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O que fazer para combater o excesso de burocracia: tudo o que você precisa saber

O que fazer para combater o excesso de burocracia: tudo o que você precisa saber

 

Burocracia foi feita para padronizar e regulamentar sistemas e operações. Mas essa mesma burocracia pode significar para uma empresa processos onerosos e lentos. Esses, por sua vez, podem torná-la menos competitiva e arrastar todo seu quadro de funcionários para baixo, desmotivando e travando a capacidade máxima de entregar resultados. É exatamente para ajudar nisso que reunimos aqui seis formas de combater a burocracia em uma empresa. Confira:

 

Primeiro de tudo, uma empresa precisa ter em suas diretrizes mais autonomia

Autonomia é uma faca de dois gumes. De um lado, é necessário que uma empresa tenha um corpo de liderança que supervisione e controle o trabalho de seus funcionários. Mas assim como a burocracia, essa mão não pode se exceder. Isso porque, conforme uma empresa vai ganhando tamanho, se cada decisão tiver que passar pelo crivo de uma liderança, pode tornar o processo de aprovação algo lento e inimigo da inovação. É preciso dar um certo nível de independência para seus colaboradores, de forma a combater a burocracia.

Mas é preciso cuidado. Como falamos, é uma faca de dois gumes. Muita autonomia pode significar falta de controle e falta de padrão. O desafio aqui é equilibrar, investindo em uma relação de confiança. Para desenvolver a autonomia em um time ou fortalecê-la, é indicado investir em treinamentos que abordem temas como tomada de decisão, responsabilidade e como medir o próprio desempenho.

 

E otimizar seu tempo antes de tudo

Otimização do tempo é prioridade na hora de combater a burocracia. Isso porque, se estamos buscando tornar as coisas mais ágeis, não há nada mais pejorativo do que voltas desnecessárias em torno de algo que poderia ser resolvido com processos pré-estabelecidos. A desorganização aqui é a maior inimiga – e é comum que pedidos por um orçamento ou a aprovação de um novo projeto se perca diante de outras prioridades, estabelecidas sem um critério definido. Mas mais do que na esfera das organelas de funcionamento entre as áreas da sua organização, todos precisam saber como otimizar seu tempo para entregar melhores resultados. Estabelecer prioridades e blocos do dia para cada tipo de atividade são ótimas formas de aumentar a própria eficiência e não correr o risco de esquecer de algum processo que precisa da sua aprovação.

 

Tempo otimizado e com mais autonomia, elimine gargalos

Para entender se o seu negócio está com algum gargalo, levante algumas questões: quanto tempo um processo deve demorar? Quantos colaboradores precisam estar envolvidos? A produtividade está pior ou melhor que antes? Ao entender se as coisas estão funcionando – e principalmente se elas não estão funcionando – você terá a capacidade de agir para eliminá-los.

 

Tais como reuniões desnecessárias

 

Nada pior do que uma ou diversas reuniões que tomem o seu dia e te impedem de trabalhar. Nada contra reuniões. Elas muitas vezes são imprescindíveis. Mas muitas delas funcionam só para falar em voz alta o que poderia ser resolvido em um e-mail ou em um comunicado. Ela é uma potencializadora da burocracia, isso porque ela trava as horas úteis de trabalho, com situações muitas vezes improdutivas. O resultado é um desperdício constante de tempo e de dinheiro do negócio que pode ser solucionado de forma simples. 

 

E por fim, invista em tecnologia

Hoje há inúmeros softwares que te ajudam na organização de documentos; gerenciadores de atividades; de gestão financeira; de fluxo de caixa. Tudo para automatizar seus processos, otimizar o tempo e aumentar a eficiência dos seus colaboradores. Esse combo resulta na redução de custos, além de inteligência de negócios.

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