinheiro ou sem controle de finalidade, podem gerar encargos e judicialização.
- A auditoria de benefícios corporativos e o monitoramento contínuo reduzem erros operacionais e asseguram o cumprimento das obrigações legais.
- A digitalização da gestão melhora o controle, reduz custos e fortalece o compliance trabalhista em RH.
- Contar com fornecedores especializados contribui para a governança corporativa na gestão de benefícios e minimiza riscos financeiros e reputacionais.
O que pode gerar passivo trabalhista em benefícios?
Os fatores que mais geram passivos são:
- falta de comprovação da finalidade da verba;
- corte indevido de benefícios;
- desconto acima do permitido em folha de pagamento;
- concessão irregular ou cálculo incorreto do vale-transporte;
- pagamento em dinheiro de benefícios que deveriam ser concedidos via cartão;
- descumprimento de convenções coletivas.
Esses riscos trabalhistas no pagamento de benefícios geram passivos porque, por exemplo, se a empresa fornece incentivos opcionais sem controle adequado da finalidade de uso do saldo, o pagamento pode ser enquadrado como verba remuneratória.
Dessa forma, o valor integrará o salário e a base de cálculo das contribuições previdenciárias (INSS), do imposto de renda e do FGTS. Em longo prazo, esse erro pode gerar dívidas trabalhistas elevadas para a empresa.
Assim, o principal ponto sobre o que pode gerar passivo trabalhista em benefícios é entender que, se a gestão for bem estruturada e cumprir os quesitos da CLT para o enquadramento como verbas indenizatórias, as chances de problemas reduzem.
Por isso, independentemente do porte do negócio e do tamanho da equipe, contratar um serviço para a concessão correta dos incentivos, com registro de todos os dados, garante uma operação sem erros na entrega, no desconto e na gestão de benefícios.
Leia também: Gestão de benefícios: tendências, tipos e como fazer [GUIA]
Quais são os benefícios que integram salário e geram encargos?
Comissões, adicionais de insalubridade, periculosidade e noturno, além de horas extras são os principais. Essas verbas, de acordo com o artigo 457 da CLT, são incluídas na folha de pagamento como contraprestação pelos serviços prestados. Por serem pagas habitualmente, fazem parte da remuneração do trabalhador.
Dessa forma, a frequência de pagamento e a natureza dos valores determinam os benefícios que integram salário e geram encargos.
Esse monitoramento da integração salarial garante o somatório correto das verbas remuneratórias e indenizatórias, que refletem nos direitos essenciais assegurados pela legislação trabalhista, como INSS, 13º salário, férias e recolhimento do FGTS.
Com esses processos estruturados, o RH evita riscos trabalhistas no pagamento de benefícios e problemas no recolhimento dos encargos, que podem ser judicializados pelo colaborador lesado.
Qual é a regra após a Reforma Trabalhista?
Em 2017, a reforma trabalhista implementou várias mudanças na CLT, incluindo novas diretrizes sobre benefícios que integram o salário. Agora, segundo o § 2º do artigo 457, o pagamento de “ajuda de custo, auxílio-alimentação, diárias para viagem, prêmios e abonos” não tem natureza salarial, mesmo quando fornecidos habitualmente.
Com essa atualização, as empresas podem conceder prêmios por desempenho ou pela conquista de metas para incentivar o engajamento dos colaboradores, sem caracterizar aumento salarial e gerar encargos adicionais para ambas as partes.
Por que é importante conhecer essas normas?
O entendimento correto garante o controle eficiente dos riscos trabalhistas no pagamento de benefícios e não descaracteriza sua natureza. Por exemplo, em 2022, a Lei n.º 14.442 alterou o Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT), definindo que subsídios como vale-refeição e alimentação não podem ser concedidos em dinheiro.
Com essa mudança, as empresas precisam contratar um serviço terceirizado para fornecer esses auxílios por cartão eletrônico, garantindo não só o uso da verba para a finalidade adequada, mas também as isenções fiscais e sociais oferecidas pelo programa.
