Oferecer auxílios ou vantagens para atrair talentos e manter os índices de satisfação da equipe é uma estratégia já bem conhecida. No entanto, é necessário tomar cuidado para evitar os riscos trabalhistas na gestão de benefícios, que são muitos.
Geralmente, essas vulnerabilidades estão relacionadas a erros cometidos pela organização, como não discriminar o salário no contracheque ou pagar o benefício em dinheiro. Portanto, podem ser evitadas com a adoção de boas práticas e uma política sólida de compliance.
Neste artigo, você confere as melhores dicas que mostram como evitar riscos trabalhistas com os benefícios e as vantagens de estabelecer práticas e regras transparentes para o pagamento dos auxílios.
Principais aprendizados deste artigo
- A empresa deve seguir não só o que a CLT estabelece sobre os benefícios, mas também as regras externas, como os acordos e as convenções coletivas de trabalho.
- Esse cuidado minimiza os riscos trabalhistas para as empresas ao reduzir a incidência de erros na gestão de benefícios, como descontos indevidos e irregularidades no cadastro.
- Investir em uma política sólida de compliance trabalhista garante proteção tanto para a empresa quanto para os trabalhadores no pagamento dos benefícios.
- O uso da tecnologia no RH centraliza os processos de gestão de benefícios para dar mais controle e segurança para o negócio.
Por que existem riscos trabalhistas na gestão de benefícios?
Porque seguir todas as regras para o pagamento de benefícios pode ser um desafio, particularmente por ser necessário observar não apenas a CLT, mas também as regras do Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT), os Acordos Coletivos de Trabalho (ACT) e as Convenções Coletivas de Trabalho (CCT).
O objetivo é garantir que os benefícios mantenham sua natureza indenizatória. Ou seja, não incidam sobre os encargos obrigatórios.
Os problemas, ou os riscos trabalhistas na gestão de benefícios, surgem quando as organizações não se adequam às normas, ficando vulneráveis a situações como o benefício ser considerado parte do salário e ser usado no cálculo dos encargos e contribuições obrigatórias, como férias, 13º e FGTS.
Outros riscos comuns são o uso indevido dos recursos e o descumprimento dos acordos e convenções coletivas, todos com potencial de gerar o acúmulo de passivos trabalhistas.
Quais erros na gestão de benefícios podem gerar passivos trabalhistas?
Os principais são:
- pagar os benefícios em dinheiro, fazendo com que ganhem natureza salarial;
- ter uma política desigual ou pouco transparente de elegibilidade, dificultando o acesso ao programa;
- permitir o desvio da finalidade dos benefícios, como o uso do vale-alimentação para pagar por um serviço ou converter o crédito do cartão em dinheiro;
- não prever o desconto em folha de pagamento, que é a coparticipação dos funcionários;
- pagar salários complessivos, quando os holerites (contracheques) não discriminam a origem do dinheiro.
Outros erros na gestão de benefícios são descumprir os acordos e convenções coletivas, como pagar um determinado adicional aos trabalhadores de uma profissão e não gerenciar os trabalhadores que foram desligados ou afastados.
Como evitar os riscos trabalhistas com benefícios?
O passo a passo inclui ações como:
- criar uma política formal e transparente de benefícios;
- garantir o cumprimento da legislação trabalhista para ter segurança jurídica;
- realizar auditorias periódicas para assegurar a adesão à política de governança, que consiste nas normas de uso dos benefícios;
- investir na integração dos sistemas para facilitar o monitoramento do uso dos benefícios e a gestão da lista de fornecedores para ter certeza de que os parceiros estão em conformidade com as novas regras do PAT.
A política de benefícios deve apresentar quais são os adicionais indenizatórios oferecidos e os critérios de elegibilidade. Além disso, precisa detalhar as decisões previstas nos acordos e convenções coletivas e os valores dos descontos na folha.
Outro cuidado é montar um documento com normas e políticas alinhadas à CLT. Confira a seguir as vantagens do compliance na gestão de benefícios.
Quais são as vantagens do compliance na gestão de benefícios?
Ter um conjunto de regras e práticas internas alinhadas à CLT ajuda a:
- trazer segurança jurídica, particularmente porque resguarda a organização durante ações trabalhistas e fiscalizações;
- fortalecer a imagem da marca, pois o compliance otimiza a experiência dos colaboradores;
- reduzir os custos, principalmente devido à diminuição dos passivos e/ou multas;
- prevenir fraudes e desvio de finalidade dos benefícios;
- manter a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Uma forma de garantir o cumprimento do compliance é com o uso de tecnologia. Entenda, a seguir, como um bom sistema de gestão de benefícios pode aumentar a segurança e reduzir os riscos trabalhistas para a sua empresa.
Como a tecnologia minimiza os riscos trabalhistas na gestão de benefícios?
A tecnologia facilita o cumprimento das regras sobre o pagamento dos benefícios corporativos. Isso porque as ferramentas centralizam a gestão de benefícios e permitem criar e monitorar a adequação às regras, além de determinar os critérios de elegibilidade, controlar os custos e até mesmo programar bloqueios por finalidade.
Plataformas multibenefícios como a Ticket, inclusive, oferecem um sistema de monitoramento integrado aos demais softwares da empresa, como controle de ponto e folha de pagamento.
Assim, a própria ferramenta atualiza seus dados em tempo real, automaticamente, facilitando a criação de relatórios de uso e de despesas.
Além disso, a Ticket conta com um recurso de trilha de auditoria, que permite que o RH visualize exatamente como os benefícios são usados e possa, assim, identificar fraudes e desvios rapidamente.
Contrate agora mesmo uma operadora de benefícios completa e minimize os riscos trabalhistas para a sua empresa.
FAQ: Perguntas frequentes sobre riscos trabalhistas na gestão de benefícios
Benefícios podem integrar o salário? Em quais situações pode ocorrer?
Sim, a legislação trabalhista compreende essa integração em determinadas situações, como quando a empresa oferece vale-alimentação, mas não adere ao Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT). Outras situações ocorrem quando os benefícios se tornam habituais e/ou são pagos em dinheiro, passando a incidir sobre os encargos.
Quais cuidados legais tomar com o benefício-alimentação para evitar glosas e ações?
O principal cuidado é garantir a adesão ao PAT, o que assegura juridicamente que o benefício pago não tem natureza salarial. Outro cuidado é evitar pagar em dinheiro direto na conta dos colaboradores e, sim, usar operadoras de cartões de alimentação ou disponibilizar um refeitório.
Quais documentos e registros devo manter para comprovar compliance?
Os principais são os documentos que comprovam o registro dos colaboradores no pacote de benefícios. Além disso, tenha em mãos os contratos com as operadoras dos cartões, acordos com os sindicatos, comprovantes de pagamento aos trabalhadores e notas fiscais emitidas pelos parceiros que operam o benefício-alimentação.
