O que é eSocial: um guia completo para a conformidade legal

O eSocial é um sistema que unifica e simplifica o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas para o governo. 

Ele faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e visa reduzir a burocracia, aumentar a transparência e melhorar a qualidade dos dados. 

Neste guia, vamos explicar o que é o eSocial, quais são os seus objetivos, benefícios, obrigações, como funciona na prática e como se preparar para cumprir as exigências legais. Acompanhe!

O que é eSocial: um guia completo sobre a plataforma

O eSocial é uma plataforma online do governo federal que conseguiu unificar a entrega de 15 obrigações da área trabalhista para empresas, pessoas jurídicas e também para pessoas físicas. 

O objetivo do eSocial é facilitar a prestação das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, garantir os direitos dos trabalhadores e simplificar as obrigações das empresas. O eSocial faz parte do SPED e foi criado em 2014.

Por meio desta plataforma, as empresas passam a transmitir ao governo, de maneira padronizada e simplificada, os dados relacionados aos seus funcionários, como vínculos empregatícios, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, registros de acidentes de trabalho, aviso prévio, entre outros.  

A transmissão eletrônica dessas informações substitui o preenchimento e a entrega de formulários e declarações separadas para cada órgão competente. Além disso, o sistema eSocial promove maior transparência e qualidade nas informações relacionadas às relações de trabalho, previdenciárias e tributárias.

O eSocial é um projeto conjunto dos seguintes órgãos e entidades do governo federal: 

• Secretaria Especial de Previdência e Trabalho;
• Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil;
• Secretaria Especial de Produtividade;
• Emprego e Competitividade;
• Secretaria Especial de Desburocratização;
• Gestão e Governo Digital;
• Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). 

A obrigatoriedade de utilização desse sistema pelos empregadores é estabelecida pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, de acordo com um cronograma de implantação e transmissão das informações através dessa plataforma.

Principais objetivos e benefícios do eSocial para empresas e trabalhadores

Depois de entender o que é eSocial, vamos te apresentar alguns dos principais benefícios e objetivos da plataforma para funcionários e organizações:

• Reduz a burocracia e a duplicidade de obrigações acessórias, como o CAGED, a RAIS, a GFIP e a DIRF;
• Aumenta a segurança jurídica e a transparência das relações de trabalho, garantindo os direitos e deveres de ambas as partes;
• Melhora a qualidade das informações prestadas ao governo e aos órgãos de fiscalização, facilitando o combate à sonegação e à fraude;
• Promove a integração e a interoperabilidade dos sistemas públicos que tratam das questões trabalhistas, previdenciárias e fiscais, como o INSS, o FGTS, a Receita Federal e a Justiça do Trabalho;
• Moderniza e otimiza a gestão de recursos humanos nas empresas, permitindo um maior controle e planejamento das rotinas trabalhistas.

Por que é importante para a sua empresa entender tudo sobre o eSocial?

Saber o que é eSocial e entender tudo sobre a plataforma é importante para a sua empresa se adequar às exigências legais, otimizar os processos internos, evitar multas e penalidades e garantir uma gestão mais eficiente dos seus recursos humanos.

Ao aderir ao eSocial, a sua empresa passa a comunicar ao governo, de forma padronizada e simplificada, as informações relativas aos seus colaboradores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS. 

Dessa forma, você evita o preenchimento e a entrega de formulários e declarações separados a cada ente, reduzindo custos e tempo da área contábil da sua empresa.

Além disso, o eSocial proporciona aos trabalhadores uma maior garantia em relação à efetivação de seus direitos e maior transparência nas informações de seus contratos de trabalho. 

O sistema também visa aprimorar a qualidade das informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias, bem como reduzir os índices de sonegação e informalidade.

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Principais mudanças e impactos do eSocial na gestão de RH e folha de pagamento

Parte do processo de entender o que é eSocial e suas funções, envolve reconhecer como a plataforma impacta as operações de RH e folha de pagamento de seu negócio. São elas:

• Substituição de diversas declarações e formulários por eventos do eSocial, como a GFIP, a RAIS, o CAGED, a CAT, o PPP, entre outros;

• Necessidade de adequação dos processos internos e dos sistemas de gestão para atender aos prazos e às exigências do eSocial, como a qualificação cadastral dos trabalhadores, a transmissão dos eventos em ordem cronológica e a emissão do DAE para o empregador doméstico;
• Melhoria da qualidade das informações prestadas aos órgãos públicos, evitando inconsistências, divergências e erros que podem gerar multas e penalidades;
• Maior transparência e segurança jurídica nas relações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, facilitando o cumprimento dos direitos e deveres dos empregadores e dos trabalhadores.

