Organograma Vertical: o que é e como elaborar [Guia 2024]

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Introdução

 

Saber como funciona a estrutura interna de uma organização é fundamental para o bom andamento dos processos, para a resolução de problemas e tomadas de decisões. Por isso, o organograma vertical é essencial nas organizações.

Ele surgiu em 1855, quando Daniel McCallum, superintendente geral ferroviário, projetou o primeiro organograma funcional. Mas esse nome levou mais de 50 anos para se tornar comum no ambiente corporativo.

Por isso, neste artigo vamos mostrar o que essa ferramenta faz, quais as vantagens de usar, as diferenças em relação ao organograma horizontal e qual o seu objetivo. Continue lendo para entender mais!

 

O que é um organograma vertical?

 

De modo geral, podemos dizer que um organograma vertical é uma representação gráfica de determinados aspectos da estrutura formal da organização.

Ele mostra os níveis hierárquicos, desde os cargos mais relacionados à alta cúpula da empresa, como a presidência e vice-presidência, até os mais operacionais, como os encarregados e assistentes.

Este é um recurso particularmente inteligente e eficiente dentro da organização, pois o nosso cérebro tem facilidade de processar a guardar imagens, facilitando a memorização das hierarquias e estruturas da empresa.

O organograma vertical tem a propriedade de mostrar o caráter formal da organização, ou seja, apenas suas relações formais, previstas nos estatutos, regulamentos, instruções, ordens, memorandos e outras comunicações oficiais a respeito das funções nas organizações.

No entanto, ele não é capaz de descrever as relações informais, que evoluem de forma orgânica e paralela à comunicação formal da empresa. E evoluem de tal forma que os líderes desses grupos podem limitar a autoridade formal delegada.

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Ele é criado, basicamente, com duas partes interligadas – linhas e retângulos, onde as primeiras se referem ao fluxo de autoridade organizacional e os últimos, os cargos de cada indivíduo.

Dessa forma, o organograma vertical é como se fosse uma foto da hierarquia e da atividade da empresa, mostrando quem é subordinado a quem e permitindo visualizar a departamentalização.

No dia a dia, pode ocorrer uma confusão entre o organograma vertical e o fluxo de comunicações entre as pessoas na empresa. Pode ser frequente também, usar o organograma para fazer esquemas de níveis de carreira e descrição de funções.

Mas essa prática não é, em si, um erro, pois cada organograma obedecerá às normas de cada instituição. Em contrapartida, esses acréscimos podem diminuir a clareza da ferramenta.

Por fim, para criar um organograma, é necessário definir alguns parâmetros dentro da organização, como:

• separar as funções e cargos da empresa: não precisa listar os nomes dos funcionários, só ter a relação dos níveis;
• faça a organização seguindo uma hierarquia: isso pode ser facilmente visualizado pelas cores, por isso, escolha uma cor para cada nível;
• oficialize a ferramenta na empresa: faça a divulgação do organograma, reforce a importância e mostre que é a estrutura oficial. E não se esqueça de disponibilizar a ferramenta para todos.

Para que serve o organograma vertical?

 

O organograma vertical pode ser usado por todos os funcionários da empresa e pode revelar:

• atividade ou decisão relacionada a uma posição ou cargo organizacional, mostrando os participantes e seus graus de posicionamento, bem como quando uma atividade ou decisão deve ocorrer na empresa;
• as relações de autoridade que devem existir quando há mais de um responsável que contribui para a execução do trabalho em comum.

E nós sabemos que é importante para uma empresa manter a organização e a hierarquia, tanto para as relações internas quanto as externas. Pois a desorganização influencia negativamente a produtividade e a lucratividade da organização.

E a falta de organização acontece quando não existe clareza sobre os cargos, principalmente se a empresa for muito grande, o que gera confusão entre os colaboradores, principalmente quando é preciso saber a quem recorrer para resolver um problema.

O organograma vertical pode ser um elemento de apoio para a estrutura da empresa, mostrando as funções de cada um e a quem respondem  na escala hierárquica, evitando problemas.

