A gestão de processos é o planejamento, execução e monitoramento das atividades de qualquer negócio. É preciso colocá-la em prática para certificar-se que a empresa está funcionando bem, aplicando melhorias quando necessário. Vale lembrar que a gestão de processos pode – e deve – ser aplicada em todas as áreas do negócio, desde financeiro até marketing e vendas. Burocracia e gestão de processos ainda, é questão de vida ou morte para a saúde de um empreendimento.
Basicamente, a gestão de processos consiste em analisar com detalhes a estrutura de uma empresa para conseguir identificar possíveis gargalos ou entraves que estejam impedindo uma boa performance. Com ela, é possível reduzir ou eliminar gastos desnecessários, otimizar o trabalho, aumentar a produtividade, entre outros.
Um benefício de grande impacto da gestão de processos é exatamente a eliminação de gastos desnecessários. No caso, os profissionais responsáveis pela função devem estar atentos a qualquer tipo de excesso, tanto causado por tecnologias desatualizadas como por valores de fornecedores desvantajosos.
Aqui é preciso atenção, uma vez que esses gastos podem não ser tão óbvios ou com efeitos limitados a uma área. Por exemplo, é possível que para a realização de um projeto seja preciso a aprovação da equipe financeira. No entanto, se ela não estiver internamente otimizada, poderá levar muito tempo para liberar, o que afetará o time dedicado a esse projeto.
Em outras palavras, o time não produz tanto quanto poderia e a empresa corre o risco de lançar o projeto tarde demais, ficando para trás no mercado. Nesse cenário, os gastos e a perda de possíveis ganhos são grandes, podendo ser evitados com a gestão de processos.
Outro benefício é a maior facilidade nas tomadas de decisões da empresa. Afinal, é a partir das análises necessárias pela gestão de processos que é possível ter uma visão detalhada da empresa, assim como de suas forças e melhorias. Com essas informações, fica muito mais simples entender quais as estratégias mais adequadas para o negócio, assim como as prioridades dele e onde quer chegar.
A adoção de soluções tecnológicas é a maior aliada para lidar com a burocracia. Hoje há no mercado inúmeros programas, como já mencionados, focados em ajudar na organização de processos e de documentos de um negócio, como gerenciadores de atividades, gestão de documentos online, aplicativos de gestão financeira.
Muitas dessas interfaces geram dados e análises sobre o negócio, o que pode acrescentar (e muito) às lideranças. Por exemplo, alguns podem indicar o tempo médio gasto para fazer uma determinada atividade, assim como avisar que o vencimento de algum documento está chegando.
Lidar com burocracia é vital para empresas crescerem de forma sustentável. De outra forma, podem perder a capacidade de serem competitivas e encontrarem um grande empecilho para a manutenção de suas estruturas. É exatamente por esses motivos que é tão importante sempre manter um olhar atento para a conformidade jurídica do seu negócio.
Um dos problemas mais perceptíveis de uma empresa com muitas burocracias é o tempo gasto com essas atividades. Para se ter uma noção, segundo uma pesquisa realizada pelo Banco Mundial, o Brasil é o país onde se gasta mais tempo para lidar com a burocracia tributária. As empresas dedicam, em média, 1.958 horas por ano para conseguir cumprir todas as regras e protocolos.
Aqui é importante levar em consideração todos os profissionais dedicados a essas tarefas. Afinal, independente da área de atuação, é provável que eles estejam gastando uma boa parte da jornada de trabalho em processos longos e repetitivos. Se houvesse menos burocracia e menos tempo gasto com isso, esses colaboradores poderiam aplicar mais do próprio conhecimento em atividades mais estratégicas para o negócio, por exemplo, o que pode trazer inúmeras vantagens.
Essa questão, além de ser um problema por si só, também traz consequências para a empresa, sendo um dos maiores dele o prejuízo financeiro.
O tempo gasto com burocracias pode chegar a 135 dias por ano em uma empresa, segundo um estudo encomendado pela multinacional Sage à consultoria Plum. Ele também afirma que as atividades que mais gastam esse tempo são as de contabilidade, com 21%, emissão de notas fiscais, com 15%, e recursos humanos, com 12%.
Aqui é preciso entender que esse tempo impacta diretamente na efetividade da empresa. Isso acontece porque a burocracia geralmente está presente em vários processos, senão todos, de um negócio. Dessa forma, se uma área elaborou uma estratégia inovadora ou criou um produto novo, até obter a aprovação para por em prática poderá levar muito tempo. Afinal, terá que passar por inúmeros setores que analisarão o pedido e provavelmente pedirão para que algumas modificações sejam feitas, como por exemplo enxugar o orçamento.
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