As reuniões online sempre existiram no cotidiano da maioria das corporações e estão cada vez mais presentes. Essa ferramenta é excelente para facilitar o dia a dia e essencial para o bem-estar dos colaboradores, cujas áreas demandam estar em campo constantemente ou rotinas mais flexíveis.
Pós-pandemia, com o trabalho remoto, as reuniões online se tornaram o “novo normal”, por isso, as organizações devem aprender novas estratégias para se adaptar aos desafios dessa modalidade de reuniões, tornando-as mais práticas e eficientes, para, assim, otimizar o tempo da liderança de pessoas e seus colaboradores.
Pensando nisso, trouxemos 3 dicas para te ajudar a organizar reuniões online mais rápidas, eficientes e resolutivas. Lembrando que, para isso acontecer, é preciso que seu time esteja sempre informado e engajado sobre as atividades da sua empresa e as pautas levantadas em reuniões.
Assim, seu planejamento estratégico sempre tem que levar em consideração o bem-estar do colaborador para que as estratégias para recursos mais específicos, como as reuniões, façam sentido e realmente envolvam seus colaboradores no propósito do seu negócio.
Os líderes de cada área são papéis imprescindíveis na organização e para a implementação de um planejamento estratégico nas tarefas cotidianas e objetivos de médio e longo prazo da empresa.
São eles que estão em contato com os tópicos mais importantes da corporação a serem trazidos – ou não – para discussão com os empregados, que sabem das necessidades dos colaboradores e quais estão alinhados com as necessidades e demandas da empresa, entendem o funcionamento de suas equipes e são responsáveis pelo engajamento do time.
Por isso, é preciso que estes profissionais tenham uma atenção maior dos profissionais de Recursos Humanos¸ que podem ser um ponto de contato estratégico para organização das reuniões.
Depois de entender as demandas a serem tratadas com seus times, os líderes serão responsáveis por filtrar as informações mais coerentes para cada modalidade de reunião e escolher quem será o responsável por passá-las ao time e conduzir a reunião – sendo assim, os decisores do que é mais pertinente para reuniões online ou presenciais.
Dessa forma, o que precisa ser mais direto, para evitar o desgaste de passar tempo demais em frente as telas, deve ser selecionado por esses profissionais e esquematizado para que a tratativa online seja mais clara e objetiva.
Claro que podem ocorrer discussões mais complexas online, aquelas que, por qualquer motivo, não serão viáveis presencialmente. Porém, pensando no bem-estar do colaborador, as dicas seguintes são essenciais para que tudo aconteça da melhor forma possível, não apenas para os líderes da reunião, como também para os demais participantes, mesmo no trabalho remoto.
Para garantir a fluidez das reuniões online, mesmo tratando de assuntos mais complexos, é interessante que o líder da reunião pense em uma narrativa ou uma jornada orientada por tópicos.
Os tópicos são uma ferramenta-chave nesse momento, pois dividem um tema global em pequenos segmentos, tornando a atenção dos participantes menos dispersa e, assim, menos cansativa.
Portanto, é preciso pensar em uma ordem de tratativa que torne tudo coerente – com começo, meio e fim – para passar as informações mais importantes de forma eficiente e memorável.
Em vista disso, elaboramos uma ordem baseada em storytelling, uma estratégia com origem no marketing, mas que traz muito engajamento ao ser voltada para objetivos informativos, de acordo com o levantamento “Para onde vai esse tal de storytelling?”, da agência Lukso:
No trabalho remoto, passamos muito tempo em frente às telas, o que torna muito mais cansativo focar a atenção por períodos mais longos, como em uma reunião inevitavelmente extensa. Fora do presencial, não temos a presença do líder da reunião, seus movimentos e dinamismo nas interações e, por isso, o recurso visual das apresentações ocupa esse papel nas reuniões online.
Para realizar uma apresentação mais atrativa, é preciso se atentar ao objetivo, público e tempo da reunião. Quanto mais difíceis ou cansativas, mais interessante será utilizar a criatividade e o dinamismo dos elementos visuais. Claro, com muito cuidado para que não distraiam os colaboradores das informações que devem ser passadas.
Deste modo, resuma as informações escritas de forma clara e sucinta, traga elementos visuais que reforcem a mensagem dessas informações e garanta que sejam úteis para caso os participantes precisem acessá-las posteriormente.
Lembramos que é importante não subestimar os incentivos pensados para proporcionar mais felicidade no ambiente de trabalho¸ de forma que seus colaboradores estejam interessados em qualquer pauta importante sobre o seu negócio.
Entre os desafios dos profissionais de Recursos Humanos está certificar-se de que seus benefícios engajem seus empregados. Assim, será muito mais fácil integrar suas equipes nas iniciativas da sua empresa.
Pensar em iniciativas voltadas para pessoas demonstra aos seus colaboradores que sua empresa está interessada nas necessidades dos empregados, tornando-os muito mais atentos às necessidades de seu negócio.
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