Na hora de motivar as equipes ele também pode ser um aliado, ajudando a tornar os processos internos e externos mais eficientes e fornecendo ao funcionário uma dimensão visual sobre suas possibilidades de crescimento na empresa.

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Qual a diferença entre organograma horizontal e vertical?

 

Basicamente, existem dois tipos de estruturas nas organizações, as verticais e horizontais. Elas têm como função estabelecer as funções de cada trabalhador dentro da empresa.

Dessa forma, o tipo de estrutura gráfica usada para representar as atribuições dentro da empresa, está ligada à organização da liderança e a cultura da organização, tendo por finalidade definir todos os processos, hierarquias e departamentos.

O organograma vertical tem como características:

• maior número de níveis hierárquicos entre o setor administrativo e dos funcionários. Os que ocupam as cadeiras superiores têm mais autonomia em relação à base;
• tem como foco otimizar os processos do negócio;
• a tomada de decisão vem do topo para a base em uma cadeia de comando previamente definida;
• cada funcionário tem a sua função especificada e seus deveres, e sempre prestará contas a um superior.

Já o organograma horizontal, tem características bem distintas do anterior:

• possui um número menor de níveis e tem mais flexibilidade e maior comunicação interna. Não existem intermediários, o contato é horizontal, ou seja, direto entre trabalhadores e gerentes;
• a cadeira de comando, que é curta, permite uma gestão mais pessoal e menos hierárquica;
• a maior parte das decisões são tomadas pelas equipes responsáveis pelo projeto, estruturadas da esquerda do fluxograma para a direita;
• aqui os funcionários podem se envolver e participar na empresa, contribuindo com suas próprias ideias.

Entre as diferenças, podemos dizer que o modelo organizacional representado pelo organograma horizontal é mais atrativo e moderno, trazendo diversas vantagens.

Esse modelo de trabalho horizontalizado promove mais satisfação no trabalho, dá mais motivação aos funcionários, que se sentem parte da organização e se tornam mais engajados por ter mais independência e autonomia na realização de tarefas.

 

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Esse tipo de trabalho também permite uma comunicação mais aberta entre os membros da equipe, promovendo maior cooperação entre o grupo, tornando o modelo de trabalho mais prático.

Aqui o processo é mais ágil, com menos burocracias, onde as decisões são tomadas de forma mais independente da alta cúpula da organização e com  mais agilidade, além do aprendizado constante.

Outro ponto interessante desse modelo de gestão é que ele incentiva uma mentalidade onde sucessos e fracassos são coletivos e não individuais, o que elimina a rivalidade e promove a cooperação, além da inovação, cultivando as ideias.

Podemos dizer que essa estrutura é ótima para adaptação a novos projetos. Pois a cultura desse tipo de organização é mais criativa, tem mais proximidade com o cliente e promove a colaboração entre as equipes. É um ótimo modelo para PMEs e startups.

Em contrapartida, a estrutura vertical ou  tradicional permite que o ambiente seja mais eficiente e produtivo quando as tarefas são repetitivas, pois ele preza pelo controle de cada parte do processo.

Isso acontece porque os cargos que possuem maior responsabilidade na hierarquia são os responsáveis pela supervisão. Isso é importante para saber como coordenar tarefas, estratégias e ter diferentes linhas de ação.

Uma característica interessante é que os gestores nesse modelo de negócios são os responsáveis pela promoção interna dos funcionários. Mas para dar certo, cada departamento precisa ser independente e sem sobreposição com outras áreas.

Esse modelo de gerenciamento é ideal para grandes corporações, que precisam concentrar tomadas de decisões em diferentes frentes de trabalho e quando o modelo do negócio se baseia em resultados a curto e médio prazo.

Por fim, a estrutura verticalizada de gestão é menos ágil em sua comunicação, devido ao apego à hierarquia, o que também dificulta as mudanças.

