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Cuidado! O que evitar em uma gestão de processos?

Cuidado! O que evitar em uma gestão de processos

 

Gerir processos é fazer com que todas as engrenagens do seu negócio funcionem devidamente. Por ser uma prática vital, erros são frequentes no meio do caminho e é preciso olhar bem de perto para eles. Pensando nisso, montamos esse conteúdo, para que você saiba o que evitar ao fazer uma gestão de processos na sua empresa.

 

Não ter tecnologia ao fazer gestão de processos

Quando você pensa em gerir um processo, você pensa em otimiza-lo e eliminar seus gargalos. Logo, diante do contexto que vivemos, isso está quase que indissociavelmente ligado à alguma tecnologia, que pode resolver suas questões facilmente.

Você, amparado por um aplicativo ou um software que te ajude a gerir seus processos, sobretudo estará automatizando tarefas repetitivas e ociosas. Um exemplo é o chatbot, que acelera a velocidade de atendimento e supre as necessidades de um pedido básico. Com isso, você libera o profissional responsável pela tarefa para atividades mais estratégicas.

 

Não ter estratégia ao usar tecnologia

A primeira dica é sobre adotar a tecnologia. Mas não adianta nada adotar por adotar, sem nenhum tipo de estratégia. Muitas empresas simplesmente contratam um serviço e esquecem o objetivo inicial: que ele deve resolver um problema – e que você deve olhar de perto para a situação. Se você não tem capacidade de manusear com eficácia a tecnologia, não adianta contratá-la esperando milagres. 

 

Não dar continuidade à gestão de processos

Gestão de processos não é algo que deve ser entendido como um ciclo de começo, meio e fim. Negócios mudam – e naturalmente o que faz os negócios andarem também precisa ser mutável. Você tem processos em que você muda toda sua estrutura e, de fato, essas transformações não precisam ser recorrentes. Mas há sempre espaço para melhorias, aperfeiçoamentos.

 

Não priorizar os processos

O grande problema de gerir processos é querer resolver todos os problemas envolvidos de uma vez. Isso gera um gasto absurdo, em um curto período de tempo, que pode só não ajudar a empresa, como prejudicá-la. Para além disso, o esforço gasto para lidar com muitas mudanças numa tacada só pode desmotivar e trazer insatisfação de seus colaboradores.

Para mapear cada um deles e fazer um planejamento para melhorias é preciso entender quais as áreas mais prejudicadas da empresa e quais devem ser analisadas antes. Uma forma de ajudar nessa escolha é entender qual o impacto de cada processo para a empresa e os possíveis resultados que as mudanças teriam em um curto e longo prazo. A partir de então, é recomendado fazer uma lista do que é  mais importante para menos importante e colocar em prática um de cada vez.

 

Não envolver todos os profissionais responsáveis

Processos não envolvem uma só área. Eles navegam através de diversas frentes e, por isso, exigem um trabalho em equipe impecável. Mais do que todos alinhados, é necessário que as lideranças estejam engajadas e envolvidas. Por se tratar de reestruturações de mecanismos do dia a dia, é comum que peças chave acabem não se envolvendo totalmente – o que é um erro enorme. Afinal, se quem está em contato com o processo constantemente não souber os detalhes sobre ele, a implantação dele provavelmente será um fracasso.

 

Não alinhar com as estratégias do negócio

Gestão de processos é mais uma ferramenta que irá te ajudar a alcançar seus objetivos do que uma prática em si que o guiará. Para planejar as tarefas que irão clarear seu caminho, você precisa entender onde quer chegar. Com a visão ampla, a visão estratégica e tática precisam estar alinhadas, para que ambas gerem dados valiosos, que possam te embasar futuramente na tomada de decisões.

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