Fazer o mapeamento do perfil dos colaboradores, realizar o levantamento dos tipos de benefícios oferecidos, calcular o custo atual por colaborador, pesquisar os incentivos mais valorizados pelos profissionais e definir o orçamento disponível são as principais etapas para entender como implementar uma plataforma de multibenefícios.
Nesse contexto, a definição dos critérios para selecionar um bom fornecedor também é uma etapa essencial. Dessa forma, o RH terá uma base sólida para comparar as empresas do mercado e escolher aquela que melhor atende às necessidades da empresa.
Assim, os gestores podem estruturar um pacote flexível e atraente, além de garantir um processo de onboarding de benefícios para colaboradores fluido e sem gargalos, favorecendo a adesão dos colaboradores.
No entanto, para alcançar esses resultados, é imprescindível conhecer os principais desafios da implementação e entender como conduzir cada etapa do processo de forma estratégica.
Continue a leitura deste artigo e conheça os erros mais comuns que devem ser evitados antes de adotar essa solução. Além disso, entenda como implementar uma plataforma de multibenefícios, saiba quanto tempo leva para implantar um cartão multibenefícios e descubra como migrar de fornecedor de benefícios sem interromper o pagamento.
Principais aprendizados deste artigo
- O processo para implementar uma plataforma de multibenefícios começa com o mapeamento do perfil dos colaboradores, a análise dos benefícios atuais, a definição do orçamento e a escolha de um fornecedor.
- A implementação envolve etapas como configuração da plataforma, cadastro dos colaboradores, integração com a folha de pagamento, definição dos benefícios e acompanhamento do onboarding para garantir uma transição eficiente.
- O prazo varia conforme o fornecedor, a complexidade das integrações e os processos de emissão e entrega dos cartões.
- Uma transição segura e sem interrupção exige planejamento, comunicação antecipada com o fornecedor atual, sobreposição de contratos, informação clara aos colaboradores e portabilidade dos saldos, quando disponível.
Boa leitura!
Quais são os erros mais comuns antes da implementação?
Os equívocos mais frequentes antes de implementar uma plataforma de multibenefícios são a subestimação dos prazos, a ausência de um mapeamento adequado dos perfis dos colaboradores, as falhas na comunicação interna sobre a mudança e a escolha do fornecedor com base exclusivamente no menor custo, sem avaliar qualidade e suporte.
O prazo necessário para configurar a plataforma, realizar as integrações e receber os cartões geralmente só é considerado após a contratação. Dessa forma, o RH pode ficar preso a um cronograma mais longo do que o esperado, atrasando o início da utilização da solução.
Além disso, escolher o pacote do cartão multibenefícios sem consultar os colaboradores pode comprometer o sucesso da iniciativa. Isso porque 84% dos profissionais gostariam de escolher seus benefícios de acordo com suas necessidades, mas apenas 21% têm essa possibilidade atualmente, segundo a Robert Half.
Essa falha de comunicação, aliada à demora na implementação, aumenta as dúvidas que o novo sistema pode gerar na equipe, o que também atrasa o onboarding de benefícios para colaboradores.
Para evitar esses erros ao implementar uma plataforma de multibenefícios na sua empresa, confira, nos próximos tópicos, as etapas essenciais para conduzir o processo de forma eficiente e estratégica.
Leia também: Cartão multibenefícios: como funciona? Manual prático
Como implementar uma plataforma de multibenefícios?
Implementar uma solução de benefícios começa antes da contratação do fornecedor. Nessa fase, o RH deve:
- Mapear o perfil dos colaboradores por cargo, área ou regime de trabalho;
- Levantar os benefícios já oferecidos;
- Calcular os custos por colaborador;
- Identificar as principais demandas;
- Definir o orçamento disponível.
Confira as tarefas de cada etapa para implementar uma plataforma de multibenefícios.
1. Mapear o perfil dos colaboradores
O primeiro passo para implementar uma plataforma de multibenefícios é realizar o mapeamento do perfil dos colaboradores. Essa análise ajuda a identificar necessidades específicas relacionadas ao cargo, à área de atuação e ao regime de trabalho.
Por exemplo, equipes remotas podem ter necessidades diferentes das equipes presenciais. Como as soluções multibenefícios permitem a personalização, compreender essas diferenças ajuda na escolha do fornecedor mais adequado.
2. Levantar os benefícios já oferecidos
Em seguida, o RH deve levantar os benefícios oferecidos atualmente pela empresa para identificar se as opções atendem aos diferentes perfis de colaboradores da equipe.
Com essas informações, é possível definir quais auxílios manter, ajustar ou remover do programa, especialmente aqueles que apresentam baixa adesão ou pouca relevância para os profissionais.
Essa análise também ajuda a identificar quais benefícios vêm ganhando prioridade nas estratégias de retenção e bem-estar.