Por serem diferentes e aplicadas a modelos de negócios distintos, cabe a cada organização escolher o seu organograma. Mas a tendência é que cada vez mais as empresas adotem características da gestão horizontal.

Isso porque ela oferece muitas vantagens, como uma maior agilidade e flexibilidade. Por isso, as empresas que querem continuar no mercado, precisam se ajustar às mudanças e se adaptar ao contexto atual.

 

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Quais são os principais benefícios de usar o organograma vertical?

 

Não é raro que algumas empresas passem por problemas em seus processos, o que pode ser resultado de falta de alinhamento entre as equipes ou colaboradores, que não sabem muito bem a quem devem se reportar.

Isso impacta diretamente na comunicação interna e no rendimento do trabalho, mas pode ser facilmente resolvido com um organograma vertical.

Ele vai ajudar a esclarecer as hierarquias e funções de cada um, tornando a estrutura da empresa mais clara para todos os times. Além disso, podemos citar outros tipos de benefícios dessa ferramenta, como:

• maior produtividade: com um organograma vertical fica mais fácil para os colaboradores entenderem o seu lugar e o que precisa ser feito. Isso impacta diretamente nos resultados que os funcionários entregam;
• promove uma comunicação interna mais clara: ele permite que os funcionários tenham mais confiança em resolver as questões, de forma que terão clareza para saber com quem devem falar, melhorando o diálogo na equipe;
• melhora a integração dos novos colaboradores: o processo de onboarding é muito importante para que o novo funcionário se sinta respeitado e acolhido na nova posição. O organograma será útil para ajudá-lo a entender quem contatar em situações de necessidade;
• traz mais clareza sobre os níveis: com essa ferramenta é possível entender os níveis estratégico, gerencial e técnico, ainda que a hierarquia não seja tão sólida. Isso ajuda para que todos fiquem quem está no topo e na base;
• maior transparência e organização: esses fatores ajudam a criar uma cultura organizacional forte. Uma vez que muitos funcionários preferem trabalhar em locais organizados e com acesso claro às informações e o organograma permite a todos entender as estruturas de trabalho.

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Exemplos de uso do organograma vertical

 

Para dar um exemplo de como usar um organograma vertical, podemos imaginar uma empresa que fabrica sucos, refrigerantes e bebidas em geral, e que possui diferentes níveis de hierarquia, com inúmeros departamentos e funcionários.

Ela terá a diretoria geral no nível mais alto, com mais duas direções de apoio – secretariado e assessoria fiscal e contábil, no segundo.

Em um terceiro nível, teríamos os responsáveis pelos setores de compras, produção, vendas e RH, por exemplo. Pegando como exemplo o setor de compras, o próximo nível seria o departamento de faturamento, seguido pelo setor fiscal.

O organograma vertical irá variar de acordo com a estrutura da empresa, seu segmento, tamanho e, até mesmo departamentos.

Lembrando que um bom organograma deve ter algumas informações importantes, para que ele fique mais claro e funcional:

• hierarquia: como a estrutura é vertical, as linhas traçadas de cima para baixo indicam a subordinação, que será sempre de baixo para cima. Dessa forma, a representação do desenho deve ser da esquerda para a direita, de dentro para fora;
• linhas de comunicação: são aquelas que fazer a conexão entre as áreas ou os cargos da organização, o que implica relação direta entre os setores ou funcionários;
• divisão horizontal do trabalho: nos casos em que os departamentos estão no mesmo nível hierárquico;
• unidades de trabalho: são os quadrados, que mostram os profissionais ou cargos da empresa.

Conclusão

 

Por meio do organograma vertical é que a empresa vai oficializar a organização do seu negócio, definindo as relações hierárquicas dos setores, cargos e funções. Dessa forma, essa ferramenta serve para mostrar como funciona a organização.

Por meio dele a organização ainda pode encontrar gargalos nos processos e tomar decisões com base na visão holística da empresa. Além disso,  ele também ajuda a facilitar a comunicação interna e aumentar a produtividade.

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