Gestão de processos basicamente significa botar as engrenagens da sua empresa para funcionar fluidamente, mas não é uma equação simples. Existem empresas de diferentes portes, de diferentes setores, com diversos funcionários – e para gerir essa máquina, não dá para colocar todo mundo na mesma caixinha.
Para isso, existem alguns tipos de metodologias de gestão de processos, sendo destacados quatro delas: PDCA, Seis Sigma, Benchmarking e 5S. Confira os detalhes sobre cada um a seguir.
PDCA é uma sigla para: Plan (planejar); Do (fazer); Check (checar) e Act (agir). São etapas que funcionam como um ciclo que se repete e sofre melhorias a cada vez que recomeça. Entenda melhor:
Essa é a etapa em que os responsáveis pelo planejamento da gestão de processos entrarão em ação. Como qualquer planejamento que se preze, é definido quem encabeçará o projeto, assim como os objetivos e as métricas para alcançá-los. É necessário um equilíbrio para não engessar o próprio processo da gestão, já que estamos falando de algo que tende a ter momentos em que é preciso deixar a coisa mais fluída e momentos de maior controle.
O bacana dessa metodologia, como dissemos, é que ela funciona em etapas que formam um ciclo. Uma depende da outra. Consequentemente, se a primeira é planejar, nessa segunda, é executar o plano feito na anterior. Lembre-se: aqui a coleta de dados é essencial, para dar sequência na gestão do processo em questão.
Com os dados coletados a partir da execução do planejamento, você tem insumos para entender se a estratégia que você elaborou no planejamento está seguindo conforme o planejado.
Se você checou e a estratégia está te entregando resultados positivos, implemente-a. Sua gestão de processos é eficiente, é hora de padronizar e formalizá-la. Se o resultado é negativo, é hora de repensar e recomeçar o ciclo novamente, com novas diretrizes.
O benchmarking é avaliar seus processos com base na comparação, seja ela perante a concorrência do seu segmento, de empresas referências no mercado ou de diferentes áreas da sua própria empresa. Simples, não? Mas a verdade é que existem alguns tipos de olhares que você pode ter na hora de fazer o benchmarking. Ele pode ser interno, como dissemos, comparando diferentes áreas da sua empresa e que estejam performando dissonantemente; ele pode ser competitivo, comparando a concorrência; ele pode ser funcional, comparando com áreas parecidas de empresas de outra atuação; e ele pode ser genérico: o foco é a opção com melhor resultado, independente de segmento ou área do negócio. É uma metodologia muito útil, afinal, trata-se de recolher insumos para aplicar melhorias no seu negócio e na gestão de seus processos.
A metodologia Seis Sigma tem como foco principal cortar o mal pela raíz. Eliminar os gargalos dos seus processos. É uma metodologia para problemas complexos e também se baseia em um ciclo (DMAIC).
Suas etapas são compostas por: definir, medir, analisar, aperfeiçoar e controlar. O Seis Sigma conta com diferentes níveis de certificação da metodologia, cada um indicado para um nível de trabalho dentro de um processo.
O White Belt é o mais básico e treina o profissional para o nível operacional, o Yellow Belt é para quem ocupa posições mais táticas, já o Green e o Black Belt são para colaboradores que trabalham diretamente com gestão de processos e assim por diante.
Outro método focado na eliminação de gargalos, esse tem como foco a transformação comportamental das equipes e do ambiente de trabalho. Para fazer isso, essa gestão de processos baseia-se em cinco palavras que, em japonês, começam com a letra “s”. Elas são:
Você classifica todos os processos da empresa e entende quais deles são úteis e quais deles são dispensáveis. É como você ter uma loja e catalogar todos os seus produtos, entendendo quais estão vendendo bem e quais não estão, para fazer uma temporada de vendas mais assertiva.
Outro em forma de ciclo, depois que tudo foi classificado, entendido o que é útil ou descartável, você organiza. Você precisa ter processos funcionais, que tenham uma lógica estruturada.
A limpeza envolve o ambiente de trabalho. Você precisa ter um ambiente estimulante e organizado, para aumentar a produtividade dos seus funcionários. Tem que virar rotina.
Para que os três passos anteriores funcionem, é preciso a criação de um padrão, como rotinas de trabalho e de processos para que ele continue sem sair dos eixos.
Por fim, faz-se necessário a manutenção de todos os passos constantemente como forma de integrar não só a gestão de processos como também a cultura da empresa.
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