Cronograma de obrigatoriedade do eSocial para empresas de diferentes segmentos

Até o momento, já ficou claro o que é eSocial e como a plataforma funciona. Mas, você sabe quais são as normas que cada empresa deve seguir nesse programa? 

É importante que as empresas estejam atentas ao cronograma de obrigatoriedade do eSocial e se preparem para enviar as informações corretamente ao sistema, evitando multas e penalidades por descumprimento das normas.

Esse cronograma varia de acordo com o grupo e a fase de implantação. Existem quatro grupos de empresas, definidos pelo faturamento anual e pelo regime tributário, e quatro fases de envio de eventos, que correspondem aos tipos de informações que devem ser transmitidas ao sistema. Veja a seguir.

Grupo 1

Empresas com faturamento anual superior a R$78 milhões. Essas empresas já concluíram todas as fases de implantação do eSocial em 2021, incluindo o envio dos eventos de saúde e segurança do trabalhador (SST) a partir de 13/10/2021.

Grupo 2

Entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$78 milhões e que não sejam optantes pelo Simples Nacional. Essas empresas também já concluíram todas as fases de implantação do eSocial em 2021, exceto o envio dos eventos de SST, que deverá ser feito a partir de 09/09/2022.

Grupo 3

Optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural, pessoa física e entidades sem fins lucrativos. Essas empresas estão na terceira fase de implantação do eSocial, que consiste no envio das folhas de pagamento a partir de 05/2021. A quarta fase, que envolve o envio dos eventos de SST, deverá ser feita a partir de 11/11/2022.

Grupo 4

Órgãos públicos e organizações internacionais. Essas empresas iniciaram a primeira fase de implantação do eSocial em 07/2021, que consiste no envio dos cadastros do empregador e das tabelas. A segunda fase, que consiste no envio dos eventos não periódicos, deverá ser feita a partir de 08/08/2022. As demais fases ainda não têm data definida.

Principais informações e documentos exigidos pelo eSocial

Além de saber tudo sobre o que é eSocial para cumprir as obrigações e evitar problemas com a justiça, é importante conhecer os documentos exigidos na plataforma. É importante que os empregadores consultem o Manual de Orientação do eSocial e o site oficial do sistema para obter mais detalhes sobre as obrigações e os prazos a serem cumpridos:

• Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) ou Cadastro de Pessoa Física (CPF), conforme o caso;
• Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física (CAEPF) ou Cadastro Nacional de Obras (CNO), se for o caso;
• Código de Acesso ao Portal do eSocial ou Certificado Digital válido;
• Qualificação Cadastral dos trabalhadores (nome, data de nascimento, CPF e Número de Identificação Social – NIS);
• Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), que identifica os riscos ambientais existentes na área laboral;
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), que contém informações sobre as atividades do trabalhador e sua exposição a agentes nocivos;
• Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho (LTCAT), que comprova a existência ou não de insalubridade e periculosidade no ambiente de trabalho;
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), que registra os acidentes ocorridos com os trabalhadores;
• Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), que avalia a aptidão do trabalhador para exercer suas funções;
• Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP), que contém as informações sobre o recolhimento do FGTS e das contribuições previdenciárias.

Como evitar erros e inconsistências no envio de informações ao eSocial

Para evitar erros e inconsistências no envio de informações ao eSocial, é importante seguir algumas recomendações: 

• Verificar se os dados cadastrais dos trabalhadores estão atualizados e completos, como nome, CPF, data de nascimento, endereço, etc;
• Conferir se as informações sobre a remuneração, os benefícios, as horas extras, os descontos e os encargos estão corretos e de acordo com a legislação vigente;
• Utilizar os eventos e as tabelas do eSocial conforme o manual de orientação do sistema, respeitando os prazos e as regras de validação;
• Realizar testes prévios no ambiente de produção restrita do eSocial, para verificar se os arquivos estão sendo gerados e transmitidos corretamente;
• Acompanhar o retorno das informações enviadas ao eSocial, verificando se houve algum erro ou pendência na recepção dos dados pelo sistema;
• Corrigir imediatamente qualquer erro ou inconsistência identificado no envio das informações ao eSocial, evitando multas e penalidades.

