Gestão de processos envolve diversas práticas interligadas para tornar operações mais eficientes. Apesar de cada uma possuir uma característica distinta, todas possuem o mesmo objetivo: otimizar para atingir melhores resultados. Reunimos 6 principais delas para você se atentar na hora de gerir seus processos:
A arquitetura é a maquete de interação entre cada processo da empresa. É a prática que mapeia as informações de cada processo e de que forma ele se conecta com os outros de diferentes áreas. Se você, na hora de montar um planejamento de gestão, define objetivos e estratégias, precisa entender a arquitetura de seus processos. É o mapa visual da gestão de processos.
O mapeamento entende o objetivo de cada processo e suas entradas e saídas; os profissionais envolvidos e os responsáveis pelo processo; os recursos financeiros e materiais necessários; as metas definidas. É o passo seguinte à arquitetura, já que usa o mapa visual dela, para aprofundar-se, com entrevistas, fluxogramas, tabelas descritivas. Entender de fato como funcionam os processos arquitetados.
Essa talvez seja a mais importante prática de gestão de processos. Isso porque padronizar significa repetir. Repetir, por sua vez, significa executar tarefas com um padrão. Há menos chances de seus processos variarem indesejadamente ao longo do caminho. Quanto mais você entende um processo que se repete, mais você colhe informações do que está funcionando e do que não está funcionando. Você ganha mais insumos para propor melhorias.
A modelagem mostra como as tarefas são ou como elas deveriam estar sendo executadas. É muito comum, por exemplo, que existam três níveis para a quantidade de informação: baixo, caracterizando-se pelo diagrama que só contém o fluxo do processo e as atividades relacionadas; médio, que conta com um mapa com fluxo e mais detalhes das etapas; e alto, no qual há o máximo de informação possível sobre os elementos.
Essa é a prática de implementação de mudanças nos processos. Transformação pode ser vista sob três perspectivas:
Aqui as transformações são menores. São ajustes, que visam otimizar e melhorar a eficiência do trabalho.
O redesenho já é uma transformação de maior escala, de reestruturação ponta a ponta. Normalmente, não olha para um processo específico, mas sim para toda a cadeia de processos.
Reengenharia volta à estaca zero. A pergunta que fica é: onde eu errei? Transformações profundas são feitas, uma vez que não raro é elaborado um processo totalmente novo.
Essa última prática diz respeito ao acompanhamento da performance dos processos. Ela mede os resultados com base nas métricas estabelecidas pela gestão. Essa prática ajuda a entender se as estratégias estão respondendo positivamente às metas ou se é preciso realizar alterações.
Conteúdo complementar a esse, veja também quais são os tipos de gestão de processos.
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