Documentos físicos, sejam eles formulários, contratos ou holerites, podem ser uma verdadeira dor de cabeça para um negócio. Além de muitas vezes ocuparem muito espaço físico, eles também podem ser muito mais difíceis de organizar e de achar. Por sinal, na perda de qualquer papel o tempo da burocracia pode multiplicar, causando um grande transtorno.
Uma boa opção é procurar ter a menor quantidade de papel possível, digitalizando a maioria dos documentos e organizando-os em nuvens online, para também evitar perdê-los.
A adoção de soluções tecnológicas pode ser um grande aliado no combate ao excesso de burocracia. Hoje há no mercado inúmeros programas focados em ajudar na organização de processos e de documentos de um negócio, como gerenciadores de atividades, gestão de documentos online, aplicativos de gestão financeira, fluxo de caixa, entre outros.
Com essas soluções é possível otimizar o tempo das equipes e aumentar a eficiência dos processos, assim como muitas vezes também resulta na redução de custos. Além dessas vantagens, muitos desses aplicativos geram dados e análises sobre o negócio, o que pode acrescentar (e muito) às lideranças. Por exemplo, alguns podem indicar o tempo médio gasto para fazer uma determinada atividade, assim como avisar que o vencimento de algum documento está chegando, entre outros.
Outro ponto positivo desse tipo de ferramenta é que ela também ajuda na autonomia dos colaboradores, uma vez que unificando as atividades em um só lugar fica mais fácil de comprovar as atividades que estão sendo feitas, assim como, do lado do gestor, acompanhar cada uma e com o tempo se sentir mais confortável de dar cada vez mais independência para o time.
Se seus processos estão otimizados e atualizados, você está no páreo dos seus grandes concorrentes. Esse é o primeiro benefício. Manter a competitividade. Isso porque, se você tem gargalos, você tem obstáculos. Obstáculos de recursos, por exemplo, que podem impedir o crescimento da empresa. Para além do mau uso desses recursos, processos otimizados resultam em uma cadeia produtiva bem mapeada e mais assertiva, o que garante maior saúde financeira e, consequentemente, maior capacidade de alocar seus ativos para crescer e se manter competitivo.
Eliminar gastos desnecessários está intimamente ligado à manter-se competitivo. Falamos sobre identificar o mau uso de recursos. Recursos são o equity da sua empresa, o que faz ela funcionar. Se você não está utilizando-os corretamente, você está gastando de forma errada – e perdendo dinheiro. Isso afeta a saúde financeira do seu negócio. Nesse cenário, os gastos e a perda de possíveis ganhos são grandes, podendo ser evitados com a gestão de processos. Do outro lado da ponta, se você otimiza seus processos e evita o mau uso de seus recursos, você ganha em produtividade.
Com processos mapeados e uma visão completa sobre como as coisas funcionam, você tem um poder de decisão mais assertivo. Isso porque a gestão de processos necessita de análises, para entender as forças e as fraquezas da empresa. Com isso, você tem em mãos informações necessárias para tomar decisões mais embasadas.
Não se perder no jogo da burocracia.
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