Dicas para se preparar adequadamente para o eSocial e garantir a conformidade legal

A melhor maneira de se preparar adequadamente para garantir a conformidade legal no envio de informações é estudar a fundo o que é eSocial. Além disso, há algumas dicas que podem ajudar nesse processo:

• Revisar os cadastros dos trabalhadores e dos eventos que geram obrigações, como admissões, férias, rescisões, etc. Verificar se os dados estão completos e atualizados, conforme os leiautes do eSocial;
• Ajustar os processos internos da empresa para atender aos prazos e às exigências do eSocial. Por exemplo, enviar as informações dos eventos até o dia 7 do mês seguinte ao da ocorrência, ou até o dia anterior ao do pagamento dos trabalhadores, o que ocorrer primeiro;
• Capacitar os profissionais envolvidos no eSocial, como contadores, gestores de recursos humanos, de folha de pagamento, de saúde e segurança do trabalho, etc. Eles devem conhecer as regras e os procedimentos do sistema, bem como as mudanças na legislação;
• Utilizar um software de gestão que seja compatível com o eSocial e que facilite a transmissão e a validação das informações. O software deve estar atualizado com as versões mais recentes do sistema e permitir a integração com outros sistemas da empresa;
• Acompanhar o cronograma de implantação do eSocial e as orientações do governo. O eSocial está sendo implantado de forma gradual, de acordo com o porte e o tipo de atividade das empresas. É essencial estar atento às datas e às novidades do sistema para evitar erros e penalidades.

Passo a passo para a implantação do eSocial na sua empresa

A implantação do eSocial na sua empresa requer o entendimento completo do que é eSocial, além de alguns passos importantes, que devem ser seguidos com atenção e planejamento.

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1. Faça um diagnóstico da situação atual da sua empresa 

Verifique as obrigações que serão substituídas pelo eSocial, como a GFIP, a RAIS, o CAGED, a DIRF e o CAT. Verifique se há inconsistências ou pendências nos dados cadastrais dos trabalhadores, nas folhas de pagamento, nos eventos trabalhistas e dos tributos devidos.

2. Adapte os seus processos internos às exigências do eSocial

Revise os processos de qualificação cadastral dos trabalhadores, o envio das informações em tempo real ou antecipado, a padronização dos códigos de rubricas e de lotações tributárias, a revisão dos contratos de terceirização e a adequação dos sistemas de gestão de pessoas e de folha de pagamento.

3. Capacite os seus colaboradores para o uso do eSocial

Treine os responsáveis pelo envio das informações e os demais envolvidos nas rotinas trabalhistas, previdenciárias e fiscais da empresa. Promova treinamentos sobre o funcionamento do sistema, as mudanças nas legislações aplicáveis, os prazos e as penalidades em caso de descumprimento das obrigações.

4. Acompanhe o cronograma de implantação do eSocial

O processo é dividido em fases e grupos de empresas conforme o faturamento e o tipo de atividade. Fique atento às datas de início de cada fase e aos eventos que devem ser enviados em cada uma delas. Teste o envio das informações no ambiente de produção restrita antes de enviar no ambiente de produção oficial.

5. Monitore o recebimento das informações pelo eSocial 

Verifique se há erros ou inconsistências nos dados enviados. Corrija as falhas identificadas e reenvie as informações conforme as orientações do sistema. Acompanhe também as novidades e atualizações do eSocial, que podem alterar as regras ou os leiautes dos eventos.

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Conclusão

Neste artigo, você aprendeu o que é eSocial e as principais funcionalidades da plataforma. É uma ferramenta importante para a modernização das relações de trabalho no Brasil, que exige atenção e adaptação dos empregadores e dos profissionais de recursos humanos. 

Com ele, os empregadores podem cumprir suas obrigações legais de forma mais rápida e segura, evitando multas e penalidades.

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