Toda empresa é feita de processos. E para ter uma visão 360º desses processos, é importante gerí-los. Por isso é tão importante ter um olhar atento e analítico sobre gestão de processos. Para entender melhor o que são essas práticas e seus benefícios, montamos esse artigo.
Gerir processos é planejar, executar e monitorar as atividades que compõem uma operação. É entender o que está funcionando, o que não, e aplicar melhorias quando necessário. Gestão de processos engloba todas as áreas de um negócio, seja ela financeira, de marketing, logística ou vendas.
Você analisa com detalhes a estrutura dessas áreas e identifica seus gargalos. Com isso, você é capaz de reduzir custos, otimizar trabalho e aumentar a produtividade, por exemplo. O resultado é sempre uma maior eficiência nas suas operações.
Você pode ter profissionais olhando exclusivamente para isso, ou pode contar com profissionais de cada área para analisar os entraves que os impedem de performar o esperado. De um jeito ou de outro, é necessário saber exatamente o que se passa no dia a dia de cada operação, de modo que você tenha recursos para tomar decisões mais assertivas.
Se seus processos estão otimizados e atualizados, você está no páreo dos seus grandes concorrentes. Esse é o primeiro benefício. Manter a competitividade. Isso porque, se você tem gargalos, você tem obstáculos. Obstáculos de recursos, por exemplo, que podem impedir o crescimento da empresa. Para além do mau uso desses recursos, processos otimizados resultam em uma cadeia produtiva bem mapeada e mais assertiva, o que garante maior saúde financeira e, consequentemente, maior capacidade de alocar seus ativos para crescer e se manter competitivo.
Eliminar gastos desnecessários está intimamente ligado à manter-se competitivo. Falamos sobre identificar o mau uso de recursos. Recursos são o equity da sua empresa, o que faz ela funcionar. Se você não está utilizando-os corretamente, você está gastando de forma errada – e perdendo dinheiro. Isso afeta a saúde financeira do seu negócio. Nesse cenário, os gastos e a perda de possíveis ganhos são grandes, podendo ser evitados com a gestão de processos.
Do outro lado da ponta, se você otimiza seus processos e evita o mau uso de seus recursos, você ganha em produtividade. Usemos o exemplo do atendimento ao cliente. Se ele é feito manualmente, quando colocado no espectro de um grande volume de respostas, é provável que essa interação seja demorada e muitas vezes ineficiente. Isso gera insatisfação e até perda de clientes e vendas.
Nesse caso, uma opção viável para aumentar a produtividade pode ser contratar e programar um chatbot. Assim, ele pode focar em atender perguntas mais frequentes e básicas e o profissional da área se dedica a responder os casos mais complexos.
Quem trabalha em um ambiente que não é propício para realizar seu trabalho bem feito, tende a ficar desmotivado. Quando a casa está arrumada, tudo fica mais simples e você possui um ganho de eficiência. Além disso, você abre espaço para seus profissionais se dedicarem para tarefas mais estratégicas, que geram mais valores para eles e para a empresa.
Com processos mapeados e uma visão completa sobre como as coisas funcionam, você tem um poder de decisão mais assertivo. Isso porque a gestão de processos necessita de análises, para entender as forças e as fraquezas da empresa. Com isso, você tem em mãos informações necessárias para tomar decisões mais embasadas.
Por fim, otimizar significa reduzir o que é desnecessário e abrir tempo para o que pode ser melhorado. Você ganha tempo. Você ganha espaço para melhorar.
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