Segundo a Pesquisa de Benefícios da Pipo Saúde, os benefícios relacionados à saúde estão entre os que as empresas menos consideram cortar. Além disso, a oferta de benefícios voltados ao bem-estar mental aumentou de 39,1% para 63,7% entre 2023 e 2026.
3. Calcular os custos por colaborador
Antes de implementar uma plataforma de multibenefícios, também é indispensável conhecer o custo por colaborador do plano atual. Um cálculo simples consiste em dividir o investimento total pelo número de pessoas beneficiadas.
Esse dado servirá como referência para avaliar, futuramente, se o novo fornecedor oferece uma relação custo-benefício mais vantajosa e se o investimento está alinhado à capacidade financeira da empresa.
4. Identificar as principais demandas
Para direcionar o orçamento para opções que realmente gerem valor para a equipe, o RH precisa entender quais benefícios os colaboradores mais valorizam em suas rotinas.
A forma mais simples de identificar essas preferências é por meio de uma pesquisa online objetiva, com perguntas sobre as categorias que os profissionais gostariam de incluir no programa de benefícios corporativos.
Leia também: Como implementar benefícios flexíveis? Guia, regras e exemplos
5. Definir o orçamento
A última etapa da preparação para implementar uma plataforma de multibenefícios é definir o orçamento que a empresa pode investir em um novo fornecedor para atender às preferências identificadas junto aos colaboradores.
Essa definição não significa que apenas o preço deva ser considerado. O objetivo é avaliar se o valor da proposta está alinhado à qualidade do serviço, à facilidade de uso da plataforma e às opções de benefícios desejadas pela equipe.
Entender como funciona a implantação de benefícios corporativos é fundamental para a próxima etapa: a escolha do fornecedor. Continue a leitura para descobrir quais critérios devem ser avaliados durante esse processo.
Como funciona a implantação de benefícios corporativos?
A implementação de uma plataforma de benefícios pode variar conforme o fornecedor, já que cada empresa adota processos próprios para configurar e liberar suas ferramentas de gestão. Por isso, escolha uma solução com etapas bem definidas, o que garante uma transição organizada e um onboarding eficiente.
Os critérios essenciais para implementar uma plataforma de multibenefícios com sucesso são:
- cobertura da rede credenciada: verifique a quantidade de estabelecimentos e serviços de delivery parceiros para garantir que os colaboradores utilizem os benefícios com facilidade;
- qualidade da plataforma de gestão: priorize um sistema intuitivo para cadastro, pagamento e gestão dos benefícios. Sempre que possível, solicite uma demonstração antes da contratação;
- SLA de implementação: confirme os prazos, as entregas e os níveis de disponibilidade do Acordo de Nível de Serviço (SLA) da plataforma para garantir uma implantação dentro do cronograma;
- disponibilidade e opções de suporte: avalie os canais de atendimento, os horários de suporte e as opções de autoatendimento para solucionar dúvidas rapidamente e com mais autonomia;
- flexibilidade para ajustes pós-contratação: escolha uma solução que permita adaptar o pacote de benefícios conforme o crescimento da empresa e as mudanças no perfil da equipe;
- conformidade com o PAT: verifique se a plataforma atende às exigências do Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT), garantindo conformidade legal e acesso aos incentivos fiscais.
Após analisar esses critérios, a empresa poderá escolher o fornecedor com mais segurança e confiança, aumentando as chances de que a implementação contribua para a satisfação dos colaboradores e para a eficiência da gestão de benefícios corporativos via plataforma digital.
Leia também: Satisfação no trabalho: como medir e melhorar?
Quanto tempo leva para implantar um cartão multibenefícios?
O prazo de implementação varia de acordo com o fornecedor e sua estrutura operacional. Para comparar as opções disponíveis, solicite informações sobre as etapas do onboarding, os cronogramas previstos e os canais de comunicação utilizados. Dessa forma, a empresa pode avaliar qual processo oferece mais eficiência e previsibilidade.
Geralmente, após a contratação, as principais etapas do cronograma de implantação de benefícios do RH incluem:
- cadastro dos colaboradores na plataforma;
- configuração das categorias de benefícios e dos respectivos saldos;
- integração da plataforma com o sistema de folha de pagamento;
- compra de créditos e aprovação da emissão dos cartões;
- acompanhamento da logística de entrega dos cartões aos colaboradores.
Além do prazo geral para implementar uma plataforma de multibenefícios, confirme com o fornecedor os prazos específicos de cada etapa, como a compensação do boleto de pagamento, a liberação dos saldos e a entrega dos cartões.
Essas informações ajudam a planejar a operação com mais precisão e evitar atrasos no início da utilização dos benefícios empresariais.
Como migrar de fornecedor de benefícios sem interromper o pagamento?
Uma transição bem planejada envolve comunicar o fornecedor atual com antecedência, manter contratos sobrepostos durante a mudança, informar os colaboradores sobre o processo e realizar a portabilidade dos saldos. Com essas medidas, o RH evita falhas na concessão dos benefícios e garante uma experiência contínua para a equipe.
