Burocracia foi feita para padronizar e regulamentar sistemas e operações. Mas essa mesma burocracia pode significar para uma empresa processos onerosos e lentos. Esses, por sua vez, podem torná-la menos competitiva e arrastar todo seu quadro de funcionários para baixo, desmotivando e travando a capacidade máxima de entregar resultados. É exatamente para ajudar nisso que reunimos aqui o que fazer para combater o excesso de burocracia em uma empresa. Confira:
Autonomia é uma faca de dois gumes. De um lado, é necessário que uma empresa tenha um corpo de liderança que supervisione e controle o trabalho de seus funcionários. Mas assim como a burocracia, essa mão não pode se exceder. Isso porque, conforme uma empresa vai ganhando tamanho, se cada decisão tiver que passar pelo crivo de uma liderança, pode tornar o processo de aprovação algo lento e inimigo da inovação. É preciso dar um certo nível de independência para seus colaboradores, de forma a combater a burocracia.
Mas é preciso cuidado. Como falamos, é uma faca de dois gumes. Muita autonomia pode significar falta de controle e falta de padrão. O desafio aqui é equilibrar, investindo em uma relação de confiança. Para desenvolver a autonomia em um time ou fortalecê-la, é indicado investir em treinamentos que abordem temas como tomada de decisão, responsabilidade e como medir o próprio desempenho.
Otimização do tempo é prioridade na hora de combater a burocracia. Isso porque, se estamos buscando tornar as coisas mais ágeis, não há nada mais pejorativo do que voltas desnecessárias em torno de algo que poderia ser resolvido com processos pré-estabelecidos.
A desorganização aqui é a maior inimiga – e é comum que pedidos por um orçamento ou a aprovação de um novo projeto se perca diante de outras prioridades, estabelecidas sem um critério definido. Mas mais do que na esfera das organelas de funcionamento entre as áreas da sua organização, todos precisam saber como otimizar seu tempo para entregar melhores resultados.
Estabelecer prioridades e blocos do dia para cada tipo de atividade são ótimas formas de aumentar a própria eficiência e não correr o risco de esquecer de algum processo que precisa da sua aprovação.
Vamos exemplificar com gestão de benefícios corporativos. Preciso otimizar meus gastos através de benefícios corporativos? Sabia que existe um serviço que presta assessoria no controle dos saldos excedentes dos cartões de benefício? E que com ele é possível reduzir em torno de 35% os gastos com vales-transportes e alimentação na sua empresa?
Para entender se o seu negócio está com algum gargalo, levante algumas questões: quanto tempo um processo deve demorar? Quantos colaboradores precisam estar envolvidos? A produtividade está pior ou melhor que antes? Ao entender se as coisas estão funcionando – e principalmente se elas não estão funcionando – você terá a capacidade de agir para eliminá-los.
Você pode automatizar o processo de distribuição dos valores para os cartões de benefícios dos colaboradores, voltando ao nosso exemplo. É um trabalho de empresários de pequenas empresas ou os setores de RH de médias e grandes empresas. Todos os meses, é preciso calcular os dias a serem trabalhados de cada colaborador e descontar possíveis folgas ou férias, para então fazerem o devido pagamento dos benefícios.
Hoje há inúmeros softwares que te ajudam na organização de documentos; gerenciadores de atividades; de gestão financeira; de fluxo de caixa. Tudo para automatizar seus processos, otimizar o tempo e aumentar a eficiência dos seus colaboradores. Esse combo resulta na redução de custos, além de inteligência de negócios.
Para finalizar o exemplo, com a plataforma da Ticket, o setor de RH da empresa consegue acompanhar os pedidos, ter acesso a relatórios e ter o controle de quem recebeu, quando recebeu e qual valor. Assim, a empresa tem o comprovativo dos pagamentos sempre consigo.
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