A gestão de processos pode ser feita através de algumas metodologias diferentes, mas independente de qual caminho você seguir, existem algumas dicas que valem para todas. E antes de tudo, batemos na tecla de que você precisa fazer um diagnóstico de como está sua empresa e quais são os processos que precisam ser melhorados.
Negócios são diferentes e varia de caso para caso, por isso o primeiro passo é sempre entender qual a sua realidade – e mais do que isso, quais são as suas necessidades. Confira essas 4 dicas essenciais para implantar a gestão de processos.
Feito o diagnóstico, você precisa mapear todos os processos para começar a aplicar a gestão deles. Crie uma cadeia de valor, entenda como cada um se conecta com o outro e sua ordem de prioridade, em todos os níveis da empresa. Assim, é possível ter uma boa noção de como a gestão de processos funciona.
Um exemplo é como você distribui seus benefícios corporativos. Preciso otimizar meus gastos através dos recursos? Sabia que existe um serviço que presta assessoria no controle dos saldos excedentes dos cartões de benefício? E que com ele é possível reduzir em torno de 35% os gastos com vales-transportes e alimentação na sua empresa?
Gerir processos é gerir as engrenagens que fazem sua empresa funcionar. Para essas engrenagens estarem a pleno vapor, elas precisam contar com uma boa estrutura onde se apoiar. Isso significa que a empresa precisa de padrões de negócio, para que os envolvidos possam aplicar a gestão de maneira assertiva, além de padronizar a forma com que ela é documentada.
Ainda no exemplo dos benefícios corporativos, você pode automatizar o processo de distribuição dos valores para os cartões dos colaboradores. É um trabalho de empresários de pequenas empresas ou os setores de RH de médias e grandes empresas. Todos os meses, é preciso calcular os dias a serem trabalhados de cada colaborador e descontar possíveis folgas ou férias, para então fazerem o devido pagamento dos benefícios.
Essa daqui parece óbvia, já que é o resultado de toda estratégia de gestão de processos: transformar esses processos. Mas precisa ser dito, já que normalmente é tida com extremismos. Não significa abandonar os processos já utilizados, mas sim evoluí-los de acordo com o momento atual da empresa. O que nos leva ao segundo ponto: é recorrente. Você não pode transformar um processo e abandoná-lo. Você precisa visitá-lo de tempos em tempos e adequá-lo. Para isso, é importante ter uma visão muito clara do processo atual e de como ele seria no futuro.
Uma vez que o cenário atual esteja mapeado, é hora de estudá-lo atentamente para descobrir gargalos e formas de eliminá-los. Vale lembrar que se houveram ideias que surgiram durante o mapeamento do processo, agora é o momento de trazer para a discussão junto com as outras que possam surgir.
As melhorias que devem ser propostas podem ser tanto de curto prazo como de longo, mas é importante que elas tenham um objetivo claro e definido. Caso contrário, poderão não convergir para o mesmo caminho, resultando em uma estratégia disfuncional.
Outra dica indispensável que deve ser aplicada independente da metodologia escolhida para a gestão de processos é o monitoramento e análise de resultados. Essa etapa deve ser realizada simultaneamente à implantação da estratégia adotada exatamente para servir como termômetro de se ela está ou não funcionando.
Finalizando nosso exemplo, com a plataforma da Ticket, o setor de RH da empresa consegue acompanhar os pedidos, ter acesso a relatórios e ter o controle de quem recebeu, quando recebeu e qual valor. Assim, a empresa tem o comprovativo dos pagamentos sempre consigo otimizados.
Para isso, é preciso definir métricas e metas que ajudem a acompanhar essa evolução. No caso, as métricas são os indicadores que medirão o desempenho. Já as metas são o ponto de chegada, para onde o desempenho desses processos deve evoluir.
A partir das métricas e das metas, as análises da gestão de processos podem ser realizadas. Afinal, se os números pré-determinados não estão sendo alcançados, qual seria o motivo? É aqui que deve entrar a comparação dos dados obtidos, assim como uma avaliação de como a estratégia foi executada e se há algum caminho alternativo que pode ser mais promissor.
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