Além disso, é fundamental que o RH conheça a legislação trabalhista e os benefícios CLT. Outros incentivos opcionais e obrigatórios, como auxílio de mobilidade, home office, educação, cultura, plano de saúde e vale-transporte, têm normas de concessão que, se seguidas, garantem o caráter exclusivamente indenizatório dessas verbas.
Leia também: PAT: o que é, como funciona e etapas do cadastro no programa
Por que o vale-transporte aumenta os riscos trabalhistas no pagamento de benefícios?
Porque ainda existe um certo desconhecimento das normas de gestão e concessão, que leva a condutas inadequadas, como o cálculo proporcional incorreto, a exclusão de colaboradores elegíveis, o desconto superior a 6% do salário ou a sua aplicação sem a concessão do benefício, além do uso da verba sem comprovação.
A contratação pelas regras da CLT exige que as empresas verifiquem a elegibilidade de cada colaborador para receber o vale-transporte.
Geralmente, a maioria precisa do suporte para se deslocar até o trabalho, mas existem pessoas que não necessitam, devido à proximidade com a sede da empresa e, portanto, podem abrir mão do benefício.
Nesses casos, a lei exige a renúncia voluntária por meio de uma declaração escrita de próprio punho ou via termo de renúncia concedido pelo RH. Assim, o desconto de 6% não se aplica sobre o valor bruto do salário.
Além desse cuidado, o desconto deve respeitar o limite máximo permitido pela lei do vale-transporte. A dedução superior ao limite ou sem a concessão efetiva do auxílio é lesiva para os colaboradores e pode resultar em processos para a empresa.
Por outro lado, conceder a verba em dinheiro descaracteriza a natureza do benefício, além de inviabilizar o monitoramento do uso, o que aumenta os riscos trabalhistas no pagamento de benefícios.
Como a gestão digital melhora o controle do VT?
Digitalizar os procedimentos minimiza os erros de distribuição. Isso porque os softwares analisam automaticamente o trajeto e os gastos de cada colaborador, o que garante o pagamento proporcional correto e o controle dos custos. Esse tipo de gerenciamento pode proporcionar uma economia de até 35% nos gastos com o auxílio.
A digitalização de processos é um passo fundamental para driblar os riscos trabalhistas no pagamento de benefícios. Conheça também outras maneiras de fortalecer o compliance trabalhista.
Como evitar problemas trabalhistas com benefícios corporativos?
O checklist prático de auditoria de benefícios corporativos inclui:
- Revisar os contratos com fornecedores;
- Verificar os descontos em folha;
- Checar a conformidade dos subsídios de alimentação com o PAT;
- Conferir as atualizações da Convenção Coletiva de Trabalho (CCT);
- Rever a documentação de concessão e as alterações de benefícios.
Confira as atividades realizadas em cada tópico e como o controle periódico evita riscos trabalhistas no pagamento de benefícios.
1. Revisar o contrato com o fornecedor
O acompanhamento do contrato garante a renovação no prazo adequado, evitando problemas como o corte do serviço e a suspensão dos cartões de benefício dos colaboradores.
Programar lembretes de revisão ajuda o RH a analisar o contrato, identificar melhorias e, assim, renegociar valores e vantagens com o fornecedor.
2. Verificar os descontos em folha
A descrição detalhada dos descontos na folha de pagamento é um processo simples, mas eficaz para reduzir riscos trabalhistas no pagamento de benefícios.
Para facilitar a verificação das informações, digitalize a geração do documento com a implementação de um software ou sistema que integre essa ferramenta. Assim, a equipe garante o cálculo, a emissão, o recolhimento de encargos e o envio corretos.
3. Checar a conformidade dos subsídios de alimentação com o PAT
O vale-alimentação ou vale-refeição deve ser concedido por cartão eletrônico, nunca em dinheiro, de maneira que o colaborador utilize a verba apenas para a finalidade proposta.
Dessa forma, ao contratar um fornecedor, garanta que o modelo do serviço atenda às regras do PAT para obter as vantagens do programa e evitar riscos trabalhistas no pagamento de benefícios de alimentação.
Leia também: Diferenças entre vale-alimentação e vale-refeição + regras
4. Conferir as atualizações da Convenção Coletiva de Trabalho (CCT)
Anualmente, os sindicatos atualizam a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT). Portanto, é responsabilidade do RH a conferência do documento para garantir a conformidade com as normas e eliminar riscos trabalhistas no pagamento de benefícios.
Programe uma notificação na agenda na data-base de renovação do documento, definida pelo sindicato da categoria profissional, para lembrar desse compromisso.
5. Revisar a documentação de concessão e as alterações de benefícios
Além da CCT, outros documentos, como a política interna de benefícios e o contrato de trabalho, devem ser revisados e atualizados conforme as mudanças anuais nos auxílios.
Esse cuidado é fundamental, pois a empresa não pode decidir unilateralmente eliminar ou mudar os incentivos. Quando a concessão consta nos documentos internos, a organização deve honrar o compromisso no formato proposto.
Caso a empresa precise modificar o programa de auxílios, é fundamental checar primeiro a legislação e negociar com os colaboradores as mudanças.
Após chegar a um consenso, os documentos devem ser atualizados para eliminar os riscos trabalhistas no pagamento de benefícios.
Qual o papel das convenções coletivas de trabalho?
O documento formaliza o acordo entre o sindicato dos trabalhadores e o patronal, estabelecendo as regras da categoria, como pisos, reajustes salariais, benefícios e jornada, para estabelecer uma relação de trabalho justa e transparente. Dessa forma, auxílios opcionais podem se tornar obrigatórios ao constarem na CCT.
Um exemplo comum é o subsídio de alimentação. A convenção pode estabelecer sua obrigatoriedade, além do valor mínimo e até as datas de renovação mensal do benefício.
Dessa forma, se o setor em que uma empresa atua tiver representação sindical, o RH precisa checar e cumprir os acordos previstos na convenção coletiva, garantindo a conformidade trabalhista na gestão de benefícios.
O desconhecimento ou o descumprimento dessas normas aumenta os riscos trabalhistas no pagamento de benefícios, sendo uma das principais fontes de passivo para as organizações.
Como um parceiro confiável facilita a conformidade trabalhista na gestão de benefícios?
Avalie a segurança jurídica, a facilidade de rastreamento dos dados no sistema interno e a conformidade com a legislação ao contratar um fornecedor qualificado. Esses recursos facilitam o controle de riscos trabalhistas no pagamento de benefícios e evitam a exposição da empresa ao pagamento de passivos.
Além disso, um processo de seleção criterioso evita não só prejuízos financeiros, mas também a desvalorização da marca empregadora. Afinal, acumular processos trabalhistas compromete a capacidade de atrair novos talentos no mercado.
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Todos os incentivos são concedidos por cartão eletrônico e gerenciados em um sistema digital que armazena e organiza os dados e gastos de cada colaborador, o que reduz significativamente a exposição da empresa a riscos trabalhistas no pagamento de benefícios.
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FAQ
Posso retirar um benefício que ofereço voluntariamente sem gerar passivo?
Não. Geralmente, as empresas oficializam a concessão de benefícios opcionais na política interna ou no contrato de trabalho. Dessa forma, a retirada arbitrária, sem o conhecimento prévio do colaborador, pode resultar em quebra contratual e levar à judicialização, caso o colaborador se sinta lesado pela decisão do empregador.
O vale-alimentação pago em dinheiro tem natureza salarial?
Sim. Como o pagamento é fixo e habitual, a legislação enquadra o valor como parte do salário, e não como auxílio indenizatório. A solução é contratar o serviço de um fornecedor de benefícios para disponibilizar o subsídio por meio de um cartão eletrônico, aceito em estabelecimentos de alimentação.