Entenda, a seguir, o passo a passo para trocar de operadora de benefícios corporativos.
Comunicar o fornecedor atual com antecedência
O aviso prévio à empresa fornecedora atual é o primeiro passo do processo. O objetivo é seguir as condições previstas em contrato e alinhar um cronograma de transição, definindo prazos, responsabilidades e possíveis custos até a conclusão da mudança.
Manter os contratos sobrepostos durante a mudança
Encerrar um contrato antes de iniciar o novo pode criar um período em que os colaboradores ficam sem acesso aos benefícios. Para evitar esse problema ao implementar uma plataforma de multibenefícios, o ideal é iniciar a migração enquanto o contrato com o fornecedor atual ainda está vigente.
Informar os colaboradores sobre o processo
Comunicar aos colaboradores sobre a mudança permite que a equipe acompanhe cada etapa da transição e informe ao RH qualquer eventual instabilidade ou dúvida.
Além disso, esse momento pode ser aproveitado para apresentar o novo fornecedor, seus diferenciais e as ferramentas disponíveis.
Realizar a portabilidade dos saldos
A maioria das operadoras permite a portabilidade dos saldos remanescentes. No entanto, os procedimentos e prazos podem variar de acordo com o fornecedor e com as regras aplicáveis a cada benefício.
Por isso, é importante planejar essa etapa para que a transferência ocorra durante a sobreposição dos contratos, o que evita interrupção no acesso aos benefícios.
Agora que você conhece as principais etapas para implementar uma plataforma de multibenefícios, os critérios para escolher um fornecedor e como migrar de fornecedor de benefícios sem interromper o pagamento, confira as melhores práticas para comunicar a mudança aos colaboradores e acompanhar a evolução do programa ao longo do tempo.
Como comunicar a mudança e engajar os colaboradores?
A divulgação da nova plataforma pode ser realizada por canais internos, como e-mail, aplicativos de mensagens corporativas e reuniões de equipe. Com o apoio do marketing, o RH também pode desenvolver materiais visuais e guias explicativos para apresentar a solução, os parceiros envolvidos e as orientações de uso.
Nessa etapa, a parceria com os gestores é estratégica para identificar e reunir as dúvidas específicas de cada área e, posteriormente, realizar uma apresentação coletiva que esclareça os novos processos e alinhe as informações para toda a equipe.
Quanto mais detalhadas e visuais forem as explicações, maior será a facilidade de adesão dos colaboradores à nova plataforma. Além disso, uma comunicação bem estruturada contribui para uma percepção mais positiva do valor dos benefícios oferecidos pela empresa.
Quais indicadores o RH deve monitorar após a implantação?
Após implementar uma plataforma de multibenefícios, os principais indicadores que o RH deve acompanhar são:
- taxa de adesão: percentual de colaboradores que utilizam ativamente os benefícios;
- uso por categoria: identifica quais auxílios são mais e menos utilizados e indica as preferências da equipe;
- satisfação dos colaboradores: mede a percepção dos profissionais sobre a qualidade e a relevância dos benefícios;
- custo por benefício: permite analisar os investimentos e compará-los com os níveis de utilização para avaliar a eficiência dos recursos aplicados.
Essas métricas podem ser avaliadas semestralmente e, ao final de cada ano, o RH pode ajustar os saldos e as categorias de benefícios, direcionando mais recursos para aquelas que apresentam maior adesão e engajamento dos colaboradores.
Além disso, os feedbacks obtidos nas pesquisas de satisfação ajudam a identificar o momento ideal para ampliar ou revisar as opções disponíveis no programa, garantindo que a oferta continue alinhada às necessidades da equipe e mantenha sua percepção de valor.
Assim, a implementação de uma plataforma de multibenefícios não deve ser vista como uma ação pontual, mas como o início de um processo contínuo de avaliação, aperfeiçoamento e evolução da política de benefícios da empresa.
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Agora que você aprendeu como implementar uma plataforma de multibenefícios, está mais preparado para iniciar esse processo ou realizar a troca de fornecedor de forma organizada e sem contratempos.
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FAQ
Preciso integrar a plataforma de multibenefícios com o sistema de folha de pagamento?
A integração não é obrigatória, mas deixa a gestão mais eficiente ao automatizar a troca de informações entre os sistemas. Com isso, o repasse de dados é mais preciso, os benefícios são processados corretamente e os encargos trabalhistas incidem apenas sobre as verbas salariais, reduzindo o risco de erros operacionais.
É possível personalizar os benefícios por cargo ou área dentro da mesma empresa?
Sim. As plataformas de multibenefícios oferecem flexibilidade para atender a diferentes perfis e necessidades dos colaboradores. Ao permitir escolhas mais alinhadas à rotina de cada profissional, a solução aumenta a adesão ao programa, fortalece a percepção de valor dos benefícios e contribui para uma experiência mais personalizada e relevante.
