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Conheça quais os tipos de gestão de processos

Conheça quais os tipos de gestão de processos

 

Gestão de processos basicamente significa botar as engrenagens da sua empresa para funcionar fluidamente, mas não é uma equação simples. Existem empresas de diferentes portes, de diferentes setores, com diversos funcionários – e para gerir essa máquina, não dá para colocar todo mundo na mesma caixinha.

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Para isso, existem alguns tipos de metodologias de gestão de processos, sendo destacados quatro delas: PDCA, Seis Sigma, Benchmarking e 5S. Confira os detalhes sobre cada um a seguir.

 

Ciclo PDCA

 

PDCA é uma sigla para: Plan (planejar); Do (fazer); Check (checar) e Act (agir). São etapas que funcionam como um ciclo que se repete e sofre melhorias a cada vez que recomeça. Entenda melhor:

 

Planejar

 

Essa é a etapa em que os responsáveis pelo planejamento da gestão de processos entrarão em ação. Como qualquer planejamento que se preze, é definido quem encabeçará o projeto, assim como os objetivos e as métricas para alcançá-los. É necessário um equilíbrio para não engessar o próprio processo da gestão, já que estamos falando de algo que tende a ter momentos em que é preciso deixar a coisa mais fluída e momentos de maior controle.

 

Fazer

 

O bacana dessa metodologia, como dissemos, é que ela funciona em etapas que formam um ciclo. Uma depende da outra. Consequentemente, se a primeira é planejar, nessa segunda, é executar o plano feito na anterior. Lembre-se: aqui a coleta de dados é essencial, para dar sequência na gestão do processo em questão.

 

Checar

 

Com os dados coletados a partir da execução do planejamento, você tem insumos para entender se a estratégia que você elaborou no planejamento está seguindo conforme o planejado. 

 

Agir

 

Se você checou e a estratégia está te entregando resultados positivos, implemente-a. Sua gestão de processos é eficiente, é hora de padronizar e formalizá-la. Se o resultado é negativo, é hora de repensar e recomeçar o ciclo novamente, com novas diretrizes.

 

Benchmarking

 

O benchmarking é avaliar seus processos com base na comparação, seja ela perante a concorrência do seu segmento, de empresas referências no mercado ou de diferentes áreas da sua própria empresa. Simples, não? Mas a verdade é que existem alguns tipos de olhares que você pode ter na hora de fazer o benchmarking. Ele pode ser interno, como dissemos, comparando diferentes áreas da sua empresa e que estejam performando dissonantemente; ele pode ser competitivo, comparando a concorrência; ele pode ser funcional, comparando com áreas parecidas de empresas de outra atuação; e ele pode ser genérico: o foco é a opção com melhor resultado, independente de segmento ou área do negócio. É uma metodologia muito útil, afinal, trata-se de recolher insumos para aplicar melhorias no seu negócio e na gestão de seus processos.

 

Seis Sigma

 

A metodologia Seis Sigma tem como foco principal cortar o mal pela raíz. Eliminar os gargalos dos seus processos. É uma metodologia para problemas complexos e também se baseia em um ciclo (DMAIC). 

Suas etapas são compostas por: definir, medir, analisar, aperfeiçoar e controlar. O Seis Sigma conta com diferentes níveis de certificação da metodologia, cada um indicado para um nível de trabalho dentro de um processo.

O White Belt é o mais básico e treina o profissional para o nível operacional, o Yellow Belt é para quem ocupa posições mais táticas, já o Green e o Black Belt são para colaboradores que trabalham diretamente com gestão de processos e assim por diante.

 

Método 5S

 

Outro método focado na eliminação de gargalos, esse tem como foco a transformação comportamental das equipes e do ambiente de trabalho. Para fazer isso, essa gestão de processos baseia-se em cinco palavras que, em japonês, começam com a letra “s”. Elas são:

 

Seiri: Classificar

 

Você classifica todos os processos da empresa e entende quais deles são úteis e quais deles são dispensáveis. É como você ter uma loja e catalogar todos os seus produtos, entendendo quais estão vendendo bem e quais não estão, para fazer uma temporada de vendas mais assertiva.

 

Seiton: Organizar

 

Outro em forma de ciclo, depois que tudo foi classificado, entendido o que é útil ou descartável, você organiza. Você precisa ter processos funcionais, que tenham uma lógica estruturada.

 

Seiso: Limpar

 

A limpeza envolve o ambiente de trabalho. Você precisa ter um ambiente estimulante e organizado, para aumentar a produtividade dos seus funcionários. Tem que virar rotina.

 

Seiketsu: Padronizar

 

Para que os três passos anteriores funcionem, é preciso a criação de um padrão, como rotinas de trabalho e de processos para que ele continue sem sair dos eixos.

 

Shitsuke: Manter

 

Por fim, faz-se necessário a manutenção de todos os passos constantemente como forma de integrar não só a gestão de processos como também a cultura da empresa